Das neue digitale Rechnungsformat der Öffentlichen Verwaltung – Was Unternehmer jetzt wissen müssen

Das Wichtigste zuerst

Die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) vom 6. September 2017 verpflichtet

 

  • die öffentliche Verwaltung zum Empfang von elektronischen Rechnungen und
  • die Lieferanten und Dienstleister der öffentlichen Verwaltung zum Versand von elektronischen Rechnungen.
Stichtag für die Lieferanten ist der 27. November 2020. Ab diesem Zeitpunkt können öffentliche Auftraggeber auf die Zusendung einer E-Rechnung bestehen.

Gibt es Außnahmen?

Von der Verpflichtung ausgenommen sind (§ 3 Absatz 3 ERechV)

 

  • Direktaufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von 1.000 €,
  • geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten und
  • bestimmte Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes bzw. sonstige Beschaffungen im Ausland.
  • Verfahren der Organleihe (§ 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen)

Ist E-Rechnung gleich E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung im Sinne der ERechV liegt nur dann vor, wenn die Rechnung dem neuen Datenaustauschstandard XRechnung oder einem anderen der europäischen Norm EN 16931 konformen Standard entspricht. Zudem müssen E-Rechnungen der ERechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform entsprechen.

Welche Vorteile haben Lieferanten?

Gegenüber der papierbasierten Rechnungsstellung und -verarbeitung können Sie als Lieferanten die folgenden Vorteile erzielen:

 

  • vereinfachte Rechnungsstellung
  • verkürzte Durchlaufzeiten für eine schnellere Begleichung
  • Einsparpotenziale im Rechnungsversand durch Wegfall von Portokosten
  • Schonung der Umwelt durch weniger Papierverbrauch und den Wegfall von Transportwegen

Und schließlich machen Sie sich fit für die Zukunft: Die Digitalisierung der Rechnungsabwicklung betrifft nicht nur Aufträge mit der öffentlichen Verwaltung, sondern potenziell alle Kunden.

Wie versende ich eine E-Rechnung?

E-Rechnungen an die Bundesverwaltung werden über ein Verwaltungsportal des Bundes im Sinne des Onlinezugangsgesetzes werden. Für Bundesministerien, Verfassungsorgane und Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung ist dies die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE).

Nach einmaliger Registrierung können Sie Rechnungen übermitteln. Und das auf unterschiedlichen Wegen:

 

  • Weberfassung
  • Upload
  • E-Mail
  • De-Mail
  • Webservice via PEPPOL

Was muss ich tun?

Prüfen Sie als Rechnungssteller zunächst, ob Sie von der ERechV betroffen sind. Auch wenn dies nicht der Fall ist, kann es gute Gründe geben, dass Sie Ihre Buchhaltung fit für die E-Rechnung machen.

 

  1. Entwickeln Sie gemeinsam mit den Verantwortlichen aus IT und Finanzen in Ihrem Lieferanten einen Plan zur Einführung der E-Rechnung.

 

  1. Welcher Weg ist für Sie der richtige? Haben Sie nur sehr wenige und kleinvolumige Rechnungen? Dann nutzen Sie die Weberfassung oder den Upload direkt in der ZRE. Wenn Sie regelmäßig viele Rechnungen versenden, ist wahrscheinlich eine Anbindung Ihres IT-Systems an die ZRE der richtige Schritt.

 

  1. Beziehen Sie Ihre MitarbeiterInnen, Personalvertretungen und Datenschutzbeauftragten mit ein. Denn die Einführung der E-Rechnung ist mehr als nur neue Technik. Es ist auch ein Mentalitätswandel hin zum digitalen Lieferanten.

Wo finde ich mehr Informationen?

Über den Standard XRechnung informiert die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).

Hier erreichen Sie die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE).

Fragen zum Zentralen Rechnungseingang des Bundes beantwortet von Montag bis Freitag in der Zeit von 8:00–16:00 Uhr der Bürgerservice:

+49 228 99681-10101

+49 30 18681-10101

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