Digitale Dokumentenerfassung im PLE Ingenieursbüro

Wie kann ich digitale Dokumentenerfassung in meinem Unternehmen umsetzen? Diese Frage stellte sich auch das PLE Ingenieursbüro & SVP Sachverständigenbüro. Im Rahmen eines Projekts mit _Gemeinsam digital wurde diese Frage beantwortet und umgesetzt.

Das Dienstleistungsunternehmen beschäftigt acht Mitarbeitende und bietet vor allem Leistungen im Bereich der Sicherheitstechnik für Gebäude an. Das Büro ist geteilt in die Bereiche Planung und Prüfung von Brandschutzanlagen und nutzte bereits ein CRM System.

Dokumente die das Unternehmen zur Prüfung von Brandschutzanlagen, sowie bei Prüfung vor Ort und für die Nachbereitung einsetzt, sind nicht digitalisiert. Die papierbasierten Prozesse sind sehr zeitintensiv und aufwendig. Außerdem hat das Unternehmen auch neue Aufträge bisher papierbasiert, per Hand aufgenommen. Dabei können Ablesefehler entstehen und Informationen verloren gehen. Durch die Firmenstruktur und die Teilung des Büros in die zwei verschiedenen Bereiche Planung und Prüfung, unterscheiden sich die Anforderungen beim Erfassen und Erstellen von Dokumenten.

Durch Digitalisierung kann die Dokumentenerfassung deutlich effizienter umgesetzt werden.

Deshalb möchte das Unternehmen ein umfassendes Konzept für die digitale Dokumentenerfassung. Das Konzept soll als Entscheidungsgrundlage für folgende Fragen dienen:

• Welche technologischen Lösungen eignen sich dazu, um Informationen aufzunehmen?
• Wie müssen einzelne Prozesse anpasst werden, um die digitale Erfassung von Dokumenten zu ermöglichen?
• Welche Kosten entstehen für das Unternehmen?
• Und wie werden die Daten gespeichert und weitergeleitet?

Das neue Dokumentenmanagementsystem soll mit dem bereits bestehenden CRM System kompatibel sein und das Konzept auf beide Bereiche (Planung, sowie Prüfung) des Unternehmens anwendbar, sowie integrierbar sein.

• Zunächst führte _Gemeinsam digital eine Problemanalyse durch, um das Projektziel und die Vorgehensweise mit dem Unternehmen abzustimmen.
• Anschließend erstellten sie eine Bedarfsanalyse, um ein nutzerzentriertes Verständnis aller Anwendungen zu erlangen. Dazu wurden Use Cases entwickelt und Team Interviews zum IST-Zustand im Unternehmen geführt.
•  In der Ideation und Prototyping Phase erarbeitete das Unternehmen zusammen mit _Gemeinsam digital das Konzept zur Dokumentenerfassung- und verwaltung. Dafür evaluierte es die bereits vorhandenen Mittel. Bearbeitet wurden unter anderem die Fragen: Wie werden Fotos derzeit abgelegt? Existiert bereits ein standardisierter Prozess für die Fotodokumentation? Anschließend wurden bereits vorhandene Lösungen miteinander verglichen und die erarbeiteten Lösungsansätze bewertet.
• Während der anschließenden Evaluation, erstellte das Unternehmen eine Roadmap, um die Lösung mit einem IT-Dienstleister umzusetzen.

Durch den Einsatz von Design Thinking und Co-Creation Methoden, wurden die Mitarbeitenden des Unternehmens und zukünftigen Anwendenden, direkt in den Prozess der Lösungsfindung mit eingebunden.

Das Unternehmen hat im Verlauf des Projekts Tool-Anbieter ausgewählt und eine erste Evaluation der angebotenen Lösungen durchgeführt.

Als die am besten passenden Tool-Anbieter für das Unternehmen aus der Brandschutz-Branche wurden Kevox (Dokumentenmanagement-System) oder Themis heraus gearbeitet.

_Gemeinsam digital hat das Ingenieursbüro anschließend auf eine weiterführende, eigenständige Evaluation mit den Anbietern vorbereitet.