Zu Beginn der Corona-Pandemie im Frühjahr mussten viele Unternehmen und Organisationen improvisieren, um zu ermöglichen, dass ihre Mitarbeitenden von zuhause aus arbeiten konnten. Zum Glück gibt es am Markt zahlreiche leicht verfügbare Kollaborations-Tools für Chat, Video, Telefonkonferenzen etc., auf die die Unternehmen zurückgreifen konnten.

Dieser spontane Einsatz kurzfristig verfügbarer Tools sorgte zwar dafür, dass Mitarbeitende – meist mit ihren privaten PCs oder Laptops – ein arbeitsfähiges Homeoffice einrichten konnten. Gleichzeitig entstand damit aber vielfach auch ein unsystematischer Wildwuchs an Apps und Systemen, die vorher in vielen Fällen nicht auf potenzielle Sicherheitslücken für Unternehmens-IT und Datensicherheit überprüft werden konnten.

Social Intranet für remote Teams

Langfristiges Konzept für Homeoffice & Co. entwickeln

Gleichzeitig hat die Arbeit aus dem Homeoffice vielen Unternehmen, ihren Mitarbeitenden und Teams aber auch gezeigt, dass Zusammenarbeit auch remote funktioniert und welche Vorteile es hat, wenn mobile digitale Arbeitsplätze verfügbar sind und flexibel genutzt werden können. Unternehmen, die mit ihren Teams zukünftig weiter von diesen Vorteilen profitieren wollen, müssen nun ihre kurzfristig installierte Tool-Landschaft überprüfen und ein langfristig tragfähiges und sicheres IT-Konzept für Remote Work entwickeln. Ein modernes Social Intranet stellt dafür einen leistungsfähigen Rahmen bereit.

Social Intranet statt Intranet 1.0

Anders als noch die Intranets der ersten Generation, die nur eine hierarchische Top-down-Kommunikation abbildeten, bieten moderne Social Intranets ähnliche Funktionen, wie Mitarbeitende sie von anderen Social-Media-Plattformen kennen. Das trägt auch im Intranet eines Unternehmens dazu bei, dass netzwerkartige Kommunikationsstrukturen entstehen: Informationen und Neuigkeiten können zielgruppenspezifisch verteilt werden – beispielsweise nach Aufgabengebieten, Abteilungszugehörigkeiten oder Standorten. So erhalten nur Personengruppen eine Nachricht, für die die Information wichtig ist, andere werden nicht damit abgelenkt oder belästigt.

Follow Your Team!

Für persönliche Relevanz und damit Akzeptanz sorgt auch die Option, aktiv bestimmte Nachrichten- und Informationskanäle abonnieren zu können. Das macht Spaß, fördert die teamübergreifende Identifikation, die Vernetzung und die kollaborative Zusammenarbeit an gemeinsamen Inhalten.

Wissen speichern und diskutieren

Um gemeinsam an Projekten zu arbeiten, ist ein zentrales Content- und Wissenszentrum hilfreich wie Unternehmens-Wikis sie bieten. Ihre Vorteile sind bekannt: Zentralisierung von Informationen, Auflösung von Wissensinseln, aktuellere Inhalte, umfangreichere Dokumentation, bessere Auffindbarkeit, weniger interne Mails, weniger Meetings etc. Für echte Diskussionen und Feedback-Schleifen bieten moderne Intranet-Lösungen in diesem Zusammenhang Kommentarfunktionen, interne Blogs oder auch Microblogging-Features.

Integrator statt All-in-One-Lösung

Ein gutes Social Intranet muss dabei keineswegs alle erdenklichen Funktionen, wie beispielsweise Gruppenchats, Videomeetings oder Aufgabenmanagement, selbst anbieten. Es sollte stattdessen vielmehr andere Tools über standardisierte Schnittstellen sinnvoll integrieren, so dass Unternehmen ihr Toolset danach auswählen können, was am besten zu ihnen passt – zu ihrer eigenen Kultur von Führung, von Team-Kollaboration und Arbeitsorganisation.

Führung und Zusammenarbeit in Teams

Das improvisierte Homeoffice hat vielen Unternehmen die Perspektive dafür geöffnet, wie Zusammenarbeit abseits des Gewohnten aussehen könnte. Sie erfordert – neben einer sicheren IT-Umgebung – häufig auch eine neue Ausrichtung von Führung und Kollaboration. Statt zentraler Steuerung und Aufgabenverteilung sind agile selbstorganisierende Teams gefragt. Sie können nicht nur auf aktuelle Krisenlagen besser reagieren, sondern stellen das Unternehmen auch für künftige Herausforderungen robuster auf. Social Intranets können dafür ihr digitaler Heimathafen sein.

Text: Martin Seibert
Redaktion: Julian Koller

Der Autor

Profilfoto Seibert Martin

Martin Seibert ist Autor von „Das Social Intranet“ und Geschäftsführer der Seibert Media GmbH.

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