Entscheidungsmatrix für eine passende Softwarelösung

Das Unternehmen

Das Unternehmen Bäcker Wahn blickt auf eine über 60-jährige Tradition zurück. 1955 von Bäckermeister Hans-Werner Wahn gegründet, übernahm Philipp Furhmann das Unternehmen 2015. Neben der Backstube in Vetschau betreibt das Unternehmen mehrere Filialen mit insgesamt ca. 50 Mitarbeitern, u.a. in Lübbenau und Cottbus. Die Bäckerei steht auch heute noch für traditionelles Bäckerhandwerk mit natürlichen Rohstoffen.

Die Herausforderung

Die Personalplanung erledigt die Bäckerei derzeit händisch über verschiedene digitale und analoge Hilfsmittel. Sie verbraucht viel Zeit und ist nicht zentral abrufbar. Es gibt eine Vielzahl von Softwarelösungen am Markt. Schichtplanung, Zeiterfassung, Lohnabrechnung – sowohl Einzellösungen aber auch Software, die alle Bereiche umfasst. Die Herausforderung ist, aus zahlreichen Softwarelösungen diejenige herauszusuchen, die den Bedarf vollständig abdeckt und gleichzeitig ins Budget passt.

Lösung

Das Team von _Gemeinsam digital trägt gemeinsam mit den Beteiligten des Bäckereiunternehmens die möglichen Softwarelösungen und Auswahlkriterien in einer Entscheidungsmatrix zusammen. Ziel ist es, sich einen Überblick über die Lösungen zu verschaffen.

In der Entscheidungsmatrix kann der Bäcker einfach und schnell ablesen, anhand von welchen Kriterien er sich für welche Lösung entscheidet. So ist die Entscheidung objektiver und besser kommunizierbar.

Vorgehensweise

Schritte	Beschreibung	Beispiel Bäckerei
Steckbrief erstellen	Eckdaten des Unternehmens aufschreiben, also Unternehmensgröße, Mitarbeiterzahl, Branche, etc.	mehrere Filialen, 50 Mitarbeiter, Lebensmittelbranche
Ziele festelegen	Was funktioniert derzeit gut, was nicht? Was soll sich ändern?	Größere Sicherheit: wenn der A5 große Papierkalender der Personalplanung verloren geht oder die Person ausfällt, die als einzige die Personalplanung macht, dann ist keine sichere Peronalplanung mehr gewährleistet. Einfach zu bedienen, rasche Eingabe: Die digitale Personalplanung darf nicht länger als bisher dauern.
Horizontale Auflistung der möglichen Lösungen	mögliche Software mögliche analoge Lösungen	Wenn beispielsweise die Personalplanung auf Papier (einem Papierkalender) erfolgt, dann kann das ebenso eine gute Lösung sein wie eine spezialisierte Software.
Anhand der Ziele wichtige Auswahlkriterien festlegen	Welche Bedingungen muss die Lösung erfüllen? Was muss sie können?	– wenn die Geschäftsführung viel unterwegs ist, dann ist die mobile Bearbeitung wichtig – der Dienstplan muss ausdruckbar sein – Export für die externe Lohnbuchhaltung muss möglich sein – es sollen automatische Vorschläge im Schichtplan angezeigt werden – mit der Software soll auch Bewerbermanagement möglich sein – On- und Off-Boarding von Mitarbeitenden soll möglich sein

die Auswahlkriterien werden vertikal aufgelistet
Eintragen: welche Lösung erfüllt welche Kriterien
Markieren: welche Kriterien sind besonders wichtig
Ablesen: welche Lösung passt zum Unternehmen
Prüfen: erfüllt die ausgewählte Lösung die ursprünglich festgelegten Ziele
Beim Kennenlernen der Lösungen entdeckt man oft weitere Auswahlkriterien.