Das Unternehmen

Wie kann ich digitale Dokumentenerfassung in meinem Unternehmen umsetzen? Diese Frage stellte sich auch das PLE Ingenieursbüro & SVP Sachverständigenbüro. Im Rahmen eines Projekts mit _Gemeinsam digital wurde diese Frage beantwortet und umgesetzt.

Das Dienstleistungsunternehmen beschäftigt acht Mitarbeitende und bietet vor allem Leistungen im Bereich der Sicherheitstechnik für Gebäude an. Das Büro ist geteilt in die Bereiche Planung und Prüfung von Brandschutzanlagen und nutzte bereits ein CRM System.

_Gemeinsam digital hat uns durch strukturierte Analyse und Herausarbeitung der Problemfelder zu einer Lösung geführt. Unternehmen sollten das Förderprogramm nutzen.
– René Paul, Geschäftsführer PLE-SVP Sachverständigenbüro

Die Herausforderung

Dokumente die das Unternehmen zur Prüfung von Brandschutzanlagen, sowie bei Prüfung vor Ort und für die Nachbereitung einsetzt, sind nicht digitalisiert. Die papierbasierten Prozesse sind sehr zeitintensiv und aufwendig. Außerdem hat das Unternehmen auch neue Aufträge bisher papierbasiert, per Hand aufgenommen. Dabei können Ablesefehler entstehen und Informationen verloren gehen. Durch die Firmenstruktur und die Teilung des Büros in die zwei verschiedenen Bereiche Planung und Prüfung, unterscheiden sich die Anforderungen beim Erfassen und Erstellen von Dokumenten.

 

Tipp:

Wie Sie ein komplett papierloses Büro umsetzen, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag: „Das papierlose Büro – Leitfaden für mehr Nachhaltigkeit und Effizienz“.

Die Ziele

Durch Digitalisierung kann die Dokumentenerfassung deutlich effizienter umgesetzt werden.

Deshalb möchte das Unternehmen ein umfassendes Konzept für die digitale Dokumentenerfassung. Das Konzept soll als Entscheidungsgrundlage für folgende Fragen dienen:

  • Welche technologischen Lösungen eignen sich dazu, um Informationen aufzunehmen?
  • Wie müssen einzelne Prozesse anpasst werden, um die digitale Erfassung von Dokumenten zu ermöglichen?
  • Welche Kosten entstehen für das Unternehmen?
  • Und wie werden die Daten gespeichert und weitergeleitet?

Das neue Dokumentenmanagementsystem soll mit dem bereits bestehenden CRM System kompatibel sein und das Konzept auf beide Bereiche (Planung, sowie Prüfung) des Unternehmens anwendbar, sowie integrierbar sein.

Die Vorgehensweise

  • Zunächst führte _Gemeinsam digital eine Problemanalyse durch, um das Projektziel und die Vorgehensweise mit dem Unternehmen abzustimmen.
  • Anschließend erstellten sie eine Bedarfsanalyse, um ein nutzerzentriertes Verständnis aller Anwendungen zu erlangen. Dazu wurden Use Cases entwickelt und Team Interviews zum IST-Zustand im Unternehmen geführt.
  •  In der Ideation und Prototyping Phase erarbeitete das Unternehmen zusammen mit _Gemeinsam digital das Konzept zur Dokumentenerfassung- und verwaltung. Dafür evaluierte es die bereits vorhandenen Mittel. Bearbeitet wurden unter anderem die Fragen: Wie werden Fotos derzeit abgelegt? Existiert bereits ein standardisierter Prozess für die Fotodokumentation? Anschließend wurden bereits vorhandene Lösungen miteinander verglichen und die erarbeiteten Lösungsansätze bewertet.
  • Während der anschließenden Evaluation, erstellte das Unternehmen eine Roadmap, um die Lösung mit einem IT-Dienstleister umzusetzen.

Die Lösung

Durch den Einsatz von Design Thinking und Co-Creation Methoden, wurden die Mitarbeitenden des Unternehmens und zukünftigen Anwendenden, direkt in den Prozess der Lösungsfindung mit eingebunden.

Das Unternehmen hat im Verlauf des Projekts Tool-Anbieter ausgewählt und eine erste Evaluation der angebotenen Lösungen durchgeführt.

Als die am besten passenden Tool-Anbieter für das Unternehmen aus der Brandschutz-Branche wurden Kevox (Dokumentenmanagement-System) oder Themis heraus gearbeitet.

_Gemeinsam digital hat das Ingenieursbüro anschließend auf eine weiterführende, eigenständige Evaluation mit den Anbietern vorbereitet.

PLE SVP
René Paul
René Paul, Geschäftsführer PLE-SVP Sachverständigenbüro
Vorgehen im Projekt PLE
Vorgehen im Projekt PLE
Vorgehen im Projekt PLE

Suchmaschinen-Stichworte für Lösungsanbieter

  • Anforderungsliste
  • Pflichtenheft
  • Dokumentenmanagementsystem
  • Kevox
  • Themis

Art des benötigten Umsetzungspartners/ Dienstleisters

Dienstleister für digitales Dokumentenmanagement im Brandschutzbereich

Komplexität bei der Entwicklung und Einführung der Lösung

Hoch*

*(Die Komplexität kann je nach Anforderungen, Investitionsbedarf, Schulungsbedarf, etc. der Aufgabenstellung stark variieren.)

Dauer der Einführung

3 Monate

*(Die Kosten können je nach Komplexität, Anforderungen stark variieren.)

Systemkosten für den Betrieb der Lösung pro Monat

über 1000 €*

Investitionskosten für die Lösung

ohne*

Projektlaufzeit

Q4-2018 bis Q1-2019

Beteiligte

Das Unternehmen

PLE Ingenieursbüro & SVP Sachverständigenbüro
Adresse: Dorfstraße 11, 01968 Senftenberg
Web: http://www.ple-svp.de/v

Branche: Ingenieursdiensleistungen

Ansprechpartner: Dipl. Ing. René Paul
Mail: ple@ple-svp.de

Der Projektumsetzer

eStrategy Consulting GmbH
Anschrift: Bergstraße 22, 10115 Berlin
Web: https://www.estrategy-consulting.de/de/

Herr Cliff Pfefferkorn
Mail: cpfefferkorn@estrategy-consulting.de

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