Die Vorteile eines Social Intranet

Steigender Konkurrenzkampf um künftige Kundensegmente und eine erwartete Abnahme des Wirtschaftswachstums: In vielen kleinen und mittleren Unternehmen treibt dies aktuell Bemühungen zur Steigerung der Produktivität und Effizienz von Mitarbeitern voran.

Dabei gerät auch die interne Digitalisierung immer stärker in den Fokus. Denn häufig sind Informationen, Dokumente und Wissen in mittelständischen Unternehmen für Mitarbeiter nur schwer zu finden. Doch moderne Intranet-Lösungen geben Grund zur Hoffnung.
Hier sind sechs Gründe, die für den Einsatz eines Social Intranets in kleinen und mittleren Unternehmen sprechen:

  1. Wichtige Informationen immer zur Hand.

„Ich möchte alle relevanten Informationen direkt auf der Startseite einsehen können“, so lautet eine der häufigsten Anforderungen an ein Intranet. Um diesen Wunsch zu erfüllen, eignet sich besonders der Newsfeed eines Social Intranet. Hier erhalten Mitarbeiter neben verpflichtenden Informationen, wie der neuen Sicherheitsanordnung, auch personalisierte Inhalte. Dazu können die Nutzer selbst entscheiden, welche Themen und Abteilungen sie abonnieren möchten. Diese Personalisierung steigert die Relevanz der Inhalte deutlich, wodurch Mitarbeiter wieder gerne ins Intranet schauen, um informiert zu bleiben.

6 Gründe für ein Social Intranet in mittelständischen Unternehmen
  1. Digitale Zusammenarbeit und Kommunikation.

Viele Themen, an denen im Unternehmen gearbeitet wird, bleiben unter dem Radar. Um Projekte zum Erfolg zu führen, ist es allerdings hilfreich zu wissen, ob noch weitere Personen oder Abteilungen an einem ähnlichen Thema arbeiten. Digitale Arbeitsräume sorgen für Transparenz und können damit helfen bestehende Silos aufzubrechen, indem sie eine schnelle und flexible Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinaus ermöglichen. Denn wie in einem persönlichen Meeting, können dort Aufgaben vergeben, Termine vereinbart, Wissen geteilt oder an Dokumenten gearbeitet werden. Nur stehen diese anschließend allen Mitgliedern transparent zur Verfügung und bleiben langfristig nachvollziehbar.

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  1. Eine zentrale Plattform.

 Nicht selten gibt es in Unternehmen bereits Softwarelösungen, die einen Teil der oben genannten Funktionen bereits abbilden können. Social Intranets haben den Vorteil, dass sie all diese Funktionen bündeln. So lassen sich auch Anwendungen von Drittanbietern (z. B. aus Office 365) integrieren oder über einen Absprung verfügbar machen. Ein häufiges Wechseln zwischen verschiedenen Apps oder mehrfaches Anmelden gehören damit der Vergangenheit an.

 

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  1. Finden statt Suchen.

Ein weiterer Vorteil eines Social Intranets, als zentrale Plattform in der Softwarelandschaft, ist die Suche. Die meisten Social Intranets haben eine Volltextsuche. Das bedeutet, die Suche berücksichtigt auch den Inhalt eines Dokuments und nicht nur dessen Titel. Die Brandschutzverordnung lässt sich somit problemlos unter dem Begriff „Feuerlöscher“ finden. Neben PDF- oder Word-Dokumenten werden auch Mitarbeiterprofile und Wiki-Einträge auf diese Weise durchsucht. Dadurch werden ebenfalls Telefonnummern, Kompetenzen oder Zuständigkeiten über die Suche gefunden. Besonders hilfreich beim Finden von bestimmten Inhalten sind außerdem die granularen Filtermöglichkeiten zum Eingrenzen der Suchergebnisse.

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  1. Prozesse, die Spaß machen.

Ob es die Freigabe für ein Dokument, das Beantragen eines Urlaubstages oder das Einreichen einer Krankmeldung ist. Manche Abläufe im Unternehmen fühlen sich manchmal unnötig aufwändig an. Viele dieser mühseligen Tätigkeiten können in einem Social Intranet einfach über ein Formular oder einen Workflow abgebildet werden. Dadurch lassen sich diese digitalen Abläufe später spielend leicht per Knopfdruck erledigen.

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  1. Überall und von jedem Gerät.

Viele Mitarbeiter verbringen einen Großteil ihrer Arbeitszeit fernab von einem Schreibtisch.  Beispielsweise Vertriebler bei einem Kunden oder Marketingmitarbeiter auf einem Messestand. Doch auch sie benötigen Zugriff auf arbeitsrelevante Informationen. Gleiches gilt für Produktionsmitarbeiter oder Verkäufer. Oftmals sind die Berufsgruppen jedoch nur schwer zu erreichen, da ihnen der Zugang zu einem PC oder gar eine eigene E-Mail-Adresse fehlen. Social Intranets bieten deshalb native Apps, die eine geräteunabhängige Nutzung und eine Anmeldung über die Personalnummer ermöglichen. So erhalten alle Mitarbeiter Zugriff auf wichtige Informationen und bleiben stets im Unternehmensgeschehen involviert.

