Das Unternehmen

Die parson AG ist ein Dienstleistungsunternehmen für technische Kommunikation und Dokumentationstechnologie in Hamburg und Berlin. Das Unternehmen bietet u.a. technische Schulungen für Ingenieure an. 2006 gegründet, beschäftigt es an zwei Standorten zwanzig Mitarbeiter.

Die Herausforderung

Das Unternehmen wendet viel Zeit dafür auf Angebote für Ingenieursschulungen zu erstellen. Jede Anfrage bearbeiten die MitarbeiterInnen individuell. Dabei benötigen sie für die Angebotserstellung immer wieder dieselben Informationen. In Zukunft sollen die Kunden schneller ein Angebot erhalten und die Mitarbeiter weniger Zeit mit der Angebotserstellung verbringen.

Lösung

Das Unternehmen automatisiert die Angebotserstellung. Das bedeutet, dass die Kunden über einen Konfigurator auf der Webseite ein Angebot erhalten, welches ihre individuellen Bedürfnisse berücksichtigt. Damit der Konfigurator reibungslos funktionieren kann, automatisiert das Unternehmen die entsprechenden Prozesse im Hintergrund. Es stellt alle Abhängigkeiten der Prozesse und Produkte untereinander in Formeln dar.

Vorgehensweise

  • Zunächst standardisierte das Team von _Gemeinsam digital zusammen mit dem Unternehmen die einzelnen Produktgruppen, was die Teillösung „Produktgruppen standardisieren“ beschreibt.
  • Dann erstellte das Team ein Ablauf-Diagramm des Konfigurators mit allen Abhängigkeiten. Das heißt, sie erstellten logische Wenn-Dann-Beziehungen, die im Prozess der Angebotserstellung ablaufen. Ein Beispiel: Wenn die zu schulende Ingenieursgruppe, für die ein Kunden ein Angebot möchte, deutschsprachig ist, dann bietet der Kalkulator nur die deutschsprachigen Kurse an. Wenn ihr Kenntnisstand fortgeschritten ist, dann werden nur jene Kurse mit dem passenden Niveau angezeigt. Zudem kann der Kunde die Dauer auswählen. All diese Parameter wirken sich dann auf den am Ende angezeigten Preis aus. Hier stellt das Team von _Gemeinsam digital also im Konfigurator eine Abhängigkeit der einzelnen Kundenwünsche zur finalen Preisgestaltung her. Die einzelnen Abläufe muss das Team im zweiten Schritt für den Konfigurator vereinfachen.
  • Das Team erstellt ein Angebotsformular, das alle Informationen für ein Angebot enthält.
  • Die Abhängigkeiten zwischen Antwortmöglichkeiten und dem Angebotsformular stellt _Gemeinsam digital in Formeln dar.
  • Die Formeln werden für die Standard-und Ausnahmefälle getestet.
    • Führen die Formeln zu den gewünschten Ergebnissen oder ist das Angebot zu hoch / zu niedrig?
    • Gibt es Fehler in den Formeln?
  • Festlegen der Abläufe, Texte, Abhängigkeiten und Formeln.

Im nächsten Schritt kann das Unternehmen den Konfigurator von einem IT-Dienstleister bauen lassen.

Ergebnis

Das Unternehmne spart nun Zeit und Aufwand für den immer gleichen Ablauf der Angebotserstellung. Durch den Konfigurator hat der Kunde schnell eine Übersicht darüber, was das Unternehmen anbietet und wieviel die unterschiedlichen Möglichkeiten kosten. Er erhält automatisiert ein erstes Angebot, ohne dass der parson AG dafür Aufwand entsteht. Parson muss erst aktiv werden, wenn der Kunde das Angebot annehmen möchte oder weitere Wünsche hat. Wichtig ist deshalb, dass für komplexe Kundenwünsche nach wie vor eine individuelle Anfrage und ein exklusives Angebot möglich ist.

Suchmaschinen-Stichworte für Lösungsanbieter

  • Beratung
  • Prozessoptimierung
  • IT-Consulting

Art des benötigten Umsetzungspartners/ Dienstleisters

IT-Systemhaus

Komplexität bei der Entwicklung und Einführung der Lösung

Mittel*

*(Die Komplexität hängt stark von den vorhandenen Strukturen und der jeweiligen Angebotsstruktur ab. Entsprechend variiert die Komplexität und somit die Dauer der Umsetzung .)

Dauer der Einführung

1 Monat

Systemkosten für den Betrieb der Lösung pro Monat

unter 50 €*

*(Die Kosten können je nach Komplexität, Anforderungen stark variieren.)

Teillösung aus dem Praxisprojekt „Prozesse und Angebotserstellung optimieren“

Weniger Aufwand durch Angebotsautomatisierung
Angebotserstellung kann aufwändig sein. (c)Designed by makyzz / Freepik
Mit Struktur und Formeln zum automatisierten Angebot
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