Worauf Sie bei der Zusammenarbeit mit Softwareentwicklern achten müssen

Das digitale Zeitalter hat längst Unternehmen aller Größen erreicht: Geschäftsprozesse werden digitalisiert und automatisiert, um Prozesse zu beschleunigen und kostengünstiger zu machen. Inmitten der Datenökonomie werden umfangreiche Datenströme verarbeitet und durchlaufen die Schnittstellen verschiedener Softwaresysteme. Oft wir eine Digital Roadmap eingefordert. Folglich nimmt auch in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) die Anzahl an Softwaresystemen zu, bisweilen auch an Entwicklungen maßgeschneiderter Software. Nachfolgend einige wichtige Tipps.

Wenn die Software „von der Stange“ nicht ausreicht

Der nachfolgende Artikel geht von dem Fall aus, dass ein Unternehmen die eigenen Anforderungen nicht mit einer Software „von der Stange“ erfüllen kann. Es geht hier also nicht um die Einführung oder auch die Anpassung einer Standardsoftware (z.B. ERP-System). Es geht vielmehr um die Entwicklung eines Tools, das eine Programmierleistung erfordert – ob ein Kleinstprojekt (z.B. Automatisierung in MS Excel) oder ein größeres Projekt (z.B. Entwicklung eines eigenen Preiskalkulationsprogramms) ist dabei unerheblich.

Worauf kleinen und mittleren Unternehmen bei der Zusammenarbeit mit Softwareentwicklern achten müssen

Tipp 1: Sorgfältige Prüfung zum Bedarf einer Individualentwicklung

„Never change a running system”. Das ist das Motto in vielen Unternehmen, wo sich Geschäftsprozesse über Jahre entwickelt haben. In manchen Fällen ergeben sich hieraus echte Wettbewerbsvorteile, wenn daraus Zeit- oder Kostenvorteile gegenüber dem Wettbewerb entstehen. In anderen Fällen haben sich Prozesse verfestigt, die als Übergangslösung entstanden sind, aber keineswegs besonders effizient sind.

Im ersteren Fall („optimierte Prozesse“) macht es Sinn, maßgeschneiderte Software zu entwickeln, sodass sich Unternehmen den erarbeiteten Wettbewerbsvorteil erhalten. Im zweiten Fall („ineffiziente Prozesse“) darf man getrost bisherige Praktiken in Frage stellen; hier kann es hilfreich sein, sich an den Prozessen zu orientieren, die in einer Standardsoftware vorgegeben sind.

Man beachte: Individualentwicklung heißt Mehrkosten gegenüber einer Standardlösung. Durch den Entwicklungsaufwand entstehen höhere Kosten gegenüber den Lizenzkosten für eine fertige Standardsoftware. Nur wenn die Vorteile diese Mehrkosten überwiegen, sollte man auf Individualsoftware setzen.

Beispiele: Mitarbeiter sind mit einer maßgeschneiderten Software effizienter, können präziser Kostenrisiken kalkulieren, können schneller auf Kundenanfragen reagieren oder ähnliches.

Tipp 2: Achten Sie auf die Domänenexpertise Ihres Dienstleisters

Der entscheidende Erfolgsfaktor in einem Softwareprojekt ist das gemeinsame Verständnis über die Anforderungen. Das heißt: Je besser und enger die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Softwareentwickler, desto höher die Erfolgswahrscheinlichkeit für das Projekt.

Es kommt hier nicht darauf an, dass Sie als Auftraggeber ein besonderes technisches Verständnis haben. Entscheidend ist vielmehr, dass Sie dem Softwareentwickler Ihre fachlichen Anforderungen ganz klar darlegen. Oftmals bleiben Dinge ungesagt, die als selbstverständlich vorausgesetzt werden. Das kann später zu Nachbesserungen und Projektverzögerungen führen. Nehmen Sie sich unbedingt die Zeit für eine genau Dokumentation Ihrer Anforderungen in einem sogenanntem Lastenheft. Im Lastenheft werden alle Anforderungen beschrieben, die ein Auftraggeber an die Erreichung des Projektzieles stellt.

