Früher war die Automatisierung ein Heilsversprechen: Die Maschinen werden uns die Arbeit abnehmen und der Mensch muss selbst keinen Finger mehr rühren. Im Hier und Jetzt zeigen die Digitalisierung und die Fähigkeiten künstlicher Intelligenz, dass das Potential für Automation schier unbegrenzt ist. Längst übernehmen Maschinen Aufgaben, die lange von spezialisierten Personen ausgeübt wurden. Nach einer 2017 veröffentlichten Studie des Beratungsunternehmens McKinsey könnten auch in Deutschland rund 48 % der Arbeitsplätze automatisiert werden.

Was die einen als beängstigend empfinden, kann von UnternehmerInnen gerade im Mittelstand als Chance gesehen werden. Denn wie oft halten wir uns mit langwierigen Prozessen auf, die wir gerne abgeben würden, um uns auf das Wichtige zu konzentrieren?

Automatisierung in der Pandemie am Beispiel Homeoffice

Die Pandemie als Treiber der Automatisierung

Schauen wir einmal beispielhaft auf die aktuelle Lage: Die globale Pandemie verlangt von den Menschen in Deutschland und weltweit eine neue Art der Vorsicht ab. Soziale Distanzierung und Kontaktbeschränkungen sind der Schlüssel, um Schlimmeres zu verhindern.

75 Prozent der Unternehmen mit 100 oder mehr Mitarbeitern haben aufgrund der Erfahrungen in der Corona-Krise ihre Investitionen in digitale Geräte, Technologien und Anwendungen erhöht.

 

Außerdem arbeite infolge der Corona-Pandemie jeder zweite Berufstätige ganz oder zumindest teilweise im Homeoffice.

 

Bitkom Research, Juni 2020, März 2020

So wechseln immer mehr Menschen ins Homeoffice. Für die einen ist dies ein Freiheitsgewinn, für andere eine Herausforderung. In jedem Fall ist es für die Buchhaltung und die Steuerbüros eine Ärgernis, sich durch die Zettelwirtschaft anfallender Rechnungen für Drucker, Schreibtische und Stühle für die Homeoffice-Ausstattung zu kämpfen. Die Zeit könnten die Kolleginnen und Kollegen sicherlich sinnvoller und produktiver verwenden.

Wo anfangen – Die “High Touch to Low Touch”-Methode

Also warum nicht einen ersten Schritt der Automatisierung gehen und Papier und Nerven sparen? Dazu empfiehlt sich folgender Prozess, der auch auf viele andere Bereiche angewandt werden kann: Man spricht von der “High Touch to No Touch Methode“, hier erklärt am Beispiel der Homeoffice-Belege:

1. High Touch

An erster Stelle steht die Analyse, welche Prozesse besonders viel Interaktion bedürfen. Müssen die Kolleginnen und Kollegen jeden Beleg einzeln per Post einsenden? Dann könnte hier angesetzt werden, um die Interaktion zu reduzieren. Warum nicht eine Belegkopie per Handyfoto einrichten? Schon würde die Briefmarke, der Umschlag, das Zukleben des Umschlags und so weiter mit deutlich weniger Interaktionen ablaufen.

2. Low Touch

Die Belege kommen nun also als Foto bei der Buchhaltung an. Dennoch muss der Mensch einsortieren, um was für einen Beleg es sich handelt. Hier kann eine Teilautomatisierung den Prozess unterstützen. Eine einfache Computeroberfläche könnte automatisch erkennen, dass es sich bei dem Foto um einen Beleg handelt, und der Buchhaltung Vorschläge zur Einsortierung machen.

So spart sich die Buchhaltung die genaue Betrachtung des Belegs und spart sich einige Klicks, um den Beleg als “Ausstattung Homeoffice” und “Schreibtischstuhl” zu kategorisieren.

Automatisierung in der Pandemie: High Touch to No Touch Methode

3. No Touch

Im Optimalfall muss gar keine Interaktion zwischen der Buchhaltung und dem Beleg stattfinden. Intelligente Systeme können heute eigenständig Belege erkennen und systematisch kategorisieren. So würde ein Foto ausreichen, um den Beleg einzuscannen, ein Algorithmus erkennt Produkt, Preis und Datum ganz automatisch und gibt alle wichtigen Informationen direkt an die Buchhaltung und am besten auch noch an das Steuerbüro weiter.

Automatisierung anpacken: Überlassen wir den Maschinen, worauf wir keine Lust haben

Dieser Prozess kann auf zahlreiche Bereiche angewandt werden, die im Unternehmen heute unnötig viel Arbeit bereiten. Schau Sie sich doch einmal um, welche Prozesse bei Ihnen noch “High Touch” sind.

  • Wo finden sich noch besonders viele Akten?
  • Wo halten Sie oder Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich regelmäßig (zu) lange mit auf?
  • Welche Abteilungen sind mit Bürokratie beschäftigt, obwohl sie strategische und kreative Aufgaben zu erledigen haben, die sich nicht automatisieren lassen?

Dies sind alles gute Ansatzpunkte, um der Automatisierung Einzug zu gewähren.

Denn das ist der zentrale Punkt: Der Mensch ist heute noch in vielen Aspekten der Maschine überlegen. Wir sind kreativer, planen strategisch, wir wissen gut mit unseren Mitmenschen umzugehen und zu kommunizieren. Oft sind dies auch die Aufgaben, die uns der bei der Arbeit mehr erfüllen und mehr Spaß bereiten. Denn sind wir einmal ehrlich: Manche Arbeiten überlassen wir gerne den Maschinen.

Autor: Dr. Veit Blumschein
Redaktion: Christel Schmuck

Über den Autor:

Veit Blumschein von Lanes & Planes

Dr. Veit Blumschein ist Co-Founder und Geschäftsführer von Lanes & Planes, dem 2017 in München gegründeten SaaS-Start-Up zur Digitalisierung von Travel- und Beleg-Management. Anstoß zur Gründung war die persönliche Erkenntnis, wie zeit- und kostenaufwendig die Planung und Abrechnung von Geschäftsreisen ist.

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