Das Unternehmen

Trans Tour ist ein Kleinstunternehmen mit drei Mitarbeitern in Berlin, das sich als Transportdienstleister in vier weiteren Städten etabliert hat. Gegründet im Jahr 2010, bietet das Unternehmen neben einem Abholservice von allen Berliner Flughäfen auch Städtetouren zu bekannten Touristenattraktionen an. Der Fuhrpark besteht aus zwei Fahrzeugen. Zu den Kunden zählen überwiegend Hotels und Reiseagenturen, die dem Unternehmen englisch- und spanischsprachige Touristen vermitteln.

Die Herausforderung

  • Die bestehende Buchhaltung ist vorwiegend manuell und E-Mail-basiert.
  • Zentrale Daten von Buchungen und Lohn- und Fahrtenkostenabrechnungen werden per Hand in lokalen Excel-Tabellen  abgelegt. Automatisierte Verknüpfungen existieren nicht
  • personelle Ressourcen können nicht effizient eingesetzt werden, da zu viel Zeit für die analogen administrativen Arbeiten investiert werden muss
  • wichtige Informationen gehen teilweise verloren

Lösung

Die Auswahl einer intelligenten, auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmte Rechnungslegungssoftware mit Zugriff auf das Buchungstool und Flottenmanagementsystem.

Vorgehensweise

  • Brainstorming mit dem Geschäftsführer und den Mitarbeitern: Welche Anforderungen muss die Software erfüllen? Auf welche Funktionen muss geachtet werden
  • Analyse der Auswirkungen verschiedener Softwarelösungen auf alle Nutzergruppen
  • Analyse der Funktionalitäten der neuen Software-Lösung
  • Auswahl einer nutzerzentrierten Softwarelösung

Ergebnis

Der Geschäftsführer kann nun in Echtzeit alle Daten zu aktuellen Buchungen aufrufen und Rechnungen mit nur  wenigen Klicks erstellen. Gleichzeitig wird die Lohnabrechnung vereinfacht, da die Fahrtrouten und -zeiten automatisiert in die Software eingespeist werden.

Suchmaschinen-Stichworte für Lösungsanbieter

  • Rechnungslegung
  • Auftragserfassung
  • Buchungstool

Art des benötigten Umsetzungspartners/ Dienstleisters

Eigene Umsetzung

Komplexität bei der Entwicklung und Einführung der Lösung

Gering*

*(Die Komplexität kann je nach Anforderungen, Investitionsbedarf, Schulungsbedarf, etc. der Aufgabenstellung stark variieren.)

Dauer der Einführung

1 Woche

Systemkosten für den Betrieb der Lösung pro Monat

Ohne

*(Die Kosten können je nach Komplexität, Anforderungen stark variieren.)

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