Chatsbots für den internen Einsatz im Mittelstand

Vielleicht kennen Sie es auch: Auf einer Webseite öffnet sich ein Chatfenster und bietet Hilfe auf der Suche nach dem passenden Flug oder der richtigen Schuhgröße an. In der Regel verbirgt sich hinter einer solchen Nachricht keine echte Person, sondern ein Chatbot.

Während wir diese Technologie im privaten Bereich bereits gewohnt sind, kommen wir im beruflichen Umfeld noch eher selten damit in Kontakt. Doch auch für den unternehmensinternen Einsatz gewinnen Chatbots zunehmend an Relevanz. Wie das funktioniert und für welchen Zweck sie schon heute erfolgreich genutzt werden, zeigt dieser Blogartikel.

Chatbots sind auch für den unternehmensinternen Einsatz spannend

Was ist ein Chatbot?

Chatbots sind textbasierte Dialogsysteme. Sie ermöglichen es dem Nutzer, in natürlicher Sprache mit einem technischen System zu kommunizieren. Der Chatbot ist also eine Schnittstelle zwischen Mensch und Applikation.

Auf der Suche nach Informationen geben Sie dementsprechend keine Schlagworte mehr in eine Suchleiste ein, sondern fragen einfach den Chatbot danach. Anschließend wird die Anfrage verarbeitet und interpretiert, um auch alternative Schreibweisen sowie Tippfehler zu erkennen. Zur Beantwortung einer Anfrage können Chatbots auf unterschiedliche Datenbestände zugreifen, wie auf das System zur Dokumentenablage oder das Unternehmenswiki. Ihre hohe Anpassbarkeit macht Chatbots vielseitig einsetzbar.

Welche Rolle spielen Chatbots für den unternehmerischen Einsatz?

Viele Unternehmen nutzen Chatbots bereits heute, um die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu steigern und den unternehmensinternen Informationsfluss zu fördern.

Teilweise sind diese direkt in bestehende Softwarelösungen integriert, wie der „Who Bot“ aus Microsoft Teams.

„Who“-Bot aus der Messaging-Plattform Microsoft Teams.
Ziel des „Who“-Bot ist es, die Personen im Unternehmen stärker miteinander zu vernetzten, indem er Informationen über Kollegen transparenter macht. So kann beispielweise nach Vorgesetzten, nach Experten für einen bestimmten Bereichen oder einer Person, mit der Sie über ein spezielles Thema geschrieben haben, gesucht werden.

Zusätzlich wächst aber auch das Angebot an Lösungen, über die sich individuelle Chatbots erstellen lassen. Ein Beispiel dafür ist „The Bot Platform“, deren Chatbots sich direkt in Workplace by Facebook integrieren lassen.

Häufige Anwendungsfälle für Chatbots in der Praxis 

Mittlerweile werden Chatbots ebenfalls immer häufiger für Umfragen genutzt, da sie teils deutlich höhere Antwortraten als klassische Umfragetools aufweisen. So lässt sich beispielsweise die Mitarbeiterzufriedenheit in regelmäßigen Abständen erfassen und auswerten.

Beispiele für Chatbots

Beispiele Chatbots: Workplace by Facebook; Eventplanung über einen Chatbot auf Basis der „The Bot Plattform“, Onboarding-Prozess über einen Chatbot auf Basis der „The Bot Plattform“

Auch für die Organisation von Events können Chatbots genutzt werden. Dabei kann nicht nur die Teilnahme abgefragt werden. Auch für die Kommunikation wichtiger Infos sowie die Beantwortung häufiger Rückfragen sind sie ideal einsetzbar.

Gleiches gilt natürlich auch für die Organisation von Meetings. Muss ein Konferenzraum gebucht werden oder fehlt die Telefonnummer zum Einwählen in die Konferenz? Auch hier kann der Chatbot entsprechende Informationen deutlich schneller bereitstellen, als sie auf anderen Wegen zu erreichen wären.

Zusätzlich helfen Chatbots dabei, umfangreiche Informationsquellen wie das interne Wiki oder Mitarbeiterhandbuch einfacher zugänglich zu machen. Insbesondere für das Onboarding neuer Mitarbeiter ist dies ein nicht zu unterschätzender Mehrwert.

Fazit

Die Nachfrage nach Chatbots für den internen Gebrauch steigt. Da diese sich immer leichter erstellen lassen und gleichzeitig stetig besser werden, hält der Trend vermutlich weiter an.

Insgesamt sind Chatbots eine interessante Option, um den digitalen Arbeitsplatz von morgen innovativer, kollaborativer, effizienter und motivierender zu gestalten. Die oben beschriebenen Anwendungen stellen dabei nur einen Auszug der denkbaren Anwendungsfälle dar.

Über den Autor:

Chatbots: 3 Möglichkeiten für den Einsatz im Unternehmen

Patrik Kolligs ist Geschäftsführer der Digital Workplace Agentur Kronsteg und Digitalisierungsexperte im Kompetenznetzwerk von Gemeinsam Digital.

In diesem Rahmen berät er mittelständische Unternehmen bei der internen Digitalisierung durch Social Intranets, Mitarbeiter Apps und Office 365.

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