Das Unternehmen

Die Glück & Franke Fenster Rollladen Technik Vertriebs GmbH aus Berlin-Tempelhof ist seit 35 Jahren im Bereich Fenster, Rolladen, Markisen und Wintergärten tätig und bietet ihren Kunden individualisierte Komplettlösungen aus einer Hand. Das Unternehmen hat 25 Mitarbeiter.

„Digitalisierung ist nun für uns kein „Fremdwort“ mehr, sondern unsere Chance, unser Unternehmen für die Zukunft auf sichere Füße zu stellen.“

 

– Carmen Franke, Geschäftsführerin

Die Herausforderung

Durch die hohe Anzahl an analogen Prozessschritten im bisherigen Informationsmanagement, gehen physische Akten und Informationen über den Kunden verloren. Vor allem zwischen Auftragsannahme und Lager können Mitarbeiter dadurch Informationen nicht immer korrekt verarbeiten, wodurch Fehler passieren können.

Die Folge

Besonders in saisonalen Hochzeiten kann das Unternehmen Kundenaufträge durch die zeitintensiven Prozesse nicht effizient bearbeiten.

Der Wunsch

Glück & Franke hat sich bereits Gedanken über die Digitalisierung von Prozessabläufen gemacht, benötigt dafür aber Unterstützung bei der Planung und Umsetzung. Besonders wichtig hierbei ist, dass alle projektrelevanten Dokumente (vor allem die Altakten) in digitaler Form und online zur Verfügung stehen. Diese sollen Mitarbeiter jederzeit, auch von mobilen Endgeräten, einsehen und (rechteabhängig) bearbeiten können. Dabei gilt es zu klären, wie bestimmte Logiken aussehen können, die entscheiden wo und wie welche Dokumente abgespeichert werden bzw. welche Mitarbeiter informiert werden müssen.

Die Vorgehensweise

Im ersten Schritt hat das Team von _Gemeinsam digital die Probleme des Unternehmens mit der bestehenden E-Mail Lösung analysiert und dazu Befragungen und Interviews durchgeführt. So konnten Kriterien für eine zukünftige E-Mail Lösung definiert werden. Auf Grundlage der definierten Anforderungen hat das Team von _Gd verschiedene E-Mail Lösungen bewertet und eine Handlungsempfehlung für die Beschaffung und Integration eines geeigneten Anbieters (Thunderbird) gegeben.

Im Detail führten die Experten folgende Schritte durch:

  1. Prozess-Mapping
  2. Anwenderzentrierte Identifikation von Pain Points gemeinsam mit Anwendern
  3. Erstellen eines Anforderungskataloges für Tool-Anbieter
  4. Gemeinsame Review der von den Tool-Anbietern gebotenen Lösungen mit Anwendern
  5. Auswahl des geeignetsten Anbieters basierend auf Anforderungen und Kostenevaluation

Die Lösung

Das Unternehmen hat im Verlauf des Projekts unterschiedliche E-Mail Lösungen wie Outlook, Thunderbird und Postbox getestet. Dadurch lernten die Mitarbeitenden neue und aktuelle Lösungen kennen, die es ermöglichen besser zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.  Moderne E-Mail-Clients erlauben es eine E-Mail nachzuverfolgen, geben Informationen über die Adressaten und vereinfachen den Schriftverkehr z.B. durch die Nutzung von Templates, integrierter Terminkoordination oder der Verwaltung verschiedener Verteiler.

Carmen Franke, Geschäftsführerin
Carmen Franke, Geschäftsführerin
Glück & Franke
Bedarfsanalyse vor Ort
Bedarfsanalyse vor Ort
E-Mail Lösungen
E-Mail Client Thunderbird

Suchmaschinen-Stichworte für Lösungsanbieter

  • E-Mail Client
  • Prozess Mapping

Art des benötigten Umsetzungspartners/ Dienstleisters

  • IT-Systemhaus

Komplexität bei der Entwicklung und Einführung der Lösung

Gering*

*(Die Komplexität kann je nach Anforderungen, Investitionsbedarf, Schulungsbedarf, etc. der Aufgabenstellung stark variieren.)

Dauer der Einführung

1 Woche

Systemkosten für den Betrieb der Lösung pro Monat

50€*

*(Die Kosten können je nach Komplexität, Anforderungen stark variieren.)

Dauer der Einführung

1 Woche*

Projektlaufzeit

Q4-2018 bis Q2-2019

Methoden

Beteiligte

Das Unternehmen

Glück & Franke Fenster Rollladen Technik Vertriebs GmbH
Adresse: Tempelhofer Damm 54, 12101 Berlin
Web: https://www.glueck-franke.de/
Branche: Handwerk

Ansprechpartner: Dipl. Bau-Ing Carmen Franke
Mail: cfranke@glueck-franke.de

Der Projektumsetzer

eStrategy Consulting GmbH
Bergstraße 22
10115 Berlin
Web: https://www.estrategy-consulting.de/

Herr Cliff Pfefferkorn
Mail: cpfefferkorn@estrategy-consulting.de

Kontaktieren Sie uns.

Bei Fragen und Anmerkungen helfen wir Ihnen gerne weiter. Schreiben Sie uns!

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