Das Unternehmen

Das Unternehmen blickt auf eine über 60-jährige Tradition zurück. 1955 von Bäckermeister Hans-Werner Wahn gegründet, wurde das Unternehmen 2015 von Herrn Philipp Fumfahr übernommen. Neben der Backstube in Vetschau betreibt das Unternehmen mehrere Filialen mit ca. 50 Mitarbeitern, u.a. in Lübbenau und Cottbus. Die Bäckerei steht auch heute noch für traditionelles Bäckerhandwerk mit natürlichen Rohstoffen.

„Die Komplexität der Personalplanung stellt uns täglich vor neue Herausforderungen. Ich freue mich über die Unterstützung durch _Gemeinsam digital, mit dessen Team wir unsere Personalplanungsprozesse umfangreich analysiert haben. Auf dieser Basis gelang es uns, Potenziale der Digitalisierung in der Personalplanung zu erkennen und bedürfnisorientiert auf uns anzupassen. Die Unterstützung  hat uns geholfen, geeignete digitale Lösungen für das Unternehmen und für die Mitarbeiter zu identifizieren.“

-Philipp Fumfahr, Geschäftsführer Bäcker Wahn-

Die Herausforderung

  • Die Personalplanung wird derzeit händisch und durch Tabellenkalkulation dokumentiert.
  • Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter werden überwiegend handschriftlich erfasst.
  • Personaldaten werden in Papierakten vorgehalten

Die Prozesse des Unternehmens sind im Zusammenhang mit dem Personaleinsatz sehr vielfältig.  Krankmeldungen werden per WhatsApp an den Geschäftsführer übermittelt. Mitarbeiter einzelner Bereiche tauschen in WhatsApp-Gruppen Schichten selbstständig untereinander. Das bedeutet einen zusätzlichen Mehraufwand, um die Änderungen in der Planung kurzfristig zu integrieren.

Die Folge

Aufgrund einer Vielzahl von Faktoren (Arbeitszeiten, Schichten, Lohnsektoren, Ausfällen, etc.) erfordert die Personalplanung ein hohes Maß an Wissen und Flexibilität, das viel Zeit und Geld beansprucht. Insbesondere bei der Lohnabrechnung müssen mehrere Aspekte, wie Nachtarbeit (Sa. 22Uhr – So 06 Uhr), Wochenend- und Feiertagszuschläge berücksichtigt werden. Fehler, Veränderungen von Mitarbeiterdaten und Unstimmigkeiten in der Dokumentation von Arbeitszeiten werden vom Geschäftsführer händisch in einem SOLL/IST-Vergleich festgestellt und korrigiert. Meldungen und Änderungen der Personalplanung werden über verschiedene Kanäle (z.B. Papier, Telefon, WhatsApp etc.) kommuniziert, was zusätzliche Zeit beansprucht.

Der Wunsch

  • Eine digitale Schichtplanung unter Einbezug aller relevanten Faktoren
  • vollständig digitale Zeiterfassung und Personalplanung soll aus einem Tool erfolgen, um Fehler zu vermeiden und Kontrollprozesse zu vereinfachen.
  • digitale Personalakten sollen den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre persönlichen Daten (z.B. Bankdaten, Adressen) selbstständig zu ändern.
  • Einfache und intuitive Prozesse sollen etabliert werden, damit Änderungen (z.B. Krankheit, Tausch von Diensten etc.) einfacher gemeldet werden können
  • korrekte Dokumentation der Prozesse für den Geschäftsführer und die Gehaltsabrechnung

Die Vorgehensweise

  • Erfassung des Ist- Zustands und der Bedürfnisse des Geschäftsführers sowie den Mitarbeitern
  • Entwicklung von prototypischen Lösungen
  • Testen der Lösungen im Hauptgeschäft des Unternehmens
  • Die Testergebnisse werden gemeinsam mit dem Unternehmen analysiert und bewertet

Projektlaufzeit

Q2-2018 bis Q2-2018

Projektstatus

Planungsphase 100%
Durchführungsphase 100%
Abschlussphase 30%
Evaluationsphase 0%

Projektergebnisse

folgen in kürze

Methoden

  • Interviews
  • Recherche
  • Prototyping
  • Test

Beteiligte

Das Unternehmen

Bäcker Wahn
Adresse: Bahnhofstraße 20, 03226 Vetschau/Spreewald
Web: https://baecker-wahn.de/
Branche: Bäckerhandwerk

Ansprechpartner: Hr. Philipp Fumfahr
Mail: p.fumfahr@icloud.com

Der Projektumsetzer

Institut für Innovations- und Informationsmanagement (3IM)
Technische Hochschule Brandenburg (THB)
Magdeburger Straße 50
14770 Brandenburg an der Havel
Web: www.th-brandenburg.de

Frau Michaela Scheeg (Projektleiterin – THB)
Mail: michaela.scheeg@gemeinsam-digital.de

Herr Dennis Wagner(Projektmanager – THB)
Mail: d.wagner@drei-i-m.de

Frau Sarah Schalk (Projektmanagerin – 3IM)
Mail: s.schalk@drei-i-m.de