Das Unternehmen

Trans Tour ist ein Kleinstunternehmen mit drei Mitarbeitern in Berlin, das sich als Transportdienstleister in weiteren drei deutschen Städten etabliert hat. Gegründet im Jahr 2010, bietet das Unternehmen neben einem Abholservice von allen Berliner Flughäfen auch Städtetouren zu bekannten Touristenattraktionen an. Der Fuhrpark besteht aus zwei Fahrzeugen. Zu den Kunden zählen überwiegend Hotels und Reiseagenturen, die dem Unternehmen englisch- und spanischsprachige Touristen vermitteln.

“Digitalisierung bedeutet für Trans Tour Berlin weniger Büroarbeit, weniger individuelle Fehler und mehr Freizeit. Dadurch ist es auch möglich, spezifische Ressourcen für die Kundenakquise freizumachen und gezielter auf die Kunden zuzugehen.”

-José Yohany Pérez Valor (Geschäftsführer)-

Die Herausforderung

  • Der bestehende Prozess des Fahrtenmanagements erfolgt ausschließlich analog und die Kommunikation via E-Mail ist nicht automatisiert
  • Die zentralen Informationsträger sind das Papier-Fahrtenbuch und Excel-Tabellen, die nicht miteinander verknüpft sind
  • Die Fahrer können gebuchte Routen mobil nicht digital abrufen
  • Die neu angelegte Webseite des Unternehmens existiert bislang nur als Beta-Version und hat wenig Inhalt

Die Folge

  • Das analoge, dezentrale Fahrtenmanagement führt zu einem hohen Arbeits- und Zeitaufwand
  • Es gibt keine Ressourcen für die Kundenakquise, da diese für Büroarbeit verbraucht werden
  • Wichtige Informationen gehen unter oder verloren
  • Rechnungen können nicht automatisiert anhand der gefahrenen Routen erstellt werden

Der Wunsch

  • Das Unternehmen möchte den Kundenkreis erweitern und künftig auch B2C-Kunden ansprechen
  • Die Implementierung softwaregestützter Tools mit einfacher Handhabung, die von den Mitarbeitern akzeptiert werden und den Arbeitsalltag sowie die Kommunikation deutlich vereinfachen und beschleunigen
  • Durch die Zusammenführung des Fahrtenmanagementsystems sowie einer Rechnungssoftware sollen die buchhalterischen Aufgaben verschlankt werden

Die Vorgehensweise

Das Projekt gliedert sich in vier Phasen:

  • Problemanalyse: In einem Vor-Ort-Besuch werden Interviews mit dem Geschäftsführer durchgeführt, um die zentralen Wünsche, Bedürfnisse und Ideen zu den neuen Softwares festzuhalten
  • Brainstorming von Lösungen: Auf Basis der Problemanalyse werden konkrete Lösungen definiert
  • Auswahl und Diskussion der Lösungen: In einem gemeinsamen Workshop werden die Lösungen diskutiert, verfeinert und bewertet. Anschließend wird eine Lösung ausgewählt

Projektlaufzeit

Q2-2018

Projektstatus

Planungsphase 100%
Durchführungsphase 0%
Abschlussphase 0%
Evaluationsphase 0%

Methoden

  • Interviews
  • Brainstorming
  • How-might-we-Questions
  • Idea-Napkin

Beteiligte

Das Unternehmen

Trans Tour Berlin GmbH
Tempelhofer Ufer 1b
10961 Berlin

Ansprechpartner: José Yohany Pérez Valor
info@transtour-berlin.com
www.transtour-berlin.de  

Der Projektumsetzer

Alexander von Humboldt Institut für Internet und Gesellschaft
Französische Straße 9
10117 Berlin

Philip Meier
info@hiig.de
www.hiig.de 

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