Mittelständische Firmen geraten immer wieder in Seenot, wenn es darum geht, Geschäftsprozesse zu digitalisieren und bei Neuentwicklungen stets up-to-date zu bleiben. Doch wie gelingt es, Software so clever auszuwählen, dass sie Mitarbeitende erfolgsbringend und innovativ einsetzen?

Am Markt gibt es bereits smarte Methoden für zeitsparende Auswahlprozesse von Business Applikationen. Erfahren Sie, wie Sie mit Drehbüchern ideale Software-Partner finden.

Wie Sie die passende Software nach Drehbuch auswählen

Entscheidende Ziele bei der Suche nach neuer Software

Planen Sie, neue Business Applikationen wie ERP- oder CRM-Systeme in Ihre Firma zu integrieren? Dann verzichten Sie besser auf Allrounder-Lösungen. Picken Sie sich die Rosinen heraus und greifen Sie zu Software, die spezielle Anforderungen Ihrer Geschäftsprozesse abdeckt.

Tipp:

Damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zeit- und ortsunabhängig arbeiten können, sollten diese auch immer mobil verfügbar sein! Zielen Sie zudem auf die Einrichtung sicherer Cloud-Lösungen ab, damit Sie mit externen Partnern problemlos Daten tauschen können.

Behalten Sie bei der Software Auswahl folgende Ziele im Blick:

  • Mobile & Cloud first
  • Vermeiden Sie Software-Komplett-Pakete: Wählen Sie die beste Software je nach Anwendungsbereich
  • Standardisierung: Neue Software sollte zu 80 % standardisiert und zu 20 % individuell geprägt sein
  • Schaffen Sie Plattformen für Innovationen

Adieu zu langwierigen Ausschreibungen und „long lists“!

Wie findet man in kurzer Zeit passende Software-Partner, die bei möglichst geringen Kosten und Risiken Firmen auf dem Weg zum Erfolg begleiten? Indem Sie eine „short list“ erstellen! Wenn Sie keine gesetzlichen Ausschreibungspflichten erfüllen müssen, können Sie so vorgehen:

  • Nehmen Sie eine smarte Abkürzung und begrenzen Sie die Suche von Anfang an auf 3 bis maximal 5 Software-Anbieter.
  • Sprechen Sie mit Personen, die Praxiserfahrungen haben und die Plattform-Anforderungen kennen.
  • Suchen Sie frühzeitig das offene Gespräch mit potenziellen Anbietern.
Sie wollen sich von einem IT-Dienstleister helfen lassen?

Unsere Checkliste „Den richtigen IT-Dienstleister finden“ zeigt Ihnen, worauf Sie dabei achten müssen.

Sobald Sie den Markt gescannt haben und die Anbieter-Auswahl feststeht, erstellen Sie ein Drehbuch. Überspringen Sie dabei den üblichen Weg umfassender Dokumentationen. Natürlich ist es im Prozessmanagement sinnvoll, Prozesse zu dokumentieren, aber gehen Sie hier möglichst frei heran.

Hier finden Sie Ihre Anleitung zur Softwareauswahl nach Drehbuch

Ein bisschen Hollywood – das Drehbuch

Das Drehbuch ist die Basis für die objektive Vergleichbarkeit der Anbieter, welches konkrete Geschäftsprozesse beschreibt. Bilden Sie hierzu ein Projektteam mit allen beteiligten MitarbeiterInnen, um sich den nötigen Input einzuholen.

  • Protagonisten:  Beschreiben Sie zuerst die Herausforderungen und Bedürfnisse an die neue Software mit fiktiven Persona-Steckbriefen. Hier können Sie auf folgende Fragen eingehen: Was möchte die Persona (z. B. Mitarbeitende aus der Buchhaltung) mit der Software erreichen? Welche Probleme könnten auftreten? Wie gut kann die Persona mit neuer Technik umgehen?
  • Szenenbild: Bilden Sie hier möglichst genau Ihr Geschäftsmodell und Rahmenbedingungen ab. Dazu zählen detaillierte Angaben zu Kunden, Produkten und KPIs.
  • Szenen 1 – 5: Formulieren Sie nun 5 ausgewählte Kernprozesse von Anfang bis Ende. Das kann z. B. die Beschreibung eines optimalen CRM -Systems sein, das aus Newsletter-Anmeldungen zufriedene Kunden generiert.
  • Bewertung: Geben Sie den ausgewählten Anbietern die Drehbücher. Laden Sie diese zu 1-2-Tages-Workshops ein, um Lösungsszenarien vorzustellen. Bewerten Sie diese anschließend mit Schulnoten (1 – 6) im Team anhand von Faktoren wie Realisierung oder Fachlichkeit. Treffen Sie auf dieser Basis die Entscheidung.
Sie benötigen Hilfe bei der Persona-Erstellung?

Lesen Sie in diesem Beitrag die Grundlagen darüber, wie sich Personas bilden lassen.

Über den Autor:

christian-kirsch

Christian Kirsch ist Geschäftsführer der Passion4IT und berät mit seinem Team mittelständische Kunden ganzheitlich auf dem Weg in die digitale Zukunft.
Dabei versteht er sich als Partner und Coach, der spürbare Mehrwerte für seine Kunden durch die smarte Nutzung von Digitalisierung gemeinsam im Team erzeugen will.

Auch interessant:

News

ERP, aber welches?

22. Juni 2020
Online-Seminar

22.

Digitale Geschäftsmodellinnovationen

Im Online-Seminar „Digitale Geschäftsmodellinnovation“ stellen wir Ihnen verschiedene Methoden zur Erschließung neuer, digitaler Wertschöpfungsketten vor.

Kontaktieren Sie uns.

Bei Fragen und Anmerkungen helfen wir Ihnen gerne weiter. Schreiben Sie uns!

Nicht lesbar? Neues Captcha anfragen. captcha txt

Start typing and press Enter to search