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Social Intranet in der Praxis

Wankmüller Präzisionsmechanik setzt auf ein Social Intranet

Die sechs oben genannten Gründe haben auch Wankmüller Präzisionsmechanik zur Einführung eines Social Intranets bewegt. Das CNC-Unternehmen ist auf die präzise und schnelle Fertigung von Serien-, Einzel-, oder Prototypanfertigungen aus jeglicher Art von Werkstoffen spezialisiert.

Speziell die interne Kommunikation und Zusammenarbeit sollten durch das neue Intranet gefördert werden. Für Mitarbeiter sollte es leichter werden sich auszutauschen, Informationen zu finden und Wissen nachhaltig zu teilen.

 

Welche Softwarelösung ist die richtige?

Um das Projekt kurz und die Kosten überschaubar zu halten, entschied sich Wankmüller dabei für einen Buy-Ansatz. Anstelle einer Eigenentwicklung wurde also auf eine bewährte Out-of-the-Box-Lösung gesetzt. Eine fundierte Softwareevaluation sollte dafür die passendste Lösung zu Tage bringen. Dabei standen vor allem die Nutzer im Fokus. In interaktiven Workshops konnten sie Anforderungen äußern und mögliche Softwarelösungen hinsichtlich ihrer Benutzerfreundlichkeit bewerten. Zusätzlich wurden Kosten und kulturelle Aspekte, wie der digitale Reifegrad der Mitarbeiter bei der Entscheidung für eine neue Intranet-Lösung berücksichtigt. Insgesamt dauerte der komplette Prozess nur zwei Wochen, angefangen bei der Anforderungsaufnahme bis hin zur Auswahl der Software.

 

Neues Intranet schnell einführen

Dass das Social Intranet nur kurze Zeit später erfolgreich eingeführt war, hatte verschiedene Gründe. Durch das Hosting in der Cloud fiel der Installationsaufwand weg und die Plattform war direkt online. Zusätzlich bot die Lösung nahezu alle gewünschten Funktionen bereits im Standard. Aufwändige Anpassungen und Entwicklungen waren demnach nicht notwendig. Kleinere Anpassungen konnten, dank des nutzerfreundlichen Adminbereichs, direkt von einigen Nutzern vorgenommen werden.

Auch zur weiteren Einrichtung und Gestaltung der Plattform konnte jeder Mitarbeiter einen Teil beitragen. Gemeinsam wurde innerhalb eines Wettbewerbs der Name „Präzibook“ für das zukünftige Intranet festgelegt. Das steigerte von Beginn an die Identifikation mit dem Projekt und förderte damit die spätere Nutzerakzeptanz.

Erste Inhalte für die neue Plattformen wurden indes von den Pilotnutzern der jeweiligen Fachbereiche erstellt. Durch wertvolle Informationen zum Drehen, Sägen, Fräsen konnte die Software in den Berufsalltag der Mitarbeiter integriert werden.

 

Das Social Intranet im Einsatz
Heute wird das Social Intranet von einem Großteil der Mitarbeiter sogar mehrmals täglich genutzt. Dort finden sich nun Erfahrungen und Informationen zu Maschinen und Produkten in Form von Wiki-Einträgen. Beispielsweise zu Maschineneinstellungen oder Materialeigenschaften. Unternehmensnachrichten und Handbücher sind ebenfalls ein häufiger Grund für einen Blick ins Intranet.

Darüber hinaus profitieren die Mitarbeiter vor allem von den digitalen Arbeitsräumen für die kontinuierliche Arbeit an Projekten. Hier weisen sie sich Aufgaben zu, teilen Dokumente oder kommentieren die letzten Protokolle.

Fragen können zusätzlich in einer eigenen Community gestellt und von zuständigen Experten transparent beantwortet werden. Da die Antworten dort langfristig zur Verfügung stehen, müssen die Fragen ebenfalls nicht mehrfach beantwortet werden.

Wie eine Umfrage gezeigt hat, wissen die Mitarbeiter ihr neu gewonnenes Werkzeug für die Zusammenarbeit überaus zu schätzen. Die beliebteste Funktion ist dabei die übergreifende Suche. Insgesamt hilft die gesteigerte Transparenz von Informationen, Wissen und Aufgaben dabei, Geschäftsprozesse stetig zu verbessern. Für den Geschäftsführer Tobias Wankmüller ist das Intranet deshalb „ein unverzichtbarer Mehrwert im operativen Geschäft“.

Geschäftsführer Patrik Kolligs

Über den Autor:

Patrik Kolligs ist Geschäftsführer der Digital Workplace Agentur Kronsteg und Digitalisierungsexperte im Kompetenznetzwerk von Gemeinsam Digital.

In diesem Rahmen berät er mittelständische Unternehmen bei der internen Digitalisierung durch Social Intranets, Mitarbeiter Apps und Office 365.

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