Das Unternehmen

Die Birkholz International GmbH ist ein familiengeführtes Unternehmen mit Hauptsitz in Kleinmachnow bei Berlin. Seit der Gründung im Jahr 2011 widmet es sich ganz der Produktion und dem Verkauf individualisierter Parfums. Zu ihrem internationalen Kundenstamm gehören neben Endverbrauchern auch andere Unternehmen. Online oder in der Berliner Parfumbar können sich die Käufer ihre Produkte individuell zusammenstellen lassen. Vom Duft, über den Verschluss, bis hin zur Verpackung und der Gravur, egal ob Kleinst- oder Großauflagen – die Kunden gestalten nach ihrem eigenem Geschmack. Momentan hat das Unternehmen 16 Mitarbeiter angestellt, darunter die beiden Söhne des Geschäftsführers.

Die Herausforderung

Bisher übernehmen MitarbeiterInnen die Kalkulation und Erfassung von allen Waren, egal ob online, im Shop oder im Lager, eigenhändig. Dafür nutzen sie Excel Tabellen oder Papier-Lieferscheine. Die wichtigsten Informationen zu Bestellvorgängen und Warenbeständen können sie dabei selbstverständlich nicht in Echtzeit einsehen. Deshalb erlebt das Unternehmen immer wieder Liefer-Engpässe zwischen Vertrieb und Lager – was dem Team wiederum die Inventur erschwert. Besonders die unfertigen Produkte (Parfum-Mischungen) stellen für die Logistik eine große Herausforderung dar. Denn deren Warenbestand wird bisher überhaupt nicht dokumentiert.

Lösung

Mit einem integrativen Warenwirtschaftssystem plant das Unternehmen nun die Lösung für ihr Problem: Eine Automatisierung des gesamten Vertriebsprozesses. Dafür soll das System Lager, Vertrieb und Kundendatenbank miteinander verknüpfen. Die MitarbeiterInnen können so alle Daten zu Verkäufen, Warenbeständen und Kunden in Echtzeit abrufen. Die Bearbeitung der Aufträge erfolgt dabei automatisiert, während das Team die Warenwirtschaft in großem Umfang auswerten kann. Durch die Umstellung des Vertriebs- und Lagersystems auf Milliliter-Angaben anstatt Stückzahlen erfasst das Warenwirtschaftssystem auch die unfertigen Produkte vollständig. Somit hat das Unternehmen stets einen genauen Einblick in Verkäufe und Lagerbestand – und kein Auftrag muss warten.

Vorgehensweise

1.  Gemeinsamer Workshop

2. Interviews mit allen beteiligten Nutzergruppen

3. Analyse der Funktionalitäten des neuen Warenwirtschaftssystems

Ergebnis

Gemeinsam mit den ExpertInnen von _Gemeinsam digital konnte die Geschäftsführung verschiedene Anforderungen und Auswirkungen eines neuen Warenwirtschaftssystems auf den Arbeitsalltag der MitarbeiterInnen detailgenau aufschlüsseln. Diese Ergebnisse liefern die Basis für eine erfolgreiche Implementierung der Software im Betrieb. Die Bedenken der Geschäftsführung, ob am Markt verfügbare Lösungen die betrieblichen Ansprüche überhaupt erfüllen können und sich dabei die richtigen Schnittstellen verknüpfen lassen, wurden im Verlauf der Analyse gänzlich aus dem Weg geräumt. Nach Abschluss der ausführlichen Projektplanung kann das Unternehmen nun den richtigen Dienstleister für eine passgenaue Umsetzung finden.

Suchmaschinen-Stichworte für Lösungsanbieter

  • Vertrieb
  • Warenwirtschaft
  • Software
  • Inventur

Art des benötigten Umsetzungspartners/ Dienstleister

Externer Dienstleister (Software)

Komplexität bei der Entwicklung und Einführung der Lösung

Mittel*

*(Die Komplexität kann je nach Anforderungen, Investitionsbedarf, Schulungsbedarf, etc. der Aufgabenstellung stark variieren.)

Dauer der Einführung

1 Monat

Systemkosten für den Betrieb der Lösung pro Monat

unter 200 €*

*(Die Kosten können je nach Komplexität, Anforderungen stark variieren.)

Logo Birkholz
Logo der Firma Birkholz
Birkholz store Flakon close-up
Individuelle Kundenwünsche bestimmen die Produktion bei Birkholz
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