Wer vor Digitalisierungsmaßnahmen eine gute Bestandsanalyse stellt, kann Kosten sparen und Effizienz steigern

Das Kompetenzzentrum Berlin hatte zu einem Workshop mit der Fragestellung ins HPI geladen, ob sich durch die Digitalisierung von Prozessen Effizienz steigern und Kosten einsparen lassen. Darüber waren die Teilnehmer des Workshops schnell hinaus!

Workshop Digitalisierung Kosten Effizienz
Foto: HPI

Digitalisierung im Unternehmen – es geht nur gemeinsam

Schon bald ging es um das Wie: Wie können Prozesse der Digitalisierung in der Arbeitswelt ganz konkret angeschoben werden? Wie identifiziere ich Probleme in den bisherigen Prozessen, um sie mit dem Digitalisierungsvorhaben gleich zu lösen? Wie nehme ich meine Mitarbeiter in diesem Vorhaben mit?

Denn eines wurde am Ende deutlich, wie auch der teilnehmende Mittelständler Florian Fodermeyer für sich resümierte: „Der Projektname _Gemeinsam digital des Kompetenzzentrums Berlin drückt bereits das aus, was in dem ganzen Digitalisierungswahnsinn oft vergessen wird. Solche Prozesse funktionieren am Ende nur, wenn alle im Unternehmen mitmachen.“ Es funktioniere nicht, wenn die Geschäftsführung das entsprechende Bewusstsein für neue Entwicklungen und neue Konkurrenten nicht habe und es funktioniere ebenfalls nicht, wenn die Mitarbeiter sich nicht mitgenommen fühlen, bzw. Neuerungen an ihren Realitäten und Bedarfen vorbei gingen. Dann entstehe das, was man oft in öffentlichen Parks sehe: „Da geht ein von Gärtnern angelegter, toller Weg eckig durch den Park. Die Spaziergänger aber, also die tatsächlichen Nutzer, trampeln sich dann ihren eigenen Pfad querbeet zurecht, so wie sie ihn in ihrer Realität und für ihren Bedarf brauchen und nicht wie es eigentlich angedacht war.“

Die Design Thinking Methode als lösungs- und kundenorientierter Ansatz

Als wichtige Erkenntnis nimmt Fodermeyer deshalb mit, dass die Design Thinking Methode, wie sie in diesem Workshop vorgestellt wurde, bedeute bei allen Lösungen, Ideen und Prozessen vom Kunden her zu denken. Was braucht, will und kann der Kunde? In welcher Umgebung bewegt er sich und hat deshalb welche zu priorisierenden Anforderungen an digitale Angebote? Der Kunde kann in diesem Erarbeitungsprozess aber auch der Mitarbeiter sein, der schließlich später operativ mit den digitalen Lösungen arbeiten muss.

Farzad Farhumand, Mitbegründer eines Start-Ups und ebenfalls Teilnehmer des Workshops, sieht in der Herangehensweise, sich Feedback über die Arbeitsprozesse der Mitarbeiter einzuholen um digitale Lösungen zu entwickeln, gleichzeitig eine gute Gelegenheit Wertschätzung zu signalisieren.

Nicht nur Kosten und Effizienz wichtig – auch die Konkurrenzfähigkeit

Wenn ein Unternehmen vor der Frage steht, ob sich Digitalisierung im Kleinen und Großen überhaupt lohnt, regt Fodermeyer an, sich zunächst folgendes vor Augen zu führen: Immer mehr Start-Ups, die aufgrund ihrer geringen Größe flexibel und sehr handlungsfähig sind, drängen in die verschiedenen Märkte mit neuen Ideen und digitaler Kompetenz. Schnell riskieren traditionsreiche und protektierende Mittelständler, wichtige Entwicklungen zu verpassen und durch ein überholtes Geschäftsmodell vom Markt gedrängt zu werden, obwohl ihr Produkt und ihr Vertrieb an sich von hoher Qualität sind.

Doch auch bezüglich Kosten und Effizienz wird durch den Einblick, wie Arbeitsprozesse und Zielgruppen (bzw. Persona) im Vorfeld einer Digitalisierung mithilfe des Design Thinking Ansatzes analysiert werden können, etwas deutlich: bereits in der Auseinandersetzung mit der Arbeitsumgebung und den Abläufen der Mitarbeiter sowie den Bedarfen der Kunden, kann sich herausstellen, dass kleine, analoge Anpassungen im Prozess schon zu Optimierungen führen. Wenn dann der Digitalisierungsschritt erfolgt, ist dieser im Idealfall so auf die Bedarfe und Abläufe zugeschnitten, dass Effizienz und Kosteneinsparung sich daraus automatisch ergeben.

Marie Landsberg