Human Resources (HR) ist in vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) nach wie vor ein Stiefkind, das als bloße Verwaltungsbehörde wahrgenommen wird. Dabei dreht sich hier alles um den Faktor Mensch – und der wird in Zeiten des Fachkräftemangels und einer sich wandelnden Arbeitswelt zur wichtigsten Ressource im Unternehmen. Umso entscheidender ist es, dass sich HR als Dreh- und Angelpunkt der gesamten Organisationsstruktur versteht: Personaler sollten schnell und verlässlich Fragen seitens der Geschäftsführung beantworten und Führungskräfte voll und ganz bei Recruiting-Angelegenheiten unterstützen können. Wie sie diesen Anforderungen in der heutigen Zeit gerecht werden? Mit genügend Zeit – und die gewinnen KMU dank der Digitalisierung.

Digitalisierung ist kein Jobfresser – sondern ein Zeitschenker

Obwohl die Befürchtung im Raum steht, die Digitalisierung könnte ganze Berufszweige wegrationalisieren, dürfen sich Personaler zurücklehnen. Maschinen ersetzen zwar bestimmte Tätigkeiten, nicht aber den Beruf an sich. Wenn Personalabteilungen ihre Arbeit auf digitale Füße stellen, sorgen sie dafür, dass alle Daten in Bits und Bytes vorliegen und zentral gespeichert werden. Das ist vor allem dann praktisch, wenn sie auf aussagekräftige Auswertungen zurückgreifen möchten. Werden Verwaltungsprozesse digitalisiert, schaffen Unternehmen abteilungsübergreifende Abläufe ohne Reibungsverluste.

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Mit der Cloud zu unkomplizierten Workflows

Der Urlaubsantrag ist ein Beispiel dafür, wie die digitale Transformation die Personalverwaltung erheblich vereinfacht. Denn gerade hier ticken viele KMU nach wie vor analog und investieren jede Menge Zeit in einen papiergebundenen Prozess: Der Mitarbeiter druckt ein Formular aus, lässt sich die gewünschten Tage vom Vorgesetzten genehmigen und verschickt den unterschriebenen Antrag per Hauspost an die Personalabteilung. Der Personaler pflegt die Fehlzeiten ein – oftmals gleich in mehrere Systeme wie Outlook, die Zeiterfassung und den Kalender. Das kostet Zeit – unnötige Zeit. Arbeitet ein Personaler dagegen softwaregestützt, können Mitarbeiter und Führungskräfte den Urlaubsantrag über ein cloudbasiertes System eigenständig abwickeln. Die Personalabteilung muss nicht einmal mehr in den Vorgang involviert werden.

Zentrale Datenbank sorgt für einfache Workflows

Möglich macht das eine zentrale Datenhaltung. Sie sorgt im Arbeitsalltag einerseits für abteilungsübergreifende Workflows ohne Reibungsverluste, andererseits dafür, dass der Personaler schnell auf Informationen zugreift. Folgende Sachverhalte lassen sich so per Mausklick beantworten: Wann kommt Frau Raabe aus der Elternzeit zurück? Wie viele Mitarbeiter arbeiten Vollzeit im Unternehmen, wie viele in Teilzeit? Diese Fragen mögen simpel klingen, wertet ein Personaler diese Informationen jedoch noch händisch mit verschiedenen Excel-Listen aus, kosten sie vor allem eins: Zeit. Sind dagegen Papierakten erst einmal digitalisiert und Mitarbeiterinformationen an einem zentralen Speicherort abgelegt, greifen alle HR-Anwendungen auf den gleichen Datensatz zu und Personalinformationen sind immer auf dem aktuellsten Stand. Das ist auch bei der strategischen Planung nötig: Per Mausklick weiß ein Unternehmen beispielsweise so, ob Skills für ein geplantes Projekt bereits im Haus vorhanden sind. Auch lassen sich beim Einstellen eines neuen Mitarbeiters die Durchschnittsgehälter in der Abteilung unkompliziert filtern und geben eine Orientierung bei den Gehaltsverhandlungen.

Unnötig Kompliziertes unkompliziert digital abwickeln

Mit zentraler Datenhaltung sorgen kleine und mittlere Unternehmen für softwaregestützte Prozesse ohne Reibungsverluste und heben ihre Personalarbeit damit auf ein neues Level. Die Verwaltungsarbeit erledigt sich fast wie von selbst und HR hat die Zeit, sich ums Wesentliche zu kümmern: den Faktor Mensch.

Der Autor:

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Christoph Buluschek
Abteilungsleiter Produktmarketing bei Agenda Informationssysteme

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