Schauen Sie sich die Referenzen des Dienstleisters genau an! Es ist offensichtlich, dass ein Softwareentwickler, der seit 10 Jahren Controllingsoftware entwickelt, ein besseres Verständnis für die Welt des Controllings besitzt, als ein Softwareentwickler aus dem Bereich Logistik. Nicht immer jedoch wird dies bei der Auftragsvergabe berücksichtigt.

Achten Sie auf die Domänenexpertise Ihres Dienstleisters

Tipp 3: Fixpreiskomponenten in der Vertragsgestaltung zur Vermeidung von Kostenrisiken

Zum einen gilt, dass eine möglichst detaillierte Kenntnis der Anforderungen dem (erfahrenen) Softwareentwickler erlaubt, die Risiken abzuschätzen oder sogar zu vermeiden. Wer als Auftraggeber von Anfang an die Kostenrisiken minimieren möchte, muss bei der Auftragsvergabe möglichst detailliert beschreiben, welche Anforderungen umzusetzen sind.

Wer hingegen das Buzzword „Agiles Projektmanagement“ aufgeschnappt hat und in das Softwareentwicklungsprojekt mit „vielen bunten Ideen“ und einer aufwandsbasierten Vergütung startet, der weiß erst nach Projektabschluss, was das Projekt gekostet hat. „Agiles Projektmanagement“ heißt nicht: „Wir fangen mal an und schauen, wo wir raus kommen“. Es heißt: „Wir starten mit einer präzisen Vision, die wir kleinschrittig umsetzen. Wenn wir nach einem Umsetzungsschritt feststellen, dass die alte Idee nicht gut war, dann entwickeln wir eine neue Idee.“

Ich empfehle: Zu Beginn eine Aufwandsschätzung für das Gesamtprojekt einholen. Anschließend werden jeweils kleinere Module detailliert spezifiziert und dann zu einem Fixpreis vergeben.

Holen Sie sich unbedingt im Vorfeld eine Aufwandsschätzung für das Gesamtprojekt

Tipp 4: PEN-Test als Sicherheitsanforderungen bei Webanwendungen

Wer aktuell die Medien verfolgt, reibt sich verwundert die Augen angesichts der immensen Data Leakages (unbefugtes Abgreifen von Nutzerdaten), nicht zuletzt bei renommierten Unternehmen wie Marriott oder Mastercard. Für die Entwicklung von Softwareanwendungen hat das eine einfache Konsequenz: Anwendungssicherheit muss Teil der Anforderungen sein.

Tipp: Anwendungssicherheit muss Teil der Anforderungen sein.

Hier bietet es sich an, einen OpenSource oder kommerziellen PEN-Test (=Penetration Test) als Abnahmekriterium zu definieren. Nur wenn die Software den PEN-Test besteht, dann wird die letzte Tranche ausgezahlt.

Viel Erfolg bei der Umsetzung Ihrer Digital Roadmap!

Der Autor:

Portraitbild von Seabstian Zang

Sebastian Zang besitzt 20 Jahre Expertise in der IT Industrie. Seit 2011 begleitet und berät er als Geschäftsführer der Categis GmbH bei der Entwicklung einer Digital Roadmap und setzt IT Projekte in unternehmenseigenen Offshore Entwicklungszentren um. Als Director Mergers & Acquisitions für die börsennotierte Beta Systems Software AG bringt er seine Expertise zudem in die Bewertung und Weiterentwicklung von IT Geschäftsmodellen ein. Er ist zudem Keynote Speaker und Blogger rund um Digitale Transformation (www.erfolgreiche-software-projekte.de).

Auch interessant:

12. November 2019
Umweltforum Berlin

12.

Trendradar – Ist das Zukunft oder kann das weg?

Künstliche Intelligenz, Internet der Dinge oder Blockchain - digitale Trends im Mittelstand gibt es viele. Doch welche sind für Ihr Unternehmen relevant? Wir geben einen Überblick über aktuelle Trends im Mittelstand!

Blog

Social Media Tipps Vol. 1: Bildbearbeitung

In unserem ersten Teil zum Thema „Social Media Tipps“ zeigen wir Ihnen 5 kostenlose Hilfsmittel zur Erstellung von Grafiken für Soziale Netzwerke.

Kontaktieren Sie uns.

Bei Fragen und Anmerkungen helfen wir Ihnen gerne weiter. Schreiben Sie uns!

Nicht lesbar? Neues Captcha anfragen. captcha txt

Start typing and press Enter to search