Das Unternehmen

Effizienteres Dokumentenmanagement mit Künstlicher Intelligenz? Eine Geschäftsidee auf dem Prüfstand.

Die Feeeel UG berät im Bereich Projekt-, Prozess- und Vertriebsmanagement, wozu oft auch Digitalisierungsprozesse gehören. Es arbeitet bewusst interdisziplinär, um KMU bei  verschiedensten Problemstellungen zu unterstützen. Dazu gehören beispielsweise Interim-Management, Restrukturierung und Kostenreduzierung.

Wir sehen in der KI einen wichtigen Zukunftsbereich und haben durch das Projekt neben einer genauen Vorstellung von KI auch konkrete Anwendungsfälle und Partner in diesem Bereich ausgemacht.

 

– Jan Ziemann, Geschäftsführer FEEEEL UG

Die Herausforderung

Das Dienstleistungsportfolio der FEEEEL UG war auf einen zentralen Digitalisierungsschritt bislang nicht zugeschnitten, den die Corona-Krise noch dringlicher machte:

Viele KundInnen mussten Ihre Mitarbeitenden in Kurzarbeit schicken. Andere konnten sich durch Homeoffice-Lösungen umstellen. Doch viele Unternehmen sind in dieser Situation nicht vollständig arbeitsfähig. Ihre bestehenden Arbeitsprozesse sowie Akten, Dokumente und Post sind bislang nicht digital. Dabei es ist wichtiger denn je geworden, ortsunabhängig und digital auf Dokumente zugreifen zu können und Arbeitsunterlagen immer verfügbar zu haben.

Die Ziele

Deshalb feilte die Feeeel UG an einer neuen Geschäftsidee, um ihr Portfolio hinsichtlich dieses Bedarfs auszubauen. Es soll ein digitales Dokumentenmanagement entstehen, welches durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz effizient, kostengünstig und skalierbar ist.

Da die Bestandskunden der UG bislang jedoch auch Klein- und Kleinstunternehmen sind, muss die neue Idee auch eine Lösung beinhalten, wie kleinere Aufträge mit einer geringeren Dokumentenmenge trotzdem kosteneffizient umsetzbar sind. Dafür möchte das Unternehmen mit der lokal ansässigen Werkstatt für behinderte Menschen (WfbM) kooperieren. Je nach anfallender Dokumentenmenge will das Unternehmen die Erkennung und Verwaltung entweder durch MitarbeiterInnen der WfbM oder über das KI-basierte System anbieten.

Die Integration der manuellen und digitalen Dokumentenverwaltung soll die ursprüngliche FEEEEL-Wertschöpfungskette verlängern und ihr Dienstleistungsportfolio ausweiten.

Das Unternehmen möchte darauf fokussieren, das Dokumentenmanagement ihrer KundInnen zu verbessern. Künstliche Intelligenz soll Betriebsdokumente erkennen und kategorisieren.

Im Rahmen des Digitalisierungsprojekts soll _Gemeinsam digital die Umsetzungsfähigkeit dieser zusätzlichen Leistung und des kombinierten Modells aus manueller und digitaler Bearbeitung prüfen.

Ebenso soll untersucht werden, wie eine Kooperation mit entsprechenden KI-Anbietern aussehen könnte.

Die Vorgehensweise

1. Wissensaufbau
Im ersten Schritt unterstützen die ExpertInnen von _Gemeinsam digital das Unternehmen dabei, ein Verständnis von Künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen zu gewinnen. Im Zentrum stand dabei die Frage, welche potentiellen Anwendungsfälle für die FEEEEL UG relevant und umsetzbar sind. Gleichzeitig erhielt das Unternehmens wichtiges Hintergrundwissen darüber, wie es KI-basierte Geschäftsmodelle entwickeln kann.

2. PESTEL-Analyse
Anschließend untersuchte das Projektteam den aktuellen Branchenmarkt sowie die Risiken und Herausforderungen für das angestrebte Geschäftsmodell. Dabei kam die sogenannte PESTEL-Analyse zum Einsatz. Mit dieser konnte das Team politische, ökonomische, soziale, technologische und rechtliche Einflussfaktoren beleuchten. Außerdem dient die Analyse dazu, eine gezielte Ansprache von potenziellen Kooperationspartnern und KundInnen vorzubereiten. Im Anschluss besuchten FEEEEL und _Gemeinsam digital eine Werkstatt für behinderte Menschen, die für eine potentielle Projektpartnerschaft infrage kommt. Somit wurden erste Rahmenbedingungen abgesteckt.

3. Interviews
Im nächsten Schritt führte das Team Interviews mit verschiedenen Gruppen durch: ZielkundInnen aus dem B2B-Bereich erklärten ihre Bedarfe für die zeitgemäße digitale Dokumentenverarbeitung: Welche Art und Qualität von Daten fallen an? Welche Dienstleistungen wünschen sich KMU? Wo liegen die großen Herausforderungen? Anhand der gesammelten Antworten konnte die FEEEEL UG mit _Gemeinsam digital einen konkreten KI-Anwendungsfall erarbeiten, der auf die genannten Kundenwünsche eingeht. Um die Umsetzbarkeit und Effizienz der konzipierten Lösung zu überprüfen, ging das Projektteam anschließend in einen Erfahrungsaustausch mit KI-ExpertInnen aus dem Bereich des intelligenten Dokumentenmanagements.

4. Handlungsempfehlungen

Im Ergebnis konnten die Mitarbeitenden von _Gemeinsam digital zentrale Handlungsanweisungen herausarbeiten, mit denen das Unternehmen nun in die Umsetzung gehen kann. Dabei empfahl das Kompetenzzentrum auch potentielle Netzwerkpartner und gab Impulse für die Bildung eines KI-Wertschöpfungsnetzwerks.

Bildmarke Feeeel UG
Jan Ziemann GF Feeeel UG
Digitale Dokumente

Projektlaufzeit

Q2-2020 bis Q1-2021

Methoden

  • Zielkunden-Interviews
  • Experten-Interviews
  • PESTEL-Analyse

Die Lösungen

Erfolgsgrundlagen durch Experteninterviews ermitteln

Für die Entwicklung eines neuen Geschäftsmodells empfiehlt das Projektteam dem Unternehmen die Kollaboration mit einem KI-Anbieter. Für solch eine Zusammenarbeit sind geteilte Daten und KI-Methoden grundlegend. Um zu einem konkreten Fallszenario zu gelangen, analysierte das Projektteam, welche wichtigen Bedingungen und Handlungsspielräume für die Geschäftsidee wichtig sind.

In den Interviews mit KI-Anbietern konnte das Team herausfinden, welche Leistungen im Kontext von KI und Texterkennung denkbar sind:

  • Vollständig automatisierte Analyse
  • Strukturelle und inhaltliche Explikation
  • Semantische Suche
  • Individualität der Lösungen

Außerdem stimmte das Projektteam Grundlagen bezogen auf Texterkennungsqualität, benutzerfreundliche Fehlerkorrektur und Datensicherheit mit den KI-Anbietern ab.

Die Experten-Interviews lieferten auch Hinweise auf verschiedene Anforderungen im Bereich des Datenschutzes, darunter Information zu

  • geltenden Datenschutzbestimmungen
  • Datenverarbeitung in deutschen Rechenzentren
  • Datenzugang und Datenhoheit

Auch die Hürden einer Zusammenarbeit zwischen KI-Anbietern, KMU und der FEEEEL UG kamen zur Sprache. Dabei spielt die Bereitschaft zum Datenteilen eine besonders wichtige Rolle. Denn die benötigte Datenmenge und -qualität bildet die Basis für den Kooperationserfolg zwischen Anbieter und Startup.

Neben den KI-Anbietern kamen auch potentielle Kundenunternehmen aus dem B2B-Bereich zur Sprache. Sie gaben Hinweise z.B. in Bezug auf Dokumentformate und Texterkennung. Durch diese Informationen konnte die Entwicklung eines Anwendungsfall angereichert werden.

Abgerundet wurde das Projekt durch ein Geschäftsmodellzielbild zur Auswahl der Kooperationspartner. Dieses entstand auf Basis der Ergebnisse und Handlungsempfehlungen. In weiteren Schritten wäre für das Unternehmen ein Proof of Concept anzuraten, um Ergebnisse aus den Interviews zu validieren. Auf diesem Wege kann das Unternehmen auch offenlegen, welche Leistung durch die KI-Integration in dem Anwendungsfall zu erwarten ist. Mit dem Proof of Concept erhält FEEEEL eine solide Entscheidungsgrundlage.

Bereits zu Projektende zeigte sich jedoch, dass der Einsatz von KI gegenüber einem rein manuellen Dokumentenerkennungsprozesses enorme Effizienzvorteile verspricht. Die weiteren Schritte zur Ausweitung des Produktportfolios im Bereich der Digitalisierungsberatung geht das Unternehmen 2021 an.

Details

Suchmaschinen-Stichworte für Lösungsanbieter

path2ai GmbH, CIB software GmbH, Ceyoniq Technology GmbH, Evy Solutions GmbH, We-Do.ai GmbH

Art des benötigten Umsetzungspartners/ Dienstleisters

Serviceanbieter Datenmanagement, Intelligente Dokumentenerkennung

Komplexität bei der Entwicklung & Einführung der Lösung

Hoch*

*Hinweis: Die Komplexität kann je nach Anforderungen, Investitionsbedarf, Schulungsbedarf, etc. der Aufgabenstellung stark variieren

Dauer der Einführung

6 Monate

Systemkosten für den Betrieb der Lösung pro Monat

unter 1000 €

Investitionskosten für die Lösung

ohne

Beteiligte

Das Unternehmen

FEEEEL UG

Adresse: Ostlandstraße 12

28790 Schwanewede

Telefon: +49 4209 6910336

Mobil: +49 176 29245786

Fax: +49 4209 1849996

Web: www.feeeel.de

Der Projektumsetzer

Alexander von Humboldt Institut für Internet und Gesellschaft (HIIG)

Französische Strasse 9, 10117 Berlin

Web: www.hiig.de

Ansprechpartnerin:

Annika Ulich (Projektmanagerin, wissenschaftliche Mitarbeiterin)

Mail: annika.ulich@hiig.de

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