Digitalisieren Sie Ihr Vertragsmanagement

Papierbasierte Systeme haben ausgedient

Sind Ihre Verträge noch in dicken Ordnern nach Jahrgang und mit alphabetischen Registern sortiert? Mehr als ein Jahrhundert haben Unternehmen ihre Verträge so in Papierablagen organisiert. Aber dieses alte Ordnungssystem funktioniert heutzutage immer weniger. Mit einem digitalen Vertragsmanagement können Sie auf die veränderten Anforderungen reagieren, denn:

  • Mit zunehmender Vernetzung und Digitalisierung wächst die Zahl der Dienstleistungs-Verträge. Zu nennen sind etwa Verträge für SaaS (Software as a Service), Cloud-Lösungen, Freelancing, Online-Marketing-Tools und Agenturen. Keine Papierablage wird dieser Fülle an Vertragskategorien, die es mittlerweile gibt, gerecht.
  • Immer mehr Dienstleistungsverträge werden als Abonnement abgeschlossen. Dadurch müssen immer mehr laufende Verpflichtungen und Kündigungsfristen im Auge behalten werden. Eine Papierablage kann hier schnell im Chaos enden.
  • Generell sind die Laufzeiten der Verträge heutzutage kürzere als früher. Nicht selten wird in Monaten statt in Jahren gerechnet.
  • Moderne Unternehmen sind häufig dezentral organisiert und Angestellte, insbesondere seit Beginn der Corona-Pandemie, arbeiten immer häufiger im Homeoffice. Zentrale Papierablagen sind bei dieser Organisationsform unpraktisch.
Tipp:

In unserem Video „XaaS – Everything as a Service“ erfahren Sie, warum das Servicemodell auch für kleine und mittlere Unternehmen relevant ist.

Die Risiken eines papierenen Vertragsmanagement-Systems

Neben den neuen Anforderungen an ein zeitgemäßes Vertragsmanagement, stellen veraltete, papierbasierte Systeme verschiedene Risiken für Ihr Unternehmen dar, die Sie nicht unterschätzen sollten.

1. Verpasste Vertragskündigungen

Verträge haben heutzutage sehr unterschiedliche, oft kurzfristige Kündigungstermine. Mit einem Vertragsmanagement in Papierform ist es sehr schwierig und aufwendig den Überblick darüber zu bewahren. So kann es leicht passieren, dass Termine übersehen werden und Mehrkosten entstehen.

2. Ungenutzte Services

Ein Abo nützt nichts, wenn die Mitarbeitenden vergessen, dass es abgeschlossen wurde. In papierbasierten Systemen kann es schnell passieren, dass ein Vertrag im Ordner verschwindet und insbesondere bei Personalwechsel oder Übergaben in Vergessenheit gerät. Auch so entstehen Mehrkosten für Ihr Unternehmen.

3. Planungsfehler

Büroräume und gewerbliche Liegenschaften haben häufig befristete Mietverträge. Auch hier gilt: Nur wer rechtzeitig Vertragsverlängerungen oder Kündigungen einreicht, behält die Kontrolle über die Liegenschaftenplanung.

4. Verlust von Vertragsdokumenten

Es kommt vor, dass Vertragsdokumente von Mitarbeitenden absichtlich oder versehentlich vernichtet werden. Bei einem veralteten Vertragsmanagement-System bleibt der Verlust lange Zeit unentdeckt.

5. Vertragliche Pflichtverletzungen

Wenn Mitarbeitende die relevanten Verträge nicht genau kennen, sind Vertragsverletzungen vorprogrammiert. Veraltete Vertragsablagen bergen das Risiko, ein Vertragsdokument zu übersehen oder veraltete, anstelle der aktuellen Fassung zu führen.

