Prozesse und Angebotserstellung optimieren

Die parson AG ist ein Dienstleistungsunternehmen für technische Kommunikation und Dokumentationstechnologie in Hamburg und Berlin. Das Unternehmen bietet u.a. technische Schulungen für Ingenieure an. 2006 gegründet, beschäftigt es an zwei Standorten zwanzig Mitarbeiter.

„Wir freuen uns sehr über die Zusammenarbeit mit _Gemeinsam digital. Man bekommt Anstöße, denkt mal in eine andere Richtung und kann externes Know-how einbinden, das so im Unternehmen nicht vorhanden ist. Ohne diese Unterstützung könnten wir unser Digitalisierungsvorhaben nicht in der angestrebten Zeit durchführen“.

-Ulrike Parson, Vorstand parson AG

Die Webseite beschreibt die Leistungen der Firma umfangreich. Aber viel Text schreckt potenzielle Kunden ab. Preise für die einzelnen Leistungen sind auf der Webseite nicht zu finden. Kunden müssen eine Anfrage stellen, auf deren Grundlage die Firma ein individuelles Angebot erstellt. Dabei wiederholen sich die Fragen und Bedürfnisse der Kunden. Insbesondere der Aufwand bei der Angebotserstellung für Schulungen ist hoch.

• Die Mitarbeitenden investieren viel Zeit in die Kundenanfragen. Es ist aufwendig die Angebote immer wieder individuell zu erstellen.
• Dabei wiederholen sich die Kundenwünsche. Die Mitarbeitenden müssen also wiederkehrend ähnliche Anfragen aufwendig abarbeiten.
• Der Aufwand lohnt sich nicht immer oder es muss noch viel nachjustiert werden, denn: Erst nachdem die potenziellen Kunden das Angebot erhalten haben, stellen sie fest, ob das Angebot ihren Bedürfnissen entspricht. Wenn die Interessenten dann abspringen, war viel Aufwand umsonst.

• Das Unternehmen möchte die Prozesse standardisieren.
• Dadurch kann es den Aufwand bei der Angebotserstellung für Schulungen reduzieren.
• Wenn die Produkte und Prozesse standardisiert sind, kann das Unternehmen die Angebotserstellung automatisieren. Dadurch erhalten die Kunden schnelleres Feedback zu ihren Anfragen.
• Den Schulungskonfigurator bzw. Angebotskalkulator will das Unternehmen auf der Webseite platzieren: potenzielle Kunden beantworten Fragen und erhalten anschließend automatisiert ein erstes Angebot.

1. Analyse der internen Prozesse: Wie erstellt das Unternehmen derzeit Angebote? Welche Fragen stellen sie den potentiellen Kunden? Welche Parameter spielen für die Preisgestaltung eine Rolle? Welche Punkte sind ausschlaggebend für das Angebot?
2. Erfassen der Bedürfnisse potenzieller Kunden: Wer recherchiert und bucht Schulungen? Welche Kriterien spielen dabei eine Rolle? Was wird von einem ersten Angebot erwartet?
3. Erarbeiten einer Struktur für den Konfigurator: Welche Form soll der Konfigurator haben? Welche Fragen soll er stellen?
4. Abstimmung der Struktur und der Formulierungen mit dem Unternehmen
5. Konzept für einen Demonstrator: Darauf aufbauend kann das Unternehmen selbständig die Lösung umsetzen.