Mit dem richtigen Konzept zur schnellen Entscheidungsfindung

Die ATLAS CB Baumaschinen KG aus Cottbus ist in der Handels- und Dienstleistungsbranche unternehmerisch aktiv. Derzeit beschäftigt die Firma 20 MitarbeiterInnen bei einem Jahresumsatz von ca. 5 Mio. €.

Das seit 2015 etablierte ERP-System stellt die Mitarbeitenden vor große Herausforderungen. Fehlende Benutzerfreundlichkeit und Funktionen schränken die Effizienz ein oder erfordern aufwendige Workarounds. Das Unternehmen steht vor der Herausforderung, eine Entscheidungsgrundlage für den Wechsel zu einem neuen Anbieter oder der Kommunikation der Probleme an den bisherigen Dienstleister zu schaffen.

Atlas CB entwickelt anhand bereichsübergreifend identifizierter Fehlfunktionen und Prozesse ein ausführliches Konzept zur Entscheidungsfindung. Das Konzept stellt detailliert die Problemfelder sowie Bedarfe im Unternehmen dar. Es enthält zudem lösungsorientierte Anweisungen, um das Projekt eines verbesserten ERP-Systems zielstrebig umzusetzen.

Schritt 1: Das Team analysiert und visualisiert Arbeitsprozesse in Service, Verkauf und Vermietung.

Schritt 2: Die Experten von _Gemeinsam digital führen problemzentrierte Interviews mit MitarbeiterInnen im Kerngeschäftsbereich von Atlas CB. Die Visualisierung vorher definierter Prozesskarten stützt die Interviews. Während der Gespräche kann das Unternehmen die wichtigsten Problempunkte (Pain Point) festlegen.

Schritt 3: Die ExpertInnen von _Gemeinsam digital strukturieren und dokumentieren die Pain Points. Aus den wichtigsten Punkten leiten sie „Was-Wäre-Wenn“ Fragen ab, die MitarbeiterInnen in einer Ideation-Phase beantworten. So entstehen gemeinsam erste Lösungsentwürfe. In einer zweiten Phase überführt das Team diese Ansätze in konkrete Prototypen. Diese zielen auf eine passendere Zeiterfassung, umfangreichere Dokumentenverarbeitung und transparenteres Kundenmanagement ab.

Schritt 4: Zusammen mit dem ERP-Anbieter prüft das Unternehmen die entwickelten Prototypen auf Machbarkeit und Aufwand.

Dank der erarbeiteten Pain Points und Prototypen konnte das Unternehmen sich dafür entscheiden, das bisherige System zu behalten. Das Team hat gemeinsam erkannt, dass die wichtigsten ERP-Anforderungen bereits erfüllt und die vorhandenen Funktionen besser genutzt werden können. Dafür sieht das Team jedoch einen hohen IT-Schulungsbedarf der Belegschaft.

Mit Hilfe der offen gelegten Prozesse kann die Geschäftsführung nutzerzentrierte Maßnahmen der digitalen Weiterbildung für verschiedene Geschäftsbereiche planen. Gleichzeitig hat die Leitung beschlossen, Serviceprozesse zukünftig mit Hilfe eines ergänzenden CRM-Systems zu optimieren und bisher fehlende Funktionen dadurch abzudecken. Atlas CB ist jetzt in der Lage, ihre verschiedenen Vorhaben in einer Roadmap festzuhalten und zielstrebig umzusetzen.

• Ideation
• Workshop
• Prototyping  

bestehender oder neuer ERP-Anbieter