Das Unternehmen

Die Stratum GmbH hat ihren Sitz in Berlin und agiert im Bereich der Unternehmensberatung mit Spezialisierung auf das Thema Nachhaltigkeit. Neben der Unternehmensberatung werden Seminare und Workshops angeboten. Zusätzlich bietet das 5-köpfige Team seine Seminarräume zur Vermietung an.

Das Digitalisierungsprojekt im Rahmen von _Gemeinsam digital hat uns richtig Mut gemacht, technologisch 5 Jahre nach vorne zu denken. Mit dem Team von _Gemeinsam digital haben wir uns für die Idee, einen Sprachassistenten in die Kundenkommunikation einzubinden, begeistern lassen. Was uns zu Beginn des Projekts noch als große Hürde erschienen ist, betrachten wir jetzt als machbar und perspektivisch in unsere Betriebsabläufe integrierbar. Das war ein Aha-Erlebnis für die Geschäftsführung ebenso wie für die eingebundenen Mitarbeitenden.

 

–  Richard Häusler, Geschäftsführer –

Die Herausforderung

Die Seminarräume können von Interessenten entweder über ein Formular auf der Webseite, den direkten Kontakt via Telefon/E-Mail oder über Vermietungsplattformen wie z.B. SpaceBase.com gebucht werden. Die sehr individuelle Bearbeitung der Anfragen und die Prozessvarianten sorgen dafür, dass kostbare Zeit bis zur Erstellung eines ersten Angebots verloren geht. Zudem gibt es keine Möglichkeit für die potenziellen KundInnen die freien Termine einzusehen. Sie müssen immer eine neue Anfrage stellen, was nicht nutzungsfreundlich ist.

Die Ziele

KundInnen kontaktieren oftmals mehrere Anbieter. Ziel ist es deshalb, mit einer direkten Auskunft zur Verfügbarkeit und dem passenden Angebot, schneller als die Konkurrenz zu sein, um die Aufträge zu erhalten.

Zusätzlich soll der Erfolg erhöht werden, indem die Stratum GmbH den Nutzenden alternative Möglichkeiten zur Seminarraumbuchung und zur direkten Abfrage der freien Termine zur Verfügung stellt.

Die Vorgehensweise

Nach der Auswertung des initialisierenden Fragebogens wurden Interviews mit der Geschäftsführung und verantwortlichen MitarbeiterInnen gehalten. Anschließend wurden eine 360-Gard-Analyse und eine Innovationssession durchgeführt, die durch die Ausarbeitung eines prototypischen Beispiels ergänzt wurde. Alle diese Phasen fanden unter Verwendung von Methoden aus dem Design Thinking statt.

Mithilfe von Design Thinking wurden in einer sogenannten Ideation alternative Lösungen zum Sprachassistenten erarbeitet. Dabei stand in einer ersten Runde lediglich die reine Funktionalität der Lösung im Vordergrund. Erst in einer zweiten Phase wurde auch die Umsetzbarkeit mit einbezogen.

Stratum GmbH
Stratum GmbH
Geschäftsführer der Stratum GmbH
Geschäftsführer der Stratum GmbH, Richard Häusler
Digitalisierungsprojekt Stratum Sprachassistent
Küche Stratum Lounge
Küche Stratum Lounge
Seminarraum Stratumlounge
Seminarraum Stratumlounge

Projektlaufzeit

Q3-2020 bis Q1-2021

Methoden

Die Lösung

Ein Sprachassistenzsystem und die Alternativen

Ein Sprachassistent kann die Seminarraumbuchung vereinfachen und beschleunigen. Positiver Nebeneffekt ist, dass er den KundInnen Technikkompetenz vermittelt.

Jedoch könnten die Kosten für die Einführung eines Sprachassistenten für die Seminarraumbuchung den Nutzen übersteigen. Daher wurden alternative Lösungsansätze ausgearbeitet, die sowohl günstiger als auch einfacher in der Umsetzung möglich sind. Neben der Wirtschaftlichkeit prüfte das _Gd-Team auch die Komplexität und damit verbunden, wie flexibel die Lösung z.B. bei Änderungen im Angebotsportfolio ist.

Alternative Möglichkeiten sind:

  1. Online-Kalender: Eine Verfügbarkeitsauskunft kann dagegen unproblematisch über ein Online-Buchungssystem oder über eine Kalenderansicht auf der Webseite erreicht werden. So können Interessierte frei buchbare Seminarräume direkt einsehen.
  2. Messenger & Social Media: Indem Stratum Messenger oder Social-Media-Kanäle einbindet, ermöglicht es eine weitere Kontaktaufnahme. Eine automatisierte Verfügbarkeit ist damit aber nicht umsetzbar, sondern muss dann über den persönlichen Kontakt abgefragt werden.
  3. Chatbot: Alternativ zum Sprachassistent kann auch ein Chatbot für diese Aufgabe eingesetzt werden. Mit dem Chatbot könnten KundInnen freie Kapazitäten und erste allgemeine Informationen zur Buchung abfragen.  Diese Lösung ist allerdings von den Kosten und dem Aufwand bis zur Inbetriebnahme dem Sprachassistenten sehr ähnlich.
  4. Live-Chat: Ein Live-Chat zu Sprechstundenzeiten bietet eine weitere Alternative zum Chatbot. Der Vorteil ist die einfache Umsetzbarkeit und der schnelle direkte Kontakt. Ein Nachteil bei dieser Lösung sind die damit verbundenen Personalkosten.
Details

Suchmaschinen-Stichworte für Lösungsanbieter

Sprachassistent, Online Terminplanungstool, Chatbot, Messenger

Art des benötigten Umsetzungspartners/ Dienstleisters

IT-Dienstleister

Komplexität bei der Entwicklung & Einführung der Lösung

Mittel*

*Hinweis: Die Komplexität kann je nach Anforderungen, Investitionsbedarf, Schulungsbedarf, etc. der Aufgabenstellung stark variieren

Dauer der Einführung

6 Monate

*Hinweis: Variiert je nach Lösung zwischen 1 bis 6 Monaten.

Systemkosten für den Betrieb der Lösung pro Monat

unter 100 €

Investitionskosten für die Lösung

unter 5000 €

Beteiligte

Das Unternehmen

Stratum GmbH

Adresse: Boxhagener Straße 16,
Alte Pianofabrik, 10245 Berlin

Web: www.stratum-consult.de

Branche: Beratung

Mail: info@stratum-consult.de

Der Projektumsetzer

Institut für Innovations- und Informationsmanagement GmbH

Adresse: Magdeburger Str. 50
14770 Brandenburg an der Havel

Web: www.ifii.eu

Mail: kontakt@ifii.eu

Kontaktieren Sie uns.

Bei Fragen und Anmerkungen helfen wir Ihnen gerne weiter. Schreiben Sie uns!

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