Tipps für die Projektplanung – so gehen Sie vor

Gerade wenn mittelständische Unternehmen neue Lösungen einführen, ergeben sich daraus viele Anforderungen, die ein Dienstleister durch gute und enge Betreuung erfüllen sollte. Von finanziellen Fehlkalkulationen bis zu Ungenauigkeiten in der Aufwandseinschätzung – Fehler passieren häufig. Was sind die wesentlichen Aspekte für ein perfektes Projektmanagement?

Tipps für die Projektplanung
Wie sieht gutes Projektmanagement aus?

Das Projektziel definieren

Ein guter Dienstleister kann bereits in der Beschreibung des Projektziels Problemquellen identifizieren: Zum Beispiel, wenn die Wünsche des Kunden zu vage formuliert sind oder die Terminierung nicht eindeutig ist. Für solche Fälle ist die S.M.A.R.T.-Formel äußerst hilfreich: Diese bietet eindeutige Kriterien, mit denen die Projektziele konkret dargestellt werden können:

S – spezifisch: Formulieren Sie ein Ziel möglichst präzise, einfach und positiv. Auf diese Weise reduzieren Sie den Spielraum für Interpretationen und spätere Forderungen deutlich.
M – messbar: Nur mit messbaren Kriterien lässt sich das Projektziel tatsächlich realistisch bewerten. Zugleich bietet die Messgröße Anhaltspunkte dafür, ob die festgelegte Frist sowie das Budget innerhalb des Projektzeitraums eingehalten werden können.
A – akzeptiert: Auch wenn Akzeptanz des Projektziels ein relativ weiches Kriterium ist, sollten Sie es keineswegs unterschätzen. Denn das Projektteam unterstützt sie dann am meisten und ist am motiviertesten, wenn sich wirklich jeder Teilnehmer hundertprozentig mit dem Projektziel identifiziert.
R – realistisch: Das Projektziel muss realistisch gesteckt sein. Denn ist das Projektteam permanent überfordert und hat allzu knappe Zeitressourcen, fördert das die Frustration. Realistische Ziele verhindern ein mögliches Scheitern.
T – terminierbar: Eine klare Terminvorgabe ist unerlässlich, um messen zu können, ob das Team ein Ziel erreichen kann. Dazu gehört es, ein konkretes Datum zu nennen –unbestimmte und somit auch unverbindliche Zeitangaben müssen Tabu sein.

Risiken analysieren – für alle Fälle

Serverabstürze, Datenverlust, Krankheitsausfälle: Bei jedem IT-Projekt müssen Sie mit internen wie externen Risiken rechnen. Jene Risiken nicht nur zu identifizieren, sondern auch bei der Budgetplanung und Aufgabenverteilung zu berücksichtigen, gehört zum Fundament einer guten Projektplanung.

Kommunikation für gutes Projektmanagmenet
Bildquelle: OPTIMAL SYTEMS GmbH

Ohne Kommunikation läuft nichts

Eine Studie der Münchener Unternehmensberatung Atreus belegt: Kommunikation ist für den Erfolg eines Projekts von elementarer Bedeutung. So waren 85 Prozent der insgesamt 754 befragten Projektleiter der Auffassung, dass Kommunikation sehr wichtig sei. Immerhin noch 12,6 Prozent bewerteten sie als eher wichtig.
Die Projektleiter sollten stets alle Projektbeteiligten über den aktuellen Stand des Projekts unterrichten. Dazu verhelfen unter anderem Protokolle von Meetings und Telefonaten, aber auch digitale Projektboards, auf denen die jeweiligen Etappenziele und Meilensteine sowie deren aktueller Status abgebildet werden.

Eine Frage des Budgets

Nichts scheint komplizierter als eine realistische Projektkalkulation zu erstellen – der BER in Berlin, Stuttgart21 und die Hamburger Elbphilharmonie dienen als vielgenannte Negativbeispiele. Eine Budgetkalkulation ist für eine erfolgreiche Projektplanung unerlässlich. Personal-, Material- und Reisekosten sollten sich darin genauso wiederfinden wie die Kosten für Beratungen und Lizenzen. Dazu sollten Reserven für potenzielle Mehraufwände einberechnet werden.

Fazit: Ihr IT-Projekt ist dann erfolgreich, wenn Sie die Grundvoraussetzungen für ein professionelles Projektmanagement legen. Dies ist noch längst nicht in jedem Unternehmen eine Selbstverständlichkeit. Daher gilt die Weisheit: Das Problem zu erkennen ist wichtiger als die Lösung zu erkennen, denn die genaue Darstellung des Problems führt zur Lösung.

Über den Autor:

Holst Chief Technology Evangelist zu IT-Projektmanagement

Dr. Olaf Holst ist seit 2018 Chief Technology Evangelist bei der OPTIMAL SYSTEMS GmbH. Nachdem er 2004 seine Laufbahn zunächst als Vertriebsleiter beim Berliner Software-Unternehmen startete, war er später maßgeblich für den Ausbau des internationalen Vertriebsnetzes und der Geschäftsentwicklung im Industrie- und Dienstleistungsbereich verantwortlich.
Holst ist promovierter Philosoph sowie Dipl.-Ing. und verfügt über fundierte Kenntnisse in IT, Vertrieb und Unternehmensmanagement. Diese erwarb er sich unter anderem als Senior Manager Partner Sales bei der AuthentiDate International AG, als Leitender Partnermanager bei der Ceyoniq AG sowie als Vertriebsleiter bei der FurniNet Service GmbH. Darüber hinaus war Holst bei mehreren Unternehmen der Gildemeister AG tätig.

Auch interessant:

17. Oktober 2019
Universität Potsdam (S-Bhf Griebnitzsee)

17.

Schritt für Schritt zum digitalen Vorreiter

Intensivworkshop Digitalcheck | Starten Sie mit uns digital durch. Entwickeln Sie mit gleichgesinnten Unternehmerinnen und Unternehmern konkrete Digitalisierungsschritte und kommen Sie dem Ziel digitaler Vorreiter zu werden ein Stückchen näher.

Blog

Digitalisierung: auf das Wesentliche konzentrieren

Die Fenster Bude aus Berlin vertreibt seit 20 Jahren Fenster. Vor einem Jahr hat Geschäftsführer Daniel Wuttke das Projekt- und Kundenmanagement digitalisiert. Geht so Handwerk 4.0?

Kontaktieren Sie uns.

Bei Fragen und Anmerkungen helfen wir Ihnen gerne weiter. Schreiben Sie uns!

Nicht lesbar? Neues Captcha anfragen. captcha txt

Start typing and press Enter to search