ERP-Anbieter suchen und auswählen

Die IBONIC GmbH ist ein junges Unternehmen mit zwei Mitarbeitern und Sitz in Weiterstadt bei Darmstadt. Das Unternehmen bietet Lösungen für das Metzgerhandwerk sowie die Gastronomie und Spitzenküche an.

„Unser Produkt „EcoBOX“, ein Mehrwegsystem für Metzgereien, stellt neue Herausforderungen an unser existierendes ERP-System. Aktuell können neue Prozesse, welche für den Vertrieb und die Produktion der EcoBOX erforderlich sind, nur unzureichend systemisch abgebildet werden. Gemeinsam digital hat uns geholfen zu verstehen, welche Anforderungen ein neues ERP-System abdecken muss und uns durch die Evaluation von verschiedenen ERP-Anbietern eine Entscheidungsgrundlage für die Auswahl eines neuen ERP-Systems bereitgestellt.“

– Karsten Daugill, Geschäftsführer IBONIC GmbH

Das Produktions- und Vertriebsmodell des Produkts „EcoBOX“ stellen besondere Herausforderungen an das ERP-System. Zentrale Anforderungen sind der Remote-Zugriff des Vertriebsteams über mobile Endgeräte um Angebote direkt beim Kunden zu erstellen oder um den Produktionsprozess direkt anzustoßen. Das aktuelle System ist diesen Herausforderungen nicht ausreichend gewachsen, da es nicht cloud-basiert ist. Auch fehlen benötigte Funktionen und Schnittstellen, wie beispielsweise zum Online-Shop.

Durch fehlende Funktionen und Schnittstellen der aktuellen Software-Lösung können neue Prozesse nicht optimal abgebildet werden. Infolge müssen Angebote, welche mobil beim Kunden erstellt wurden, manuell  in das ERP-System nachgetragen werden. Durch die fehlenden Funktionen entstehen hohe Mehrkosten, die für das Unternehmen nicht tragbar sind. Auch die Kundenberatung leidet darunter, da die Mitarbeiter Angebote nicht direkt beim Kunden erstellen und versenden können.

IBONIC wünscht sich eine Entscheidungsgrundlage zur Auswahl eines neuen, cloud-basierten ERP-Anbieters, dessen Produkt die individuellen Anforderungen von IBONIC gut und skalierbar abbildet.

1. Problemanalyse: _Gemeinsam digital analysiert gemeinsam mit dem Unternehmen die Probleme, welche den Umgang mit dem aktuellen ERP-System prägen. Dabei definiert das Team Prozess- und Aktivitätsthesen.
2. Anforderungserhebung: In einem Workshop bespricht das Projektteam die Prozessthesen mit dem Unternehmen und korrigiert diese sofern nötig. Die daraus erarbeiteten Anforderungen hält _Gemeinsam digital in konkreten Anwendungsfällen fest. Use Cases sind beispielsweise die mobile Abfrage des Lagerbestands sowie die Möglichkeit Angebote direkt beim Kunden zu erstellen und an den Kunden zu versenden.
3. Evaluation Software-Anbieter: das Team führt eine Marktrecherche durch und erstellt eine Liste mit potentiellen Lösungsanbietern. Nach einem Abgleich mit den in Schritt 2 herausgearbeiteten Anforderungen wird eine Shortlist der Anbieter erstellt. _Gemeinsam digital kontaktiert die drei Anbieter SAGE, Xentral und weclapp und klärt die Kosten sowie mögliche offene Fragen bezüglich der Funktionalitäten der Software ab.
4. Handlungsempfehlung: Die Ergebnisse der Recherche werden in einer Kosten-Nutzen-Analyse festgehalten und ein favorisierter Anbieter für die Umsetzung ermittelt.