Das Unternehmen

Die Sanct Georg Apotheken aus Leipzig bieten verschiedene Services im Gesundheitsbereich an und möchten diese erweitern. Ziel ist eine erweiterte Beratung hinsichtlich Gesundheitsfragen und Prävention. Aktuell beschäftigen die Apotheken 40 Mitarbeiter.

Für die Vielzahl unserer Dokumente benötigen wir  ein Dokumentenmanagementsystem. Zum einen erleichtert uns das die Erfüllung unserer täglichen Aufgaben, zum anderen stellen wir darüber aber auch sicher, dass wir alle rechtlichen Vorgaben einhalten. Das ist nicht nur für uns intern extrem wichtig, es garantiert uns auch das Vertrauen unserer Kunden und trägt damit merklich zur Kundenbindung bei.

— Benjamin Bernert, stell. Apothekenleiter Georg Apotheke

Die Herausforderung

Die Apotheke führt eine Vielzahl von Dokumenten mit personenbezogenen, hochsensiblen Daten. Diese Dokumente müssen mit einer Versionsverwaltung versehen sein, so dass jederzeit sichergestellt ist, dass mit der aktuellsten Version gearbeitet wird. Sie müssen außerdem revisionssicher archiviert werden, wobei der Zugriff auf die Dokumente zu jeder Zeit von jedem Ort aus möglich sein muss. Grundlage dafür bildet ein Rollen- und Berechtigungskonzept.

Lösung

Einführung einer Dokumentenmanagement-Lösung (DMS) mit der Möglichkeit:

  • Papierbelege zu scannen
  • Texte zu erkennen (OCR)
  • Kopf- und Positionsdaten zu klassifizieren und indexieren
  • Algorithmen zur Einordnung in einen digitalen Aktenplan zu definieren
  • Dokumente zu archivieren

Vorgehensweise

  • IST-Analyse der bestehenden Dokumente
  • Aufnahme und Formulierung der Anforderungen an ein Dokumentenmanagementsystem
  • Erstellen eine Lasten- bzw. Pflichtenheftes
  • Vorbereiten einer Bewertungsmatrix für Angebote
  • Einholen von Angeboten, Bewertung, Entscheidung

Ergebnis

  • Signifikante Zeiteinsparung (Mitarbeiter stehen für andere Tätigkeiten zur Verfügung)
  • Signifikante Kosteneinsparung
  • Steigerung der Zufriedenheit der Mitarbeiter
  • Revisionssichere Dokumentenverwaltung
  • Einhaltung der Regeln und Vorschriften der DGSVO

Suchmaschinen-Stichworte für Lösungsanbieter

  • Dokumentenmanagement
  • Archivierung
  • Digitale Akte

Art des benötigten Umsetzungspartners/ Dienstleisters

  • Externer IT-Dienstleister mit detailliertem Know-how hinsichtlich der Konzeption und der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bzw. eines Content Management Systems (CMS).

Komplexität bei der Entwicklung und Einführung der Lösung

Hoch*

*(Die Komplexität kann je nach Anforderungen, Investitionsbedarf, Schulungsbedarf, etc. der Aufgabenstellung stark variieren.)

Dauer der Einführung

6-9 Monate

Systemkosten für den Betrieb der Lösung pro Monat

unter 50 €*

*(Die Kosten können je nach Komplexität, Anforderungen stark variieren.)

Teillösung aus dem Praxisprojekt „Modernes Apothekenmanagement

Quelle: Visionico GmbH & Co.KG
Quelle: Visionico GmbH & Co.KG
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