Betriebe die Gäste empfangen wollen müssen aufgrund der durch Covid-19 beschlossenen Vorgaben strenge Hygiene-, Abstands-, und Datenerfassungsregelungen einhalten. Gastro-Betriebe sind, unter anderem dazu verpflichtet die Kontaktdaten der Gäste zu erfassen. Ziel dieser Maßnahme ist es mögliche Infektionsketten erkennen und verhindern zu können.

Kundendaten digital zu erfassen bietet Ihrem Unternehmen viele Vorteile

Viele Betriebe arbeiten im Rahmen der Datenerfassung analog mit Zettel und Stift. Dadurch entsteht ein Mehraufwand für die MitarbeiterInnen und Hygienevorschriften sind schwer einzuhalten. Hinzu kommt, dass die Umsetzung datenschutzrechtlich oft bedenklich ist. Digitalisierung erleichtert Ihnen die notwendige Registrierung, Sie sparen Zeit, Kosten und Papier.

Datenschutz – Worauf müssen Sie achten?

Daten die im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie erhoben werden gelten als Gesundheitsdaten und sind in der Datenschutzgrundverordnung besonders geschützt. Wir zeigen Ihnen worauf Sie achten müssen, wenn Sie die Daten Ihrer Gäste erheben:

Erheben Sie nur so viele Informationen, wie gesetzlich notwendig

Dazu gehören Name und Vorname des Gastes, Datum sowie Beginn und Ende des Besuchs und die Telefonnummer oder Adresse. Werden weitere Daten zu eigenen Zwecken erhoben muss eine Rechtsgrundlage dafür bestehen, die dem Gast kenntlich gemacht wird.

Schützen Sie die Informationen vor dem Zugriff Unberechtigter

Treffen Sie Vorkehrungen um zu verhindern, dass beispielsweise Gäste unberechtigt Zugriff auf die Informationen anderer Gäste erhalten.

Erstellen Sie ein Informationsblatt für die Gäste

Kommen Sie Ihrer Informationspflicht nach und hängen Sie ein Blatt aus mit Informationen darüber, welche Daten warum erhoben werden, wie lange sie gespeichert werden und welche Rechte Gäste haben. Vorlagen dazu finden Sie online, beispielsweise auf der Seite des Bayrischen Hotel- und Gaststättenverbands.

Löschen Sie die Daten korrekt und fristgerecht

Je nach Bundesland sollen die Daten 2-4 Wochen gespeichert werden. Anschließend müssen sie datenrechtskonform vernichtet, beziehungsweise gelöscht werden.

Die jeweiligen Verordnungen Ihrer Region finden Sie auf der Seite Ihres Bundeslandes. 

Haken Sie ab:

Unsere Checkliste „Mit der neuen Datenschutzgrundverordnung umgehen“ gibt Ihnen einen Überblick über die datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Mehr Effizienz dank Digitalisierung

Es gibt bereits zahlreiche Apps um Gästedaten digital zu erfassen. Diese können nicht nur die Arbeit erleichtern, sondern gewährleisten auch, dass die Erfassung datenrechtskonform ist. Wir stellen Ihnen vier Apps vor:

Hygiene Ranger
Über den Hygiene Ranger werden die Daten einmalig, bei Registrierung der KundInnen erhoben und zur Dokumentation nur den jeweiligen GastgeberInnen angezeigt. Nach Ablauf der gesetzlichen Frist werden die Daten automatisch gelöscht. Haben sich die Gäste einmal über die App registriert können sie sich über einen QR -Code bei allen branchenübergreifend, teilnehmenden Unternehmen ein- und auschecken. Hygiene Ranger kann ein Monat lang gratis genutzt werden, anschließend kostet das Tool 15€ pro Monat.

E-Guest
E-Guest ist sowohl für KundInnen als auch UnternehmerInnen kostenlos. Jeder Gast scannt sich per Smartphone über einen QR-Code ein und füllt anschließend ein Formular mit seinen Daten aus. Über einen gesicherten Server haben nur Angehörige des Unternehmens Zugriff darauf. Die Daten werden dann, nach Ablauf einer Frist, automatisch gelöscht.

Bin Da! 
Die ebenfalls kostenlose App zu Gästedatenerfassung „Bin da!“ wurde von einem jungen Flensburger Unternehmen entwickelt. Die App ermöglicht ebenfalls die automatisierte, datenschutzkonforme Speicherung und Vernichtung der aufgenommenen Kontaktdaten nach einer gewissen Frist. Der Check-In der Gäste erfolgt per QR-Code scann.

MyBusiness.AI
In der App MyBusiness.AI  scannen die Gäste sich über einen QR-Code ein und füllen anschließend ein digitales Formular aus. Die Daten werden automatisch, DSGVO konform gespeichert und nach der Aufbewahrungsfrist gelöscht. Kommt es zu einem Infektionsfall können die relevanten Daten direkt an das zuständige Gesundheitsamt weitergeleitet werden. Die App kostet zwischen 2,50€ und 9,50€ im Monat.

Durch digitale Tools können Ihre Mitarbeiter effizienter arbeiten.

Ihre Vorteile durch digitale Datenerfassung

Die Daten werden mit Hilfe der digitalen Tools nicht nur kontaktlos und somit den Hygieneregeln konform erfasst, sondern erleichtern dem Personal die Arbeit. KundInnen checken sich selbstständig ein und aus und bei einer Verknüpfung der App mit der Speisekarte, können sie außerdem direkt auf diese zugreifen. Weiteres können die GastgeberInnen anhand der Daten die Gästezahl und somit die Höchstgrenze der erlaubten Besucher, im Blick behalten. Der wichtigste Punkt aber ist, dass die Daten DSGVO konform und zuverlässig erfasst werden. Alle datenschutzrechtlich relevanten Punkte auf die Sie achten müssen, werden durch die digitalen Tools automatisch erfüllt.

Zum nachlesen:

In unseren Praxis Broschüren finden Sie zahlreiche Best Practice Beispiele von Unternehmen die Digitalisierungsprojekte erfolgreich umgesetzt haben.

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