Welches Tool ist das richtige?

Natürliche Rohstoffe und frische Produkte: der Bäcker Wahn betreibt mehrere Filialen an verschiedenen Standorten in Brandenburg mit insgesamt ca. 50 Mitarbeitern. Die besondere Herausforderung: die Personalplanung und Abrechnung so effektiv wie möglich zu gestalten. Auf dem Markt existieren bereits zahlreiche digitale Lösungen, doch welche ist die passende? Nicht immer ist ein komplexes Tool notwendig, um seine Personalplanung und Abrechnung effizient zu gestalten.

Bedarfsorientiert kommunizieren

Whats App, Telefon und Excel-Tabellen: die Wege, auf denen Mitarbeitern Veränderungen in der Schichtplanung, Krankmeldungen oder Urlaubsanträge mitteilen, sind vielfältig. Umso aufwändiger ist es für den Geschäftsführer der Bäckerei, hier den Überblick zu behalten und eine korrekte Abrechnung vorzunehmen. Zumeist geschieht dies in einem händischen Soll/Ist-Vergleich, was wertvolle Zeit beansprucht. Das Ziel: eine vollständig digitale Zeiterfassung und Personalplanung aus einem Tool, bei dem die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, persönliche Daten (Bankdaten, Adressänderungen etc.) selbstständig zu ändern.

„Die Komplexität der Personalplanung stellt uns täglich vor neue Herausforderungen. Ich freue mich über die Unterstützung durch _Gemeinsam digital, mit dessen Team wir unsere Personalplanungsprozesse umfangreich analysiert haben. Auf dieser Basis gelang es uns, Potenziale der Digitalisierung in der Personalplanung zu erkennen und bedürfnisorientiert auf uns anzupassen. Die Unterstützung  hat uns geholfen, geeignete digitale Lösungen für das Unternehmen und für die Mitarbeiter zu identifizieren.“

-Philipp Fumfahr, Geschäftsführer Bäcker Wahn-

Kleine, nutzerzentrierte Lösungen erarbeiten…

Das Projekt begann im Frühjahr 2018. Das Expertenteam von _Gemeinsam digital führte Interviews mit der Geschäftsführung und erfasste die Bedürfnisse der Mitarbeiter. Im Hinblick auf bereits existierende Tools, wurde schnell deutlich, dass jede Branche individuelle Anforderungen an die Personalplanung hat. In zahlreichen Workshops mit dem Team, konnten verschiedene Prozesse optimiert und prototypische Lösungen, speziell für das Bäckerhandwerk, entwickelt werden. Gemeinsam mit dem Unternehmen wurden Personas erstellt, in Kategorien eingeteilt und schließlich mit verschiedenen Tools abgeglichen. Eine besondere Erkenntnis dabei: oftmals reicht es aus, einheitliche Kommunikationswege in  bereits vorhandene Prozesse zu integrieren, ohne ein komplexes Personalplanungstool zu verwenden.

…und ausprobieren

Im Ergebnis wurde eine Matrix entwickelt, die verschiedene Bedürfnisse, Anforderungen und Tools der Personalplanung abbildet. Unternehmer erhalten so einen Überblick, welche Personalplanungstools speziell für ihre Bedürfnisse in Frage kommen und welche Vorteile diese mit sich bringen.

Im Erlebnisraum von _Gemeinsam digital können Unternehmer die Matrix selbst ausprobieren.

Autor: Kjell Schneider

Dieser Artikel erschien zugleich in der Ausgabe 05/2018 im Magazin „Der Mittelstand“ unter dem Titel: „Bäckerhandwerk auf digitalen Pfaden“, S. 37.

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