Das Unternehmen

Munschek Process Consulting berät ihre KundInnen seit über 20 Jahren in der Planung und Realisierung von Fabriken im Bereich Kunststoff- und Metallverarbeitung. Die Unternehmensberatung sitzt in Nordrhein-Westfalen und hat 30 Mitarbeitende.

Die derzeitige Auswertung von Projektcontrolling-Daten ist aufgrund von manueller und repetitiver Aggregation, sehr aufwändig. _Gemeinsam digital hat uns dabei geholfen ein Konzept zur Aufwandsreduktion der Datenauswertung zu erstellen und Umsetzungsoptionen des Konzepts zu evaluieren.

– Lena Munschek, GF MPC Munschek Process Consulting GmbH

Die Herausforderung

Die 30 Mitarbeitenden der Munschek GmbH führen pro Jahr insgesamt circa 20 Projekte durch. Bisher erfassen und werten Sie Kapazitätsplanungen für Projekte, sowie Projektaufwände und -budgets in Excel aus. Dafür müssen sie sehr kleinteilig und repetitiv zwischen Excel-Dateien hin und her kopieren.

Deshalb muss jedeR ProjektmanagerIN pro Monat erhebliche Zeit dafür aufwenden, Projektcontrolling-Daten auszuwerten. Da diese Auswertung aber detailiertes Projektwissen erfordert, leisten insbesondere die Projektleitenden die aufwendige Excel-Datenpflege. Das hat zur Folge, dass die Projektleitenden weniger Zeit für die Arbeitsbereiche haben, die den Umsatz des Unternehmens steigern.

Die Ziele

Munschek Process Consulting möchte den Prozess der Erfassung und Auswertung von Projektcontrolling-Daten durch eine digitale Lösung so weit wie möglich automatisieren, sodass die ProjektmanagerInnen mehr Kapazität für die eigentliche, gewinnsteigernde Projektarbeit aufwenden können.

Die Vorgehensweise

  1. Analyse des IST-Zustands:
    1. Eingrenzen und priorisieren der Probleme bei der Erfassung und Auswertung von Projektcontrolling-Daten
    2. Erfassung von Tätigkeitsfeldern und Use Cases für die digitale Lösung
    3. Priorisierung der Bereiche, in denen die meisten zu automatisierenden Aufwände entstehen
  2. Definition des SOLL-Zustands:
    1. Ableitung des Lösungsansatzes: Automatisierung von Kopiervorgängen durch eine einheitliche Strukturierung der Daten entlang des Prozesses der Erfassung und Auswertung der Projektcontrolling-Daten
    2. Ableitung von Anforderungen an eine digitale Lösung
  3. Evaluation von Umsetzungsoptionen
    1. Recherche von Online-Tools und Test gegen die Anforderungen aus 2b)
    2. Erstellung eines Excel-Prototyps und Test gegen die Anforderungen aus 2b)

4. Konsolidierung aller Projektergebnisse

Die Lösung

Indem _Gemeinsam digital die Probleme detailiert herausarbeitete, konnte es mit dem Unternehmen herausfinden, wie dieses den Aufwand im Projektcontrolling reduzieren kann: Es sollte einheitlich strukturierte Rohdaten erzeugen, damit aus ihnen mit minimalem Aufwand alle Projektcontrolling-Outputs erstellt werden können.

Um diese einheitlichen Rohdaten zu erhalten, evaluierte _Gemeinsam digital zwei Möglichkeiten:

1. Option: Erzeugung der Rohdatenstruktur durch ein Online-Tool

2. Option: Erzeugung und Auswertung von einheitlich strukturierten Rohdaten in Excel

1. Online-Tool:

Um die Umsetzbarkeit mit einem Online-Tool herauszufinden, recherchierten die ExpertInnen von _Gemeinsam digital eine Longlist von 100 Online-Tools. Diese verkürzten sie auf acht Shortlist-Kandidaten, indem sie  Anbieter mit ungenügend guten Nutzerbewertungen und unpassenden übergreifenden Rahmenbedingungen ausschlossen. Anschließend testeten sie die erzeugbaren Rohdatenexporte der acht Shortlist-Kandidaten.

Ergebnis: Kein Shortlist-Kandidat kann eine ausreichende Rohdatenstruktur als Export bereitstellen, welche die Erstellung der Projektcontrolling-Outputs ohne zusätzliche Bearbeitungs- und Aggregationsaufwände ermöglicht.

2. Excel:

Das Team erstellte einen Prototyp in Excel zur Vorstrukturierung, Erfassung, Aggregation und Auswertung von Rohdaten. Der Test mit dem Prototyp ergab, dass Excel alle Tätigkeiten im Umgang mit Projektcontrolling-Daten automatisieren oder halbautomatisieren kann.

Doch um die Task-basierte Aggregation zu automatisieren, muss das Unternehmen zunächst den Prozess der Erfassung ändern. Das wiederum erfordert organisatorische Umstellungen.

  • Der erstellte Prototyp ermöglicht, dass …
    • Aufwände automatisch dem Projektplan zugeordnet werden. Dafür wurde vorstrukturiert, wie die Aufwände erfasst werden müssen.
    • manuelle Kopiervorgänge durch das Kopieren von Blöcken vereinfacht und minimiert werden. Die Kopiervorgänge können ebenfalls durch Add-on-Tools für Excel automatisiert werden.
    • Kundennachweise als eine gefilterte Version der Rohdatenstruktur erstellt werden können.
    • Budgetkontrollen durch Summen-Formeln in Excel automatisiert erstellt werden können

Die nächsten Schritte, um diese Lösung einzuführen, sind:

1. Das Unternehmen überprüft und ergänzt zunächst die mit _Gemeinsam digital erstellte Rohdatenstruktur des Prototyps.

2. Es erstellt, ggf. mithilfe eines externen Dienstleisters, die nötigen Excel-Templates, die die Rohdaten erfassen, aggregieren und auswerten.

3. Es testet diese erstellte Excel-Lösung anhand eines neuen Projektes mit einer kleinen Nutzergruppe und für einen Abrechnungsmonat. Ggf. kann es zur Sicherheit paralell auch die alte Erfassung nutzen.

4. Roll-Out: Erkenntnisse aus diesem Test arbeitet das Unternehmen in die neuen Templates ein. Dann stellt es allen Mitarbeitenden die neue Erfassung zur Verfügung. Neue und alte Budgets werden eingefügt.

5. Weiterhin sollten die Verantwortlichen und Mitarbeitenden nach dem Roll-Out aktiv über die Funktionen und die Anwendungsfreundlichkeit reflektieren und ggf. optimieren.  Auch die eigene Arbeitsweise sollte dahingehend geprüft und angepasst werden, z.B. Tätigkeiten im Template vorzudefinieren, damit Excel sie automatisch aggregieren kann.

Wenn diese Excel-Lösungen mit allen Projekten eingeführt ist, reduziert sich der Aufwand durch Automatisierung für alle Beteiligten, so dass die eigentliche Projektarbeit wieder mehr in den Vordergrund treten kann.

Logo Munschek Process Consulting
Lena Munschek, GF MPC Munschek Process Consulting GmbH
Munschek Excel Ad On für Rohdaten

Suchmaschinen-Stichworte für Lösungsanbieter

Microsoft-Excel, Excel-Add-On Automatisierung (Kopierfunktion, bspw. Ablebits)

Art des benötigten Umsetzungspartners/ Dienstleisters

eigenständige Umsetzung

Komplexität bei der Entwicklung und Einführung der Lösung

Gering*

*(Die Komplexität kann je nach Anforderungen, Investitionsbedarf, Schulungsbedarf, etc. der Aufgabenstellung stark variieren.)

Dauer der Einführung

1 Monat

*(Die Kosten können je nach Komplexität, Anforderungen stark variieren.)

Systemkosten für den Betrieb der Lösung pro Monat

ohne

Investitionskosten für die Lösung

unter 1000 €*

*trifft nur zu, falls eine Add-On Software zur Automatisierung von Kopiervorgängen für Excel gewählt wird

Projektlaufzeit

Q3-2020

Methoden

Beteiligte

Das Unternehmen

Unternehmen: MPC Munschek Process Consulting GmbH

Adresse: Wielandstraße 3, 57482 Wenden

Web: www.munschek.com

Branche: Unternehmensberatung

Lena Munschek (Geschäftsführende Gesellschafterin)

Mail: Lena@munschek.com

Der Projektumsetzer

Projektumsetzer: eStrategy Consulting GmbH

Adresse: Bergstraße 22, 10115 Berlin

Web: https://www.estrategy-consulting.de/de/

Ansprechpartner: Herr Cliff Pfefferkorn

Mail: cpfefferkorn@estrategy-consulting.de

Kontaktieren Sie uns.

Bei Fragen und Anmerkungen helfen wir Ihnen gerne weiter. Schreiben Sie uns!

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