Das Unternehmen

Die Tischlerei hat ihren Sitz in einem kleinen Ort an der Spree und ist ein traditionsreiches Unternehmen im Bereich der Holzfertigung und Tischlereidienstleistungen. Sie besteht bereits in 5. Generation seit 1897 als Familienunternehmen und beschäftigt Meister, Tischler, Ingenieure und Designer, sowie Auszubildende in der eigenen Werkstatt unter einem Dach. Das Handwerksunternehmen hat 12 Mitarbeiter.

Die Herausforderung

Aufgrund des kurz bevorstehenden Generationenwechsels macht sich die alte und neue Geschäftsführung darüber Gedanken, wie sie Wissen intern nachhaltig speichern und weitergeben können. Vor allem die Frage, wie sie bereits vorhandenes Wissen internalisieren und an die junge Generation weitergeben können, ist für den Betrieb eine der bedeutendsten Herausforderungen. Insbesondere der Ablauf der Auftragsvorbereitung erfordert bisher viel Know-How des Mitarbeiters.

Lösung

Das Team von _Gemeinsam digital entwickelte zusammen mit den Anwendern einen Prototypen für ein firmeninternes Wiki. Dieser Prototyp stellt „das perfekte Wiki-Tool“ auf Basis der Probleme und daraus abgeleiteten Anforderungen der Mitarbeiter dar. Das Wiki digitalisiert und internalisiert Informationen und dient als internes Informationsverarbeitungssystem.

Der Prototyp deckt folgende Bereiche ab:

  • Qualitätsmanagement-Handbuch für Auftragsdurchführungen
  • Knowledge-Base für das gesamte interne Know-How der Tischlerei
  • Anforderungsmanagement für Aufträge und Richtlinien zur Ausführung

Im Detail stellte das Team folgende Funktionen als für die Tischlerei nützlich heraus:

  • Das Wiki stellt im Moment der Auftragsannahme die nötigen Infos bereit, wie ein Mitarbeiter Kundenwünsche korrekt aufnimmt
  • Mitarbeiter können ihr Wissen teilen und gemeinsam in Projekten arbeiten.
  • Es enthält Funktionen, wie beispielweise eine Such-Funktion für Auftragstypen, eine Filteranwendung für verwendete Materialien oder eine Dokumentation von Geschäftsprozessen für die Auftragsvorbereitung.
  • Es können Projektattribute im Wiki verschiedenen Projekten zugeordnet werden. So kann das gespeicherte Wissen leichter gefunden werden. Auf eine Suchanfrage werden passende, vergangene Probleme zu Aufträgen und Lösungen gezeigt. Beim Aufrufen eines Auftrags werden die Mitarbeiter angezeigt, die ihn bearbeitet haben und ggf. weitere Informationen liefern können.
  • Eine Chatfunktion ermöglicht eine direkte Kommunikation mit den Kollegen.
  • Grundsätzlich können Projekte auch problembasiert aufgesetzt und zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeitet werden.

Das Wiki ist über einen Desktop als auch über Tablets zugänglich. Die Tablets werden an zentralen Punkten der Werkstatt verteilt, so dass Kollegen auch während des Fertigungsprozesses Zugang zu den gespeicherten Informationen haben. Informationen können zu jedem Auftrag in das Wiki in einer standardisierten Form (bspw. Formular) eingetragen werden.

Vorgehensweise

Nachdem das Team von _Gemeinsam digital die Probleme der Mitarbeitenden in der Auftragsvorbereitung erfasst hatte, identifizierte es Schlüsselmomente und das dazugehörige Wissensfeld: Welche Infos benötigen Mitarbeitende in welchem Moment des Arbeitsprozesses? Probleme und Fehler (sog. Pain Points) konnten zu insgesamt 3 Schlüsselmomenten verdichtet werden. Auf dieser Basis entwickelte das Team von _Gemeinsam digital in einem Workshopformat einen Wiki-Prototypen, der die herausgefundenen Probleme löst.

Ergebnis

Der Prototyp hilft, die Anforderungen an ein Wiki-Tool noch besser zu verstehen, für potenzielle Nutzer zu visualisieren und das Unternehmen auf die spätere Evaluation von potenziellen Tool-Anbietern vorzubereiten.

Ist das Wiki-Tool tatsächlich im Unternehmen eingesetzt, unterstützt es die Mitarbeitenden dabei, Fehler von Anfang an zu vermeiden und Prozesse zu optimieren.

Das Wissen der Mitarbeiter kann kontinuierlich entlang der Prozesse in das Wiki eingepflegt werden. Dadurch geht auch bei einem Generationswechsel weniger Wissen verloren.

Suchmaschinen-Stichworte für Lösungsanbieter

  • Projektmanagement Tool
  • Trello
  • Cloud-basiertes Projektmanagement-Tool
  • Wissensdatenbank
  • Wiki-Tool

Art des benötigten Umsetzungspartners/ Dienstleisters

  • Wiki-Dienstleister
  • Dienstleister aus dem Bereich Cloud Computing
  • Dienstleister für Projektmanagement-Tool für handwerkliche Betriebe

Komplexität bei der Entwicklung und Einführung der Lösung

Hoch*

*(Die Komplexität kann je nach Anforderungen, Investitionsbedarf, Schulungsbedarf, etc. der Aufgabenstellung stark variieren.)

Dauer der Einführung

6 Monate

Systemkosten für den Betrieb der Lösung pro Monat

über 1000 €*

*(Die Kosten können je nach Komplexität, Anforderungen stark variieren.)

Wissen eines Unternehmen nachhaltig speichern
Nützliches Wissen von qualifizierten Mitarbeitern mit digitalem Firmenwiki in Pozesse integrieren / Foto von Christina Morillo, pexels
Digitale Lösungsideen mit Stift auf Papier geschrieben
Prototypen, die Lösungsideen für Probleme darstellen, müssen nicht komplex sein: Manchmal reicht eine Skizze auf Papier, um die Funktionalität einer Idee am Nutzer zu testen. / Bild: Estrategy
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