Was es bringt und worauf Sie achten sollten

Während etwa Vertrieb, Produktion oder Buchhaltung schon jahrzehntelang auf Softwarelösungen setzen, hinken die Personalabteilungen speziell beim Recruiting hinterher. Doch ohne Software für ein digitales Bewerbungsmanagement werden sich gerade kleine und mittelständische Unternehmen im Konkurrenzkampf um qualifizierte Mitarbeiter*innen schwertun.

Digitales Bewerbungsmanagement sechs Tipps

Die Digitalisierung in Form eines Bewerbungsmanagements bringt strategische Vorteile: Sie werden „gezwungen“, Ihren Bewerbungsprozess zu durchdenken und neu zu strukturieren. Das wirkt sich auch auf das Ergebnis aus. Außerdem: Während Ihr Unternehmen lediglich fünf, zehn oder 20 neue Mitarbeitende einstellt, ist der Anbieter Profi. Sie bekommen von den wirklich guten Software-Anbietern viele Tipps. So sagte Wolfgang Kempfle vom Photovoltaik-Komplettanbieter ESS Kempfle:

„Ich habe durch die Zusammenarbeit so viele handfeste Impulse bekommen, dass wir inzwischen tatsächlich auswählen und die passenden Mitarbeiter*innen einstellen können“.

Ein großer Vorteil des digitalen Bewerbungsmanagements ist auch im Büro von Lothar Neckermann unmittelbar sichtbar: Bei dem Personalleiter der Adolf Lupp GmbH & Co KG liegen keine Bewerbungsstapel mehr auf dem Schreibtisch. Bewerbungen, die per Post ins Haus kommen, werden gleich ins System eingepflegt und die Unterlagen gehen postwendend an den Absender zurück.

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6 Tipps bei der Wahl eines Software-Anbieters für digitales Bewerbungsmanagement

Hier erfahren Sie, worauf Sie achten sollten, um einen guten Software-Anbieter für Bewerbermanagement zu erkennen.

1. Wählen Sie eine Bewerbungsmanagement-Software, die Ihnen von der Ausschreibung bis zum Arbeitsvertrag den kompletten Prozess abbildet.

Damit bekommen Sie die größtmögliche Transparenz über den Arbeitsablauf: Hat der Bewerber A eine Absage bekommen? Ist der Bewerber B zum Gespräch eingeladen? Haben alle Entscheider nach dem zweiten Gespräch ihre Beurteilung abgegeben? Das erleichtert den Personalern die Arbeit und beschleunigt den gesamten Prozess.

2. Achten Sie auf Automatismen.

Diese sollten zudem möglichst personalisiert sein. Beispiel: Wenn Sie eine neue Bewerbung erhalten, geht automatisch eine persönliche Mail an den Bewerber, dass seine Unterlagen angekommen sind. Diese „Kundenpflege“ kommt bei Ihren potenziellen Mitarbeiter*innen sehr gut an. So kann es beim Sonderschuhhersteller Haix passieren, dass interessante Bewerber gleich einen Gesprächstermin in der kommenden Woche erhalten.

3. Sparen Sie wertvolle Zeit.

Neben der positiven Wirkung auf Bewerberseite, sparen Sie durch automatisierte Routinen mindestens 50 Prozent Zeit. Wenn das Bewerbungsmanagementsystem sich in die Unternehmenshomepage integrieren lässt, läuft jede Bewerbung mit minimaler Bearbeitung in das System. Wenn Sie über die Software Bewerbungen direkt in verschiedene Jobportale schicken können, sparen Sie enorm viel Zeit, die Sie sonst für das händische Einpflegen aufwenden müssen. Dagegen verlieren viele Unternehmer gute Kandidaten, weil der Prozess durch zu viele Schnittstellen und unterschiedliche Systeme zu lange dauert.

4. Achten Sie auf ein transparentes Kostenmodell.

Darin sollten etwa regelmäßige Updates und eine permanente Entwicklung im Festpreis im Preis inbegriffen sein. Sonst sitzen Sie in zwei Jahren auf einer veralteten Software und stehen vor hohen Aktualisierungskosten. Ohnehin ist es gut, mit dem IT-Dienstleister auf Augenhöhe zu sein. Bei großen Anbietern erhalten Sie eventuell eine überdimensionierte Software und sind als Mittelständler im Support einer unter vielen.

5. Achten Sie darauf, dass sich der Anbieter regelmäßig mit seinen mittelständischen Kunden austauscht.

Die Software ist besonders passend, wenn der IT-Dienstleister sie nach dem Wünschen seiner Anwender entwickelt. Achten Sie deshalb darauf, dass sich der Anbieter regelmäßig mit seinen mittelständischen Kunden austauscht und auch über die Software hinaus Know-how vermittelt. Gerade für KMUs ist dies ein wichtiger Aspekt, um beim Recruiting auf dem aktuellen Stand zu sein.

6. Die Software sollte mobil nutzbar sein.

Nicht nur in Corona-Zeiten, sollte die Software mobil nutzbar sein. So können Sie mit Ihrem Laptop oder Smartphone von überall auf die Daten zugreifen und sei es nur, um schnell eine Mail zu beantworten. Eine höhere Datensicherheit verspricht eine Software, die auf deutschen Servern gehostet wird.

Über die Autorin

6 Tipps für ein digitales Bewerbungsmanagement

Pia Tischer ist Geschäftsführerin der Coveto ATS GmbH und Mitglied im Expertenrat Personal des BVMW.

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