Neuer Standard: Vorteile des digitalen Vertragsmanagement

Die Risiken zeigen: Es ist Zeit für eine Veränderung! Eine vollständig digitalisierte, unternehmensweit zentralisierte Ablage für sämtliche Vertragsdokumente gilt heute als die beste Strategie. Die digitale Form spart nicht nur Platz im Büro, sondern erlaubt zudem eine wesentlich effizientere und flexiblere Organisation der Verträge. Digitale Ordner können Sie rasch erstellen und zudem in tief verschachtelten Hierarchien anordnen. Achten Sie hier allerdings auf sinnvolle Dateipfade.

Mit Volltext-Suche lassen sich die Verträge anhand von Schlüsselbegriffen blitzschnell finden. Außerdem ermöglicht die digitale Ablage eine differenzierte Zugriffskontrolle, bei der exakt definiert werden kann, wer welche Verträge einsehen und ändern darf.Ebenfalls nicht zu unterschätzen ist der Vorteil von digitalen Sicherheitskonzepten: Verschlüsselung (Kryptografie) und Backups schützen wirkungsvoll vor Datendiebstahl und Datenverlust.

Digitalisieren Sie Ihr Vertragsmanagement in 4 SchrittenSo nutzen Sie die Vorteile des digitalen Vertragmanagement

Schritt für Schritt zum digitalen Vertragsmanagement

Sie wollen Ihre Ordner loswerden und Ihre Verträge digitalisieren? Die Umstellung von einer Papierablage zum digitalen Vertragsmanagement verläuft in vier Phasen:

Schritt 1: Verträge einsammeln

Meistens sind Verträge über das ganze Unternehmen verstreut. Sie liegen in den Ablagen der Abteilungen, in Computer-Ordnern, im Google-Drive der Mitarbeitenden oder etwa in E-Mail-Archiven. In einem ersten Schritt sollten Sie alle diese Verträge systematisch einsammeln.

Schritt 2: Verträge digitalisieren und hochladen

Sämtliche Verträge sollten Ihnen einheitlich als PDF vorliegen. Die einzelnen Papierdokumente digitalisieren Sie dann mit Hilfe eines Scanners. So können Sie anschließend den gesamten digitalen Dokumentenbestand in eine zentrale elektronische Ablage hochgeladen. Natürlich verschlüsselt und mit gutem Zugriffsschutz.

Schritt 3: Vertragsdokumente verschlagworten

Damit Sie die Verträge effizient sortieren und durchsuchen können, müssen sie mit Schlagworten versehen werden. Gute Vertragsmanagement-Software nimmt Ihnen diese Arbeit weitgehend ab. Sie „liest“ die Verträge und extrahiert wichtige Elemente wie zum Beispiel Kündigungsfristen oder Vertragssummen automatisch.

Schritt 4: Onboarding der Nutzenden

Holen Sie abschließend die Nutzenden mit ins Boot. Teilen Sie jene Mitarbeitenden, welche die digitale Vertragsablage benutzen sollen einer Nutzergruppe zu. Sie erhalten einen persönlichen Login und sollten eine kurze Schulung durchlaufen. Nur wenn das digitale System verstanden und konsequent genutzt wird setzt es sich dauerhaft durch.

Mit der Umsetzung des digitalen Vertragsmanagement ist ein nächster Schritt in der digitalen Transformation Ihres Unternehmens und in Richtung von mehr Nachhaltigkeit und Effizienz gelungen.

Tipp:

In unserem Beitrag: „Das Papierlose Büro – Leitfaden für mehr Nachhaltigkeit und Effizienz“ geben wir Ihnen eine Anleitung für einen papierlosen Arbeitsalltag.

Über den Autor:

Sebastian Wengryn

Sebastian Wengryn ist Gründer und Geschäftsführer von ContractHero, einem Softwareunternehmen aus Berlin, das cloudbasierte Software entwickelt, welche eine digitale und übersichtliche Verwaltung von Unternehmensverträgen anbietet. Der gebürtige Stuttgarter ist seit über 5 Jahren in der Berliner Technologie-Wirtschaft unterwegs und Experte in den Bereichen Software-as-a-Service und Digitalisierung.

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