Der erste Arbeitstag. Jeder, der ihn schon einmal hatte, kennt es: ein Stück gesunde Aufregung gehört dazu. Schließlich schwirren viele Fragen im Kopf umher. Wer sind meine neuen Kollegen? Wie gestaltet sich mein erster Arbeitstag? Welche Einarbeitungsmaßnahmen muss ich absolvieren und wann geht es dann „richtig“ los?

Aber auch ganz praktische Dinge müssen festgehalten werden – vom Dresscode bis zur Mittagsessensroutine ist jedes Unternehmen ein bisschen anders. Natürlich sind es über das Organisatorische hinaus viele fachliche Fragen, die im Rahmen des Onboardings von Mitarbeitern geklärt werden. Eine strukturierte Einarbeitung ist aber nicht nur Kür eines wohlwollenden Arbeitgebers, wie die nachfolgenden Zahlen zeigen.

Digitales Onboarding – keeunit

Onboarding heißt Bindung aufbauen

Personal strategisch mit an Bord zu holen, ist in Zeiten des Fachkräftemangels wichtiger denn je. Laut Engagement Index 2018 der Gallup GmbH↵, die zu diesem Zweck seit 2001 jährlich 1.000 Arbeitgeber telefonisch befragt, haben 85 Prozent der Mitarbeiter keine oder nur eine geringe Bindung zu ihrem Arbeitgeber. Für Unternehmen bedeutet das, diese Bindung bereits frühestmöglich zu stärken.

Doch das sogenannte Employer Branding beginnt nicht erst nach der Einarbeitung. 15 Prozent der Arbeitnehmer denken schon am ersten Tag an eine Kündigung, wie eine Studie des Human Capital Institutes zeigt. Über drei Viertel der neuen Mitarbeiter beenden demnach ihren ersten Arbeitstag außerdem früher, weil das Umfeld noch nicht ausreichend auf ihren Arbeitseinsatz vorbereitet ist. Genau da muss angesetzt werden: Eine motivierende, nachhaltige Einarbeitung, die jedoch für bestehende Fachkräfte keine Überlastung mit sich bringt, ist gefragt.

Struktur ab Tag 1 dank Digitalisierung

Digitale Wege wie eine Onboarding-App bieten eine Win-Win-Situation für neues Personal und bestehende Mitarbeiter, die für die Einarbeitung zuständig sind. Bereits ab dem Zeitpunkt der Zusage können zukünftige Angestellte Zugang zur Onboarding-App erhalten. Dabei ist diese selbstverständlich nicht nur mobil, sondern auch am Desktop oder Tablet nutzbar. Nach dem Login erfahren die Mitarbeiter alles zum Ablauf von der Vertragsabwicklung über benötigte Unterlagen bis hin zum Terminplan für die erste Woche. Schritt für Schritt werden sie durch das System geleitet und dank smartem Zeitmanagement erhalten sie immer dann Informationen, wenn sie gerade gebraucht werden. Einmal erstellt, können sogenannte Einarbeitungspfade, die organisatorische Abläufe erleichtern, immer wieder für das Onboarding genutzt werden.

Ein Beispiel für eine Onboarding App

Besonders hilfreich ist neben der Termin- und Newsfunktion auch das Lernmanagement, das in die Onboarding-App integriert wird. Dabei kann abteilungs- oder konzernübergreifend Wissen auf- und ausgebaut werden. Beispielsweise durch digitale Karteikarten oder per Quiz spielerisch gegen die anderen Mitarbeiter, die auf diesem Wege direkt ein bisschen näher kennengelernt werden können. Eine motivierende Möglichkeit, die über die Einarbeitung hinaus einen großen Mehrwert für Unternehmen bringt, vor allem aber während des Onboardings viele Fragen klären und somit bestehende Mitarbeiter entlasten kann.

Ein Chat und eine Feedbackfunktion sind darüber hinaus moderne Features einer solchen App, die eine offene Betriebskommunikation fördern. Und so bietet die Digitalisierung nahezu grenzenlose Möglichkeiten, um den Einstieg für alle Beteiligten möglichst unkompliziert zu gestalten.

Fazit & Vorteile

Mit der Zeiteinsparung, die durch standardisierte und digitale Abläufe und Strukturen erzielt wird, reduzieren Unternehmen Kosten für die Einarbeitung: zum einen, weil bestehende Mitarbeiter weniger Stunden aufwenden – zum anderen, da die Einsatzbereitschaft deutlich früher erfolgt.

Im Idealfall können Unternehmen durch digitales Onboarding die Fluktuation und Unzufriedenheit von Mitarbeitern reduzieren und sich nachhaltig als moderner Arbeitgeber präsentieren. Schließlich wird so die Wertschätzung gegenüber Mitarbeitern gezeigt. Insbesondere bei Unternehmen mit mehreren Standorten im nationalen oder internationalen Kontext kann die Onboarding-App Mehrwert schaffen, wobei hier ganz besonders darauf geachtet werden sollte, dass der persönliche Beziehungsaufbau nicht hintenansteht. Wenn das gelingt, kann durch dieses Instrument der Digitalisierung nicht nur kurzfristig das Employer Branding gestärkt, sondern auch langfristig eine aktuelle Datenbank geschaffen werden, die die wichtigste Ressource von Mitarbeitern stets aktuell bereitstellt: das Wissen.

Die Autorin

Norma Demuro –  keeunit GmbH

Norma Demuro ist Gründerin und Geschäftsführerin der keeunit GmbH mit Sitz in Mainz. Die Medien- und Kommunikationswissenschaftlerin gilt als E-Learning-Expertin. Mit keeunit bietet sie digitale Weiterbildungslösungen für mittelständische und große Unternehmen an.

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