Das Unternehmen

Das Bildungszentrum Saalfeld ist seit fast 30 Jahren im Sektor der beruflichen Aus- und Weiterbildungen sowie der beruflichen Rehabilitation tätig. Darüber hinaus ist es für eine Vielzahl an sozialen Projekten in der Region verantwortlich. Derzeit arbeiten 150 Mitarbeitende in diesem Unternehmen.
Das Zentrum hat sich in den zurückliegenden Jahren mit Standorten in Saalfeld, Unterwellenborn, Pößneck, Gera und Jena zu einem führenden Bildungsdienstleiter in der Region entwickelt. Dabei stehen Qualität, Verlässlichkeit und Serviceorientierung im Mittelpunkt der Arbeit für Kunden und Partner, z.B. mittelständische Unternehmen in der Region und die öffentliche Hand.
Beim Thema Digitalisierung unterstützt das Bildungszentrum seine Kunden bei dem digitalen Wandel mit passgenauen Bildungsangeboten .

Durch die Zusammenarbeit mit _Gemeinsam digital haben wir einen umfassenden Blick auf unseren aktuellen Verwaltungsprozess gewonnen. Das hat uns geholfen, die Optimierungspotenziale zu erkennen, die uns Kostenersparnisse bieten.

–  Torsten Vogel, Bildungszentrum Saalfeld GmbH

Die Herausforderung

Das Bildungszentrum bietet täglich ca. 30 Bildungsangebote und Maßnahmen in fünf Fachgebieten an, die an sieben Betriebsstandorten stattfinden. Zurzeit führt jeder Fachgebietsleiter die monatliche Maßnahmenplanung individuell in separaten Excel-Dateien durch. Ebenso werden die Standard-Auslastungsbewertungen für die personellen und räumlichen Ressourcen regelmäßig in Excel ausgeführt. Die daraus resultierenden Analyseergebnisse werden manuell weitergeleitet, um die Kosten pro Maßnahme zu berechnen.

Die Stammdaten und Analyseergebnisse je Fachabteilung zu Ressourcen (Personal, Räume) befinden sich also in verschiedenen Dateien und Tools, was den Überblick über die Kapazität und Auslastung erschwert. Dies führt zu Auslastungslücken durch unzureichende Kontrolle und Monitoring. Zudem führt der aktuelle interne Prozess zu einem großen personellen und organisatorischen Aufwand.

Die Ziele

Das Bildungszentrum Saalfeld möchte die Maßnahmenplanung digital abbilden, die Standardanalyse zur Ressourcenauslastung automatisieren und die Analyseergebnisse visualisieren. Dazu sollen alle dafür notwendigen Stammdaten in einer Lösung abgelegt werden. Zudem soll die Kapazität von Personal und Räumen durch eine Gesamtübersicht auf die Auslastungslücke optimal ausgeschöpft werden.

Dafür möchte das Unternehmen wissen, welcher Anbieter für eine Umsetzung dieser Zielstellung geeignet ist und welche Handlungsempfehlung aus technischer und wirtschaftlicher Sicht abgegeben werden kann.

Die Vorgehensweise

  1. Festlegung des Projektschwerpunktes und Problemanalyse
  2. Ist-Aufnahme der Stammdatensätze und Analysetätigkeiten
  3. Identifikation wesentlicher Pain Points
  4. Ableitung von Anforderungen an die Lösungsanbieter
  5. Ermittlung potenzieller Lösungsanbieter
  6. Kontaktaufnahme und Besprechung der Anforderungen mit den potenziellen Lösungsanbietern
  7. Evaluation der Umsetzungsmöglichkeiten, sowie der Preisindikationen der Anbieter
  8. Qualitativer und wirtschaftlicher Vergleich der Anbieter und Festlegung einer Empfehlung
  9. Ausformulierung der Handlungsempfehlung und Identifikation der nächsten Schritte
Logo Bildungszentrum Saalfeld
Torsten Vogel Bildungszentrum Saalfeld
Torsten Vogel, Bildungszentrum Saalfeld GmbH
Projekt Bildungszentrum Saalfeld
Screenshot aus dem Workshop
Im Workshop zur Lösung

Projektlaufzeit

Q1-2021 – Q2-2021

Methoden

Die Lösung

Bildungsangebote und Räumlichkeiten managen

Tool-Empfehlungen für Bildungseinrichtungen

_ Gemeinsam digital recherchierte anhand der Anforderungen und Prozesse einen geeigneten Lösungsanbieter, der die Maßnahmenplanung digital abbilden und die Auswertung von Auslastung automatisieren kann. Dazu müssen alle dafür benötigten Stammdaten in der Lösung abbildbar sein.

Neben der technischen Lösungsfähigkeit bekräftigt ein Kosten-Vergleich die Auswahl des empfohlenen Lösungsanbieters, der die niedrigsten Kosten verlangt.

Die vier potenziellen Anbieter und ihre erforderte technische Infrastruktur:
• Durch Cmx-Organize, eine SaaS Lösung für Seminarverwaltung, werden die Datenerfassung und -ablage in einem Tool erfolgen, die Analyse und Visualisierung in einem anderen
• Durch SOPHISTO, eine On-Premise-Lösung für Seminar-Verwaltung, wird eine Verbindung an Ricoh notwendig
• Durch ISS-SVS, eine SaaS Lösung für Seminarverwaltung, wird weitere Entwicklung benötigt
• Durch Uniplus X3, eine ERP-Lösung für Bildungseinrichtungen, wird geringe Weiterentwicklung benötigt

Anhand eines Kosten-Vergleichs, der die  initialen Investitionskosten und monatlichen Kosten der vier Lösungsanbieter gegenüberstellte, konnte schließlich der Lösungsanbieter Uniplus X3 empfohlen werden: Die Lösung weist niedrigere Umsetzungskosten auf, bietet einen höheren Erfüllungsgrad bezüglich der Anforderungen und einen einfacheren Betrieb, da SaaS statt On-Premise.

Das sind die nächsten Schritte: 
• mit dem empfohlenen Lösungsanbieter Uniplus Kontakt aufnehmen
• Potenzials im Bereich Teilnehmermanagement evaluieren
• benötigte Funktionen bzw. Module final besprechen und festlegen
• Start einer Pilotierung bzw. eines Prototyps
• Einholung des finalen Angebotes
• Verhandlung und Beauftragung
• Implementierung der Lösung
• Schulung für die relevanten Prozessbeteiligten bzw. Anwender

Details

Suchmaschinen-Stichworte für Lösungsanbieter

ERP für Bildungseinrichtung, Seminarverwaltung, Seminarorganisation, Personalressource Management, Raumplanung, Raumbelegung

Art des benötigten Umsetzungspartners/ Dienstleisters

Software-Entwickler, IT-Dienstleister, Prozess- und Implementierungsberater, Software-Anbieter

Komplexität bei der Entwicklung & Einführung der Lösung

Mittel*

*Hinweis: Die Komplexität kann je nach Anforderungen, Investitionsbedarf, Schulungsbedarf, etc. der Aufgabenstellung stark variieren

Dauer der Einführung

1 Monat

Systemkosten für den Betrieb der Lösung pro Monat

unter 1000 €

Investitionskosten für die Lösung

unter 10.000 €

Beteiligte

Das Unternehmen

Bildungszentrum Saalfeld GmbH

Adresse: Bahnhofstraße 6 a, 07318 Saalfeld

Web: bz-saalfeld.de

Branche: Bildungsanbieter

Kontakt: Herr Torsten Vogel

Mail: t.vogel@bz-saalfeld.de

Der Projektumsetzer

eStrategy Consulting GmbH

Adresse: Bergstraße 22, 10115 Berlin

Web: estrategy-consulting.de

Ansprechpartner: Cliff Pfefferkorn

Mail: cpfefferkorn@estrategy-consulting.de

Kontaktieren Sie uns.

Bei Fragen und Anmerkungen helfen wir Ihnen gerne weiter. Schreiben Sie uns!

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