Beitragsbild Checkliste ERechnung

Prüfen Sie mit dieser Checkliste, ob Sie die nötigen Voraussetzungen für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber geschaffen haben.

  • _ Sie haben nur private Kunden.

Gem. §3 Abs. 3 der E-Rech-VO gilt ab dem 27. November 2020 die generelle Pflicht, alle Rechnungen an Bundesbehörden und einige Landesbehörden ausschließlich als elektronische Rechnung zu verschicken. Dabei ist der bevorzugte Datenstandard „XRechnung“, der auf dem Datenformat XML basiert. Prüfen Sie rechtzeitig Ihren Kundenstamm auf öffentliche Kunden.

  • _ Sie wissen von jedem Ihrer öffentlichen Kunden, in welchem Bundesland diese ansässig sind.

Jedes Bundesland verfügt über eigene, zentrale Rechnungseingangsplattformen (ZRE) oder Verfahren, über die Behörden ihre Rechnungen empfangen. Bundesbehörden unterscheiden nochmals zwischen ZRE und Onlinezugangsgesetzkonformen Rechnungseingangsplattformen (OZG-RE). Die ZRE ist für unmittelbare Bundesbehörden verpflichtend. Die OZG-RE ist ein optionales Angebot des Bundes für Behörden der mittelbaren Verwaltung. Für die Rechnungssender ist  die Funktion im Grunde gleich.

  • _ Sie erhalten von Ihrem Auftraggeber bei der Auftragserteilung eine Leitweg- oder PEPPOL-ID.

Die Leitweg- oder PEPPOL-ID ist Grundvoraussetzung, damit eine elektronische Rechnung im Format XRechnung zugestellt werden kann. Diese Information muss deshalb zwingend in Ihrer Rechnung enthalten sein. Sie adressiert den Empfänger eindeutig. Ohne diese Information kann Ihre Rechnung nicht eingereicht werden.

  •  _Ihre Rechnungen enthalten Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse Ihres Auftraggebers.

Die Kontaktdaten der jeweiligen Auftraggeber oder einer benannten Person müssen auf Ihrer Rechnung enthalten sein, damit sie eindeutig zugeordnet werden kann.

  • _ Die Positionen Ihrer Rechnung sind zweifelsfrei und lassen sich nachvollziehbar und korrekt zusammenrechnen.

Ergeben sich aus Mengeneinheiten, Gebindegrößen, Einzel- und Gesamtpreis plausible Summen oder gibt es nicht nachvollziehbare Berechnungsgrundlagen- und Abläufe? Dann ist es Zeit aufzuräumen.

  • _ In Ihren Rechnungen sind Zahlungsziel und IBAN enthalten.

Sie benötigen je Rechnung eine Datumsangabe zum Zahlungsziel sowie Ihre Bankverbindung als IBAN im Rechnungsdatensatz.

  • _ Sie arbeiten nicht mit Abschlagszahlungen oder verlangen keine Teilbeträge per Vorauskasse.

Falls doch, muss Ihre Rechnung den bereits gezahlten Betrag ausweisen.
Stellen Sie mehrere Teilrechnungen, müssen zwischenzeitlich eingegangene Gelder als kumulierte Summe auf jeder weiteren Rechnung enthalten sein.

_ Haben Sie die Mehrheit der Aussagen mit „Nein“ beantwortet?

Es gibt E-Invoicing-Provider, an die Sie die elektronische Rechnungsstellung ggf. outsourcen können. Schauen Sie auch in das Expertennetzwerk des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Berlin.

_ Möchten Sie wissen, wie es weitergehen kann?
Lesen Sie weitere Informationen auf der Website des BMI.

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