Bleiben Sie mit Ihrem Team in Kontakt

Regelmäßige Kommunikation ist im Homeoffice besonders wichtig: Neben der Abstimmung von Aufgaben stärkt das „in Verbindung bleiben“ vor allem den Zusammenhalt im Team.

Tipp:

Finden Sie auch im Homeoffice eine Routine. Ein kurzes Einchecken im Gruppenchat oder eine virtuell gemeinsam verbrachte Kaffeepause schafft Transparenz und beugt Isolation vor.

Chats, Videokonferenzen, Datenaustausch: Die folgenden kostenfreien Tools helfen Ihnen bei der Zusammenarbeit im Homeoffice.

Mit diesen kostenfreien Tools bleiben Sie mit Ihrem Team auch im Homeoffice verbunden.

Einfach und schnell: Gruppenchats und Datentausch mit Slack

Die Anwendung Slack ist eine schlanke Lösung für die webbasierte Echtzeit-Kommunikation (Live-Chat). Slack kann geräteübergreifend sowohl auf dem PC/ Laptop als auch mit dem Smartphone genutzt werden.

Mit Slack ist es möglich, private Nachrichten an einzelne Teammitglieder zu schicken. Im Mittelpunkt stehen allerdings die Gruppenchats, welche „Channels“ (Kanäle) genannt werden. Es lohnt sich, für verschiedene Themen, Abteilungen oder Projekte eigene Channels einzurichten. Wer in diesen Kanälen schreiben und mitlesen darf, lässt sich individuell festlegen. Auch „versteckte Kanäle“ sind möglich (diese eignen sich super, um Geburtstagsgeschenke für KollegInnen zu organisieren). Sie können außerdem Dokumente mit Ihren KollegInnen teilen.

Slack bietet eine präzise Suchfunktion: So finden Sie leicht eine bestimmte Stelle oder ein Dokument wieder. In der kostenfreien Version ist es außerdem möglich, einzelne Teammitglieder über die Anwendung anzurufen (inkl. Videoübertragung). Gruppenanrufe sind in der freien Version nicht verfügbar. Zu beachten: In der kostenfreien Version können „nur“ die jüngsten 10.000 Nachrichten angezeigt und durchsucht werden. Die Kommunikation ist über dieses Limit hinaus aber weiterhin problemlos möglich.

Für Fortgeschrittene:

Mit Slack lassen sich zahlreiche Anwendungen verknüpfen. Die Liste dieser „Integrationen“ ist sehr lang und wird ständig erweitert: Apps und Integrationen für Slack.

Die Allround-Lösung: Microsoft Teams

Microsoft Teams ist eine umfangreiche Teamworking-Plattform, die im Kern ebenfalls mit einem Chat arbeitet. Auch in Teams lassen sich verschiedene themenbezogene Kanäle erstellen, die den strukturieren Austausch ermöglichen. Neben den Chats können mit Teams Dateien und Links ausgetauscht, Besprechungen geplant, Videokonferenzen gehalten und To-dos festgelegt werden.

Microsoft Teams ist besonders für Unternehmen interessant, die bereits andere Microsoft Anwendungen nutzen. Teams lässt sich in verschiedene Microsoft-Anwendungen wie Word, OneNote, Planner und SharePoint integrieren. Sie können mit diesem Tool direkt auf die Webversionen Ihrer Office-Anwendungen zugreifen und Dokumente gemeinsam bearbeiten.

Vorteil gegenüber Slack: Auch in der kostenfreien Version sieht Microsoft Teams kein Limit für vergangene Chat-Inhalte vor und Videokonferenzen sind ebenfalls mit mehreren Personen möglich.

Tipp:

Aktuell können kleinere Unternehmen auch die erweiterten Funktionen von Teams kostenlos nutzen – dieses Angebot gilt bis Januar 2021. Wenn Sie das Microsoft Office Abo-Angebot „Office 365 Business Premium“ nutzen, ist Microsoft Teams bereits in Ihrem Softwarepaket enthalten.

Eine Alternative zu Slack und Teams ist der Team-Messenger Fleep. Hier wird ebenfalls eine kostenfreie Version angeboten. Fleep bietet den Vorteil, dass innerhalb der Kanäle (hier „Conversation“ genannt) direkt kleine Aufgaben erstellt und den Nutzern zugewiesen werden können. Jeder Nutzer kann in der kostenfreien Version maximal 3 Gruppe-Konversationen selbst erstellen, allerdings unbegrenzt an Konversationen teilnehmen. Ein kleiner Hacken: Fleep ist bisher nur auf Englisch verfügbar.

Tools für Videoanrufe

Das Programm Zoom bietet umfangreiche Funktionen für Videoanrufe. Zoom zeichnet sich durch eine gute Verbindungsqualität aus und läuft sehr stabil. In der kostenfreien Version können Sie mit Zoom Videotelefonate mit bis zu 100 Personen starten, die bis zu 40 Minuten dauern dürfen. Für längere Telefonate ist ein kostenpflichtiges Abo nötig – oder Sie und Ihre KollegInnen wählen sich erneut in ein Zoom-Meeting ein. Der monatliche Preis für die kostenpflichtige Version startet schon bei knapp 14 Euro. Zoom eignet sich auch, um Webinare durchzuführen.

Sie wollen ein Tool nutzen, dass keine Anmeldung erfordert? Dann könnte Jitsi Meet das Richtige für Sie sein. In wenigen Klicks können Sie hier direkt im Browser einen virtuellen Meetingraum eröffnen (wahlweise mit Passwort) und andere über einen Link einladen.

Probleme mit dem Mikrofon?

Prüfen Sie beim Verwenden von webbasierten Anwendungen, ob der Browser den Sie nutzen, auf Ihr Mikrofon und die Kamera zugreifen darf.

→ Kamera und Mikrofonzugriff in Google Chrome  |  → Mikrofon-Berechtigungen mit Firefox verwalten

Skype ist ein kostenloser Instant-Messaging-Dienst, der außerdem Videokonferenzen, IP-Telefonie, Dateiübertragung und Screen-Sharing unterstützt. Sie können per Skype sowohl am PC als auch über das Smartphone mit Ihrem Team chatten und telefonieren. Darüber hinaus können Sie eine eigene Skype-Telefonnummer einrichten, die Ihrem Skype-Konto zugeordnet ist. Damit lassen sich eingehende Anrufe vom Mobiltelefon oder Festnetz mit der App entgegennehmen. Für Anrufe an Mobil- oder Festnetztelefone über Skype fallen Kosten an.

Die kostenfreie Anwendung Discord ist zwar ursprünglich ein Kommunikations-Tool für Gamer, kann aber auch für die Teamkommunikation genutzt werden. Das Besondere: Mit Discord können Sie neben verschiedenen Textchats auch Kanäle für Sprachchats erstellen. Auch Screensharing und Videochats sind möglich. Ein Manko gegenüber den anderen Messengern: In der kostenfreien Version gibt es ein Limit für das Hochladen von Dateien von 8 MB. Liegt Ihr Bedarf nicht auf dem Datenaustausch, sondern vor allem in der informellen Teamkommunikation, ist Discord dennoch einen Blick wert!

Unkompliziert (ab-)sprechen in Telefonkonferenzen

Der beliebte Klassiker unter den Kommunikationsmöglichkeiten bleibt für viele Unternehmen die Telefonkonferenz. Diese lässt sich mit kostenfreien Onlinelösungen schnell und unkompliziert umsetzten und eignet sich gut, wenn Sie mit externen Personen kommunizieren möchten, die keine oder andere Online-Tools nutzen als Sie.

So geht‘s: Auf der Webseite von meebl geben Sie einfach Ihre E-Mail Adresse ein. Eine Registrierung ist nicht notwendig. Im Anschluss werden Ihnen die nötigen Informationen (Telefonnummer und Nummer des Konferenzraums) sofort angezeigt sowie per E-Mail geschickt. Teilen Sie diese Inforationen mit den Personen, die an der Konferenz teilnehmen sollte. Diese wählen sich nun mit Ihrem Telefon ganz normal über einen Anruf der Nummer in die Konferenz ein. Der erstellte Konferenzraum kann für 72 Stunden genutzt werden. Der Anruf ist kostenfrei für alle, die eine Festnetz-Flatrate haben.

Alternativen zu meeble sind z. B. konferenz-net. oder deutsche-telefonkonferenz.de. Bei beiden Tools ist eine kostenfreie Registrierung notwendig.

Tools für kostenfreie Telefonkonferenzen

Durch das hohe Nutzungsaufkommen kann es leider bei vielen Onlinediensten aktuell zu Verbindungsproblemen kommen.

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Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Berlin gehört zu Mittelstand-Digital. Damit unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk: Verständlich. Kostenfrei. Anbieterneutral. 

Autorin: Christel Schmuck

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