Das Unternehmen

Die Built a Rock GmbH aus Cottbus in Brandenburg konstruiert und fertigt künstliche Kletterfelsen aus Spritzbeton. Der seit 2001 existierende, mittelständische Betrieb beschäftigt zur Zeit ca. 10 Mitarbeiter.

Vom „papierlosen“ Arbeiten erwarte ich mir deutliche Zeit- und Kosteneinsparungen, aber auch – und das ist für mich noch wichtiger – wesentlich mehr Mitarbeiterzufriedenheit. Aktuell investieren wir viel Zeit beim Suchen von Dokumenten und belegen. Das trägt natürlich nicht zur Freude der Belegschaft bei. Deshalb bin ich sehr froh zu diesem Thema durch das Team von _Gemeinsam digital kompetente Unterstützung zu erhalten.

–  Jens Brand, Geschäftsführer Built a Rock GmbH –

Die Herausforderung

Bis auf einige Excel-Listen gibt es keine digitalen Prozesse oder Lösungen in der Built a Rock GmbH. Dadurch entstehen einerseits Kommunikationsprobleme in Folge mangelnder Transparenz, als auch Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern.

Lösung

Zusammen mit dem Team von _Gemeinsam digital hat das Unternehmen die grundsätzlichen Anforderungen an eine IT-Lösung zur Reduzierung des papierbasierten Arbeitens erarbeitet. Auf Grundlage dieses Anforderungskataloges wurde ein Konzept zur Einführung eines gesamtheitlichen, cloudbasierten Dokumenten- und Informationsmanagementsystems erstellt. Die erarbeiteten Anforderungen an ein cloudbasiertes Dokumenten- und Informationsmanagementsystem sind:

  • eine Auftragsübersicht
  • eine Angebotsübersicht
  • eine digitale Angebotsmappe
  • einen Kalender
  • eine Angebots- und Rechnungsintegration
  • ein Auswertungs- und Reportingdashboard
  • eine Zeiterfassungssystem
  • ein Checklistensystem

Vorgehensweise

  1. Interviews mit der Geschäftsführung und der 2. Führungsebene
  2. Dokumentation der Ergebnisse und Prozesse
  3. Erarbeitung von Anforderungen an eine IT-Lösung im Sinne von „must haves“ für das papierlose Arbeiten

Ergebnis

Das zusammen mit _Gemeinsam digital erarbeitete Konzept zur Einführung eines cloudbasierten Dokumenten- und Informationsmanagementsystem reduziert einerseits das papierbasierte Arbeiten und bietet andererseits so eine bessere Übersicht über die unternehmensrelevanten Vorgänge und Prozesse (Angebote, Aufträge, Zeiterfassung, Faktura, etc.) und ermöglicht so ein entscheidungsrelevantes Reporting.

Suchmaschinen-Stichworte für Lösungsanbieter

  • Dokumentenmanagementsysten
  • Informationsmanagementsystem
  • Cloud-Lösung
  • Cloud Anbieter

Art des benötigten Umsetzungspartners/ Dienstleisters

  • IT-Systemhaus
  • Berater

Komplexität bei der Entwicklung und Einführung der Lösung

Mittel*

*(Die Komplexität kann je nach Anforderungen, Investitionsbedarf, Schulungsbedarf, etc. der Aufgabenstellung stark variieren.)

Dauer der Einführung

6 Monate

Systemkosten für den Betrieb der Lösung pro Monat

über 1.000 €*

*(Die Kosten können je nach Komplexität, Anforderungen stark variieren.)

Cloudlösungen helfen vor allem Unternehmen mit dezentraler Struktur und vielen Außendienstmitarbeitern | ©canva.com
Mit Cloudlösungen den Wertschöpfungsprozess optimieren | ©unsplash.com
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