Das Unternehmen

Die Birkholz International GmbH ist ein familiengeführtes Unternehmen mit Hauptsitz in Kleinmachnow bei Berlin. Seit der Gründung im Jahr 2011 widmet es sich ganz der Produktion und dem Verkauf individualisierter Parfums. Zu ihrem internationalen Kundenstamm gehören neben Endverbrauchern auch andere Unternehmen. Online oder in der Berliner Parfumbar können sich die Käufer ihre Produkte individuell zusammenstellen lassen. Vom Duft, über den Verschluss, bis hin zur Verpackung und der Gravur, egal ob Kleinst- oder Großauflagen – die Kunden gestalten nach ihrem eigenem Geschmack. Momentan hat das Unternehmen 16 Mitarbeiter angestellt, darunter die beiden Söhne des Geschäftsführers.

Die Herausforderung

Bisher müssen die MitarbeiterInnen Warenbestände im Lager, in der Parfumbar und im Online-Shop eigenhändig erfassen und auswerten. Nur teilweise kann das Unternehmen diese Schritte bisher automatisieren. Um Produktions- und Lieferengpässe zu vermeiden, betreibt das Team einen unverhältnismäßig großen Kommunikationsaufwand. Zudem entstehen auf diese Weise Lücken. Gerade die sogenannten “unfertigen” Produkte (Parfüm-Mischungen) dokumentieren die MitarbeiterInnen erst nachträglich bei der Inventur. Dabei machen diese Artikel fünf bis zehn Prozent des Umsatzes aus. Bisher besteht also ein System, das neben seinen logistischen Schwachstellen auch noch äußerst zeitaufwändig ist.

Auch im Bereich des Online Marketings müsste einiges optimiert werden. Ein starker Auftritt im Web und in den sozialen Medien ist für heutige Unternehmen ein Muss. Dabei spielt selbstverständlich die Reichweite eine wichtige Rolle. Die noch relativ kleine Zielgruppe der Birkholz International GmbH lässt darauf schließen, dass die Marketingmaßnahmen derzeit noch nicht effizient genug sind.

Die Folge

Am schmerzlichsten spürt das Unternehmen die Schwachstellen im Marketing, wenn es seine verhältnismäßig niedrigen Verkaufszahlen einsieht. Das gewünschte Umsatzplus blieb bisher aus. Eine Verstärkung und Professionalisierung der Aktivitäten in den sozialen Medien scheint dringend nötig. Doch was braucht es, um dort wirklich erfolgreich zu sein? Dem Betrieb fehlt hier noch das Know-How.

Um den Mehraufwand in der Logistik einzusparen, denkt das Unternehmen bereits über eine konkrete Lösung nach: Ein automatisches Warenwirtschaftssystem soll eingeführt werden. Bereits mitten in der Planungsphase, wird das Team jedoch auf zwei besonders große Hürden aufmerksam:

1. Es herrscht Unsicherheit, ob die am Markt verfügbaren Standardlösungen die brancheninternen Anforderungen überhaupt erfüllen. In welchem Umfang sparen sie Zeit und Arbeit ein? Wie flexibel können MitarbeiterInnen sie einsetzen anpassen?

2. Erhebliche Probleme zwischen den einzelnen Schnittstellen machen sich bemerkbar. Wie können die einzelnen Schnittstellen aus Lager, Vertrieb und CRM im System verknüpft werden? Wie können Medienbrüche verringert werden?

Auf diese Fragen müssen nun Antworten gefunden werden.

Der Wunsch

Das Birkholz Team strebt gleich zwei große Digitalisierungsprojekte an. Erstens möchte es sein Warenwirtschaftssystem einschließlich der Kundendatenbank automatisieren, um mehr Zeit für Akquise, Beratung und exzellenten Service zur Verfügung zu haben. Damit die Geschäftsführung eine passgenaue integrative Lösung finden kann, wünscht sie sich, dass _Gemeinsam digital bei der detailierten Umsetzungsplanung unterstützt.

Um den eigenen Bekanntheitsgrad zu erhöhen – und somit die Verkaufszahlen, will sich das Unternehmen in einem zweiten Projekt den sozialen Medien öffnen. Mit Hilfe professionellen Online-Marketings strebt es eine wirksame und nachhaltige Position auf Facebook & Co an. Die ExpertInnen von _Gemeinsam digital sollen bei der Ausarbeitung strategischer Maßnahmen Hilfestellung bieten.

Die Vorgehensweise

Das Projekt gliedert sich in vier Phasen:

1. Problemanalyse​: In einem Vor-Ort-Besuch führen ExpertInnen Interviews mit dem Geschäftsführer, um die zentralen Wünsche, Bedürfnisse und Ideen zu den neuen Softwares festzuhalten.

2. Brainstormung von Lösungen: ​Auf Basis der Problemanalyse finden ExpertInnen gemeinsam mit dem Team Lösungen

3. Auswahl und Diskussion der Lösungen: ​In einem gemeinsamen Workshop diskutieren ExpertInnen mit dem Unternehmen die Lösungen und denken diese weiter

4. Ergebnispräsentation: ​Die Ergebnisse werden in einem Abschlussbericht aufbereitet und präsentiert.

Logo Birkholz
Logo der Firma Birkholz
Birkholz Portrait instore view
Geschäftsführer Nasyr Birkholz in der Parfumbar
Birkholz store Flakon close-up
Individuelle Kundenwünsche bestimmen die Produktion bei Birkholz

Projektlaufzeit

Q2-2018

Projektstatus

Planungsphase 100%
Durchführungsphase 100%
Abschlussphase 100%
Evaluationsphase 100%

Methoden

  • Interviews
  • Brainstorming
  • How-might-we-Questions
  • Idea-Napkin

Beteiligte

Das Unternehmen

Birkholz International GmbH
Albert-Einstein-Ring 46, 14532 Kleinmachnow

Ansprechpartner: Nasyr Birkholz
birkholz@birkholz-international.com

www.birkholz-perfumes.com

Der Projektumsetzer

Alexander von Humboldt Institut für Internet und Gesellschaft
Französische Straße 9, 10117 Berlin

Philip Meier
info@hiig.de

www.hiig.de

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