Das Unternehmen

Das Architekturbüro Rabeler mit Sitz in Niedersachsen hat 17 Mitarbeiter. Das Unternehmen führt verschiedene, große und kleine Bauprojekte durch. Es betreut diese vom Entwurf über die Planung bis zur Bauleitung und bauphysikalischen Berechnung. Zudem bietet es Altbausanierung und Gebäudeenergieberatung an. Das Architektenbüro arbeitet mit einer fachspezifischen Management- und Controlling Lösung (untermStrich) und zeichnet sich dadurch durch einen relativ hohen Digitalisierungsrad aus. Das hebt das Unternehmen in der Branche eindeutig hervor.

Die Herausforderung

Bauvorhaben bzw. Architektenleistungen muss das Architekturbüro grundsätzlich gemäß HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) dokumentieren und abrechnen. Die HOAI besteht aus insgesamt 9 Leistungsphasen. Im Zuge dieser Leistungsphasen fallen sehr viele Dokumente an (z.B. Pläne, Verträge, Rechnungen etc.). Diese Unterlagen muss das Unternehmen an alle Geschäftspartner (Bauherren, Sub-Unternehmen, Ämter, etc.) verteilen. Dabei muss es sicherstellen, dass es sich jeweils um die aktuelle Version eines Dokumentes handelt.

Lösung

Das Team von _Gemeinsam digital empfiehlt einen zentralen, webbasierten Projektraum. Hier behält man den Überblick über alle Daten und Informationen, wie Pläne, Protokolle, Bilder und Korrespondenzen aus den Projekten des Unternehmens. Interne und externe Projektpartner haben die Möglichkeit, die Daten des Unternehmens in der ihnen vertrauten Struktur zu finden und abzulegen. Die Zahl der gleichzeitigen Nutzer auf der Plattform sowie der notwendige Webspace kann bei Bedarf entsprechend angepasst werden.

Als mögliche Cloud-Plattformen bieten sich hier beispielsweise Microsoft Teams oder Dokspace an, wobei es noch weitere Anbieter gibt.

Das Unternehmen würde gern die Software-Lösung Dokspace einführen.  Microsoft Teams ist im Fall des Architekturbüros eher nicht geeignet,  da das Büro innerhalb seiner Projekte mit Dokumenten hantiert, die sehr viel Speicherplatz benötigen. Dadurch kann die Nutzung dieses Anbieters schnell sehr teuer werden.

Vorgehensweise

Das Team von _Gemeinsam digital sichtete und analysierte zunächst die Dokumente, die innerhalb eines typischen Projektes des Architekturbüros entstehen. Auf dieser Grundlage führte es eine Marktrecherche und Evaluation für eine Multiprojekt-Plattform durch.

Folgende Schritte empfiehlt _Gemeinsam digital dem Architekturbüro vor Erwerb einer umfänglichen Software:

  • In direkten Austausch mit dem Anbieter treten: Bestenfalls sollte der Software-Anbieter die Funktionsweise der Software zunächst in einem persönlichen Termin vorstellen
  • Testen: Die Software in einer sicheren Umgebung testen, zum Beispiel anhand eines abgeschlossenen Projektes. Es empfiehlt, neue Software, wie Dokspace nie an laufenden Projekten und aktiven Dokumenten zu testen. Idealerweise gibt es eine abgegrenzte Testumgebung. Die Testmöglichkeit wird leider nicht von jedem Anbieter angeboten, sollte aber erfragt werden.
  • Projektbeteiligte aktiv einbeziehen: Wichtige Vorraussetzung für die erfolgreiche Nutzung einer solchen Cloud-Plattform ist, mit den Projektbeteiligten zu klären, ob diese ebenso bereit sind, mit und in der neuen Software zu arbeiten. So müssen alle zum Beispiel Namenskonventionen einhalten, da sonst die Dokumentablage nicht funktioniert. Denn ist das nicht der Fall, kann es schnell passieren, das die angeschaffte Cloud-Plattform durch unterschiedliche Bearbeitung der Beteiligten zu Mehraufwand führt.

Ergebnis

Dem Architekturbüro wurden die Cloud-Plattform Dokspace und eine Erweiterung von untermStrich nach Rücksprache mit diesen Anbietern empfohlen.

Durch einen zentralen Projektraum in der Cloud, ist im Idealfall gewährleistet, dass alle immer Zugriff auf die aktuellsten Dokumente haben und Informationen nicht verloren gehen. Aufwändige Abstimmugs- und Kontrollmechanismen entfallen. Die Dokumentation und Kommunikation mit den Projektpartnern ist dann so optimiert, dass die Mitarbeitetenden des Architekturbüros sich mehr auf die eigentlichen Inhalte der Projekte konzentrieren können.

Suchmaschinen-Stichworte für Lösungsanbieter

  • Multiprojekt Plattform
  • Dokumentenmanagement
  • Bautagebuch

Art des benötigten Umsetzungspartners/ Dienstleisters

Hersteller fachspezifischer Software (z.B. Dokspace) und evtl. einen externen Dienstleister zur Einführungsunterstützung.

Komplexität bei der Entwicklung und Einführung der Lösung

Mittel*

*(Die Komplexität kann je nach Anforderungen, Investitionsbedarf, Schulungsbedarf, etc. der Aufgabenstellung stark variieren.)

Dauer der Einführung

6 Monate

Systemkosten für den Betrieb der Lösung pro Monat

unter 1000€*

*(Die Kosten können je nach Komplexität, Anforderungen stark variieren.)

Logo des Unternehmens
Lösungsbild Rabeler Projektraum Cloud
Dokumentenablage in der Cloud
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