Fast alle neuen Software-Lösungen sind cloudbasiert. Das heißt, die Daten der Kundschaft befinden sich in gesicherten Rechenzentren. Selbst bei Ausfall kann auf ein anderes Rechenzentrum umgeschaltet werden und die regelmäßige Datensicherung – in der Regel einmal pro Stunde – ist ein großer Vorteil gegenüber dem heimischen PC oder Laptop. Der heimische PC oder Laptop kann ausfallen, installierte Software nur schwer auf einen Anderen überspielt werden oder die Daten sind komplett weg bei Absturz. Cloudbasierte Lösungen hingegen sind von jedem PC, Laptop, Tablet oder Mobiltelefon mit Internetzugang – natürlich passwortgeschützt – jederzeit zu erreichen und Datenverluste praktisch unmöglich. Wir geben Ihnen Tipps für die Software-Auswahl.

So finden Handwerksbetriebe die richtige Software: Tipps für die Auswahl
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Überall erreichbar: Die Vorteile von Cloudbasierter Software

Die Software und damit die Daten sind also von überall aus erreichbar, ob auf der Baustelle oder im Urlaub. Dadurch können Informationen ohne Schnittstellen verarbeitet werden. Die Software ist “mobil”, immer einsatzbereit und wartet nicht im heimischen Büro.

Dies hat viele Vorteile:

  1. Informationen werden schneller gespeichert und weitergegeben
  2. Informationen in Papierform gehen nicht verloren bzw. es können Fotos direkt an der richtigen Stelle gespeichert werden beispielsweise am Aufmaß oder im Projekt
  3. Kunden können vor Ort ihr Abnahmeprotokoll auf dem Tablet digital unterzeichnen. Diese Punkte führen dazu, dass der Erstellungsprozess von Dokumenten schneller, fehlerfrei und einfacher durchzuführen ist.

Beachten Sie bei der Auswahl der passenden Software für Ihr Unternehmen folgende Tipps:

Tipp 1: Updates und kurzfristiger Support als Bedingung

Ein wichtiger Baustein bei der Softwareauswahl ist der Support. Vor der Anschaffung sollten Sie unbedingt folgende Fragen klären:

  • Wie und wann erhalte ich Unterstützung bei Fragen zur Software?
  • Wie oft wird es Updates geben und wie werden diese eingespielt?
  • Wie werde ich über mögliche Änderungen der Software informiert?
Achten Sie darauf, dass Ihnen ein persönlicher Ansprechpartner zugesichert wird. Einige Anwendungen im niedrigen Preissegment bieten dies in der Basisversion nicht an.

Ein anschauliches Beispiel dafür, welchen Vorteil regelmäßige Updates bieten, ist die aktuelle Senkung der Mehrwertsteuer:
Bei cloudbasierten Lösungen erfolgt diese Änderung ganz automatisch. In lokalen Programmen müssen diese Anpassungen hingegen vom Anwender aufwendig ausgeführt werden.

Müssen Updates kompliziert eingespielt werden oder ist die Software kompliziert in der Anwendung, ist guter Support unabdingbar. Ebenso wichtig ist daher auch die Frage: Wie intuitiv ist die Software gestaltet?

Tipp 2: Intuitive Bedienung und Tutorials

Gute Programme:

  • sind einfach zu verstehen
  • haben eine benutzerfreundliche Oberfläche und
  • führen die NutzerInnen schnell und ohne Anleitung zu ihrem gewünschten Ergebnis.

Moderne Hersteller bieten außerdem Tutorials, Lernvideos und Wizards an. Tutorials und Lernvideos sind leicht nachzuvollziehen, lassen sich mehrfach ansehen und erhöhen damit den reibungslosen Einstieg in eine neue Software oder in neue Funktionalitäten. Wizards führen die Nutzenden schrittweise durch das Programm bzw. die Funktionalitäten wie etwa eine Angebotserstellung. Dadurch lernen die AnwenderInnen erste Schritte und gewinnen Vertrauen in die neue Umgebung.

Tipp 3: Informationen müssen nur einmal erfasst werden

Weiterhin lässt sich gute Software daran erkennen, dass sie Daten durchgängig und logisch verarbeitet.

Das beutetet konkret:

Informationen werden nur einmal dort erfasst, wo sie entstehen und dann überall dort zur Verfügung gestellt, wo sie benötigt werden.

Beispielsweise sollte ein Leistungstext mit einer Kalkulation nur einmal erstellt und anschließend – ohne zusätzlichen Aufwand – fortlaufend verwendet werden. So sind die Leistungstexte und die dazugehörige Kalkulation ebenfalls im Angebot, Auftrag, Rechnung und in der Nachkalkulation verfügbar. Ist die Zeiterfassung integriert, laufen die Zeiten, bewertet mit dem Stundenlohn der Mitarbeitenden, automatisch in die Nachkalkulation. Diese bereits erfassten Arbeitszeiten sollten auch als Export für die Lohnbuchhaltung zur Verfügung stehen.

Tipp 4: Vorsicht bei Insellösungen 

Bilder im Telefon, Dateien auf dem Computer, Angebote in Software 1 und Zeiterfassung in Software 2. Hier sind Ihre MitarbeiterInnen viel damit beschäftigt zu suchen, wo die benötigte Information zu finden sind. Kopieren und einfügen von Informationen zwischen verschiedenen Anwendungen ist fehleranfällig und keine Tätigkeit, der man im Jahr 2020 noch nachgehen sollte.

So finden Handwerksbetriebe die richtige Software: Tipps für die Auswahl

Fazit: Vor der Software-Auswahl gut Informieren

Software unterstützt dabei, Prozesse zu digitalisieren und zu vereinfachen. Früher wurden Bilder auf dem Handy gespeichert und anschließend im Büro manuell übertragen. Oder es wurden Aufmaße auf der Baustelle in Papierform aufgenommen und anschließend im Büro abgetippt.

Mit moderner Software lassen sich diese Prozesse stark vereinfachen, beschleunigen und Fehler vermeiden. Aufmaße können direkt per App auf dem Mobiltelefon oder Tablet aufgenommen werden und an das entsprechende Projekt gehangen werden. Mit Hilfe der Cloud sind die Daten dann direkt im Büro verfügbar.  Erhalten Kundinnen und Kunden innerhalb weniger Stunden das Angebot, macht das einen sehr guten Eindruck.

Dafür sind keine Hürden zu nehmen, in der Regel sind die Lösungen sogar weniger kostenintensiv, da sie keine aufwendige Installation benötigen.

Durch anwendungsfreundliches Design, Lernvideos und Wizards wird der Ein-bzw. Umstieg einfach gemacht. Zudem bieten viele Lösungen den Export aus der bestehenden Software in das neue Programm. Eine gute Software zu bedienen, lernt man so schnell wie ein neues Mobiltelefon einzurichten.

Autor: Raban Luhmer
Redaktion: Christel Schmuck 

Der Autor:

Raban Luhmer

Raban Luhmer ist Experte für Softwarelösungen im Handwerk:
„Ich arbeite daran, dass sich Unternehmer im Handwerk auf ihre Leidenschaft konzentrieren können: Projekte mit ihren Kunden umzusetzen. Dabei helfen moderne, digitale Prozesse.